Chargé de recrutement formation (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Chevilly-Larue; Presencial; EUR 24.000 - 32.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Fonction Publique Territoriale recherche un agent administratif/secrétariat pour assurer l’accueil téléphonique et physique, la tenue des registres et la gestion des comptes rendus. Vous participerez à l’organisation des réunions, au suivi budgétaire et à la transmission des informations au sein du service.

Le poste implique l’intégration des priorités de la direction et la gestion de l’agenda, avec une attention particulière à la qualité des écrits professionnels et au respect des délais.

Formación

• Gestion quotidienne des activités de secrétariat.
• Rédaction et mise en forme de documents bureautiques.
• Organisation et planification des réunions et des agendas.

Responsabilidades

• Tenue de la régie et suivi des paiements pour le secteur ciblé (préparations budgétaires et appels d'offres éventuels).
• Accueil téléphonique et physique des administrés et filtrage des messages.
• Rédaction des ordres du jour, comptes rendus et suivi des délais de transmission.
• Organisation de l'agenda et des rendez-vous selon les priorités de la direction.

Conocimientos

Gestion du secrétariat

Rédaction de comptes rendus

Planification de réunions

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Descripción del empleo

• Organisation permanente de la vie professionnelle de la DGA
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
• Organisation et planification des réunions, en particulier pour le secteur Action sociale et Retraités-santé-handicap
• Suivi des budgets ville et CCAS en lien avec les responsables des secteurs Action sociale et Retraités-santé-handicap
• Participation aux projets et/ou activités de la direction pour les secteurs Action sociale et Retraités-santé-handicap: goûter solidaire, banquet…
• Référent-e sur la gestion des plannings du transport à la demande pour les seniors
• Accueil téléphonique et physique des administrés au sein du service
• Organiser l’agenda et prendre des rdv en fonction des priorités de la direction
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages, gestion du courrier
• Gestion du temps
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
• Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
• Principes rédactionnels des comptes-rendus

Tenue d’une régie de recettes, en tant que régisseur suppléant (maintien à domicile à domicile et portage des repas): principes comptables, suivi des paiements (chèques, virements…)

• Renseigner l’interlocuteur et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques
• Accueil téléphonique et physique des administrés

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Suivre l’exécution budgétaire de la direction et les demandes d’intervention de travaux d’entretien sur E.Atal
• Missions et priorités de la direction
• Contexte et enjeux de la direction
• Principes budgétaires et de comptabilité publique

Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tout type de documents

• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Circuits et procédures administratives
• Maitrise des écrits professionnels
• Application des modèles bureautiques

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes