Assistant de gestion administrative - Conseil Départemental de Guadeloupe (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Basse-Terre; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

La Fonction Publique Territoriale recrute un adjoint administratif pour la DGA Transformation - Service courrier afin d'assister le responsable et assurer le traitement des informations administratives du service.

Vous gérez les agendas, le classement et l'archivage des documents, réalisez les transmissions et utilisez Word, Excel, Outlook et SharePoint. Rigueur et sens du service public attendus.

Qualifications

• SAVOIR: Organisation et fonctionnement de la collectivité.

Responsibilities

• Gérer les agendas des agents du service
• Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage, …)
• Réaliser les transmissions
• Prioriser et diffuser les informations dans le service
• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel) , de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion
• Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
• Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
• Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
• Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées

Skills

Organisation

Procédures administratives

Expression écrite

Expression orale

Secrétariat

Gestion des agendas

Archivage et classement

Accueil du public

Tools

Word

Excel

Outlook

SharePoint

Job description

Au sein de la DGA Transformation- Service courrier: Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES

Relations permanentes avec le responsable du service Relations fréquentes avec les agents du service Relations avec l'ensemble des services départementaux

RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES

Accueil des usagers du Département et des partenaires externes de la collectivité

SPÉCIFICITÉS, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS

Travaille en bureau Utilise régulièrement les logiciels bureautiques Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public Disponibilité

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

SAVOIR:

• Organisation et fonctionnement de la collectivité
• Procédures administratives et techniques du service
• Expression écrite et orale
• Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, …)

SAVOIR-FAIRE:

• Gérer les agendas des agents du service
• Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage, …)
• Réaliser les transmissions
• Prioriser et diffuser les informations dans le service
• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel) , de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion

SAVOIR-ÊTRE:

• Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
• Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
• Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
• Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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