Chargé - Chargée d'Accueil H/F

Residence les Dunes; Quiberon; On-site; EUR 12,000 - 15,000; Part time

Benefits offered by this job

Logement possible moyennant financ.

Tickets restaurants

CNAS

Mutuelle et prévoyance

Prime de mobilité douce

Job summary

Residence les Dunes recherche un(e) Chargé(e) d'accueil pour assurer l'accueil du public et la coordination administrative d'une Résidence Autonomie. Le poste implique l'accueil, l'orientation et la gestion des demandes, avec un suivi administratif et des tâches de secrétariat variées.

Vous participerez à l'organisation des activités et à l'accompagnement des résidents, avec possibilité d'intervenir ponctuellement dans les remplacements et les démarches administratives. Débutant accepté.

Qualifications

• Connaissance des règles de base, du fonctionnement et des acteurs de l'action sociale.
• Qualités rédactionnelles et organisationnelles.
• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
• Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Bienveillance, patience et diplomatie.
• Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement d'un public fragilisé.
• Capacité à réagir avec pertinence en situations d'urgence.
• Polyvalence, adaptabilité et réactivité.

Responsibilities

• Accueillir le public, renseigner, orienter et rassurer.
• Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence.
• Réceptionner, traiter et diffuser des informations.
• Être à l'écoute des résidents et signaler toute situation particulière.
• Gérer le courrier et le suivi administratif de la résidence.
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et notes de suivi.
• Contribuer au suivi des dossiers administratifs des résidents.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.
• Gérer les stocks de fournitures et achats divers.
• Gérer les dossiers des résidents et la bureautique.
• Organiser le classement et l'archivage des documents.
• Accompagner les résidents et/ou familles dans les démarches administratives.
• Relier les demandes aux équipes internes et coordonner inscriptions aux repas/animations.
• Assurer une circulation fluide des informations et consignes.
• Signaler tout dysfonctionnement technique ou situation inhabituelle.
• Respecter les règles d'accueil, sécurité et confidentialité.
• Veiller au respect des consignes en cas d'alerte, d'urgence ou d'incident.

Skills

Accueil

Écoute

Rigueur & discrétion

Organisation

Bonnes compétences rédactionnelles

Education

Bac à Bac+2 dans l'administration / secrétariat / domaine social

Tools

Word

Excel

Outlook

Traitement de texte

Tableur

Job description

Un(e) Chargé(e) d'accueil pour la Résidence Autonomie Les Dunes (Foyer Logement)

Vous assurez les missions principales suivantes :

• Accueillir le public, renseigner, orienter et rassurer
• Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence
• Réceptionner, traiter et diffuser des informations
• Être à l'écoute des résidents et signaler toute situation particulière à la responsable de la Résidence

Secrétariat et suivi administratif de la Résidence :

• Gérer le courrier de la résidence et des résidents : enregistrement, distribution, envoi, classement,
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, courriers, notes de suivi
• Contribuer au suivi des dossier administratifs des résidents
• Mettre à jour les tableaux de bord, outils de suivi et documents internes
• Assurer la gestion des stocks de fournitures et autres achats d la résidence (commandes, devis, ...)
• Gérer les dossiers des résidents (dossiers papiers et dématérialisés)
• Réaliser des travaux de bureautique
• Organiser le classement et l'archivage des documents
• Accompagner les résidents et/ou les familles dans les démarches administratives

Lien interne et coordination :

• Participer à l'organisation de la vie de la structure
• Relier les demandes des résidents aux équipes internes (animation, soignants, CCAS, ...)
• Coordonner les inscriptions aux repas, animations, ...
• Assurer une circulation fluide des informations et consignes
• Signaler tout dysfonctionnement technique ou situation inhabituelle à la responsable ou Direction
• Veiller au respect des règles d'accueil, de sécurité et de confidentialité
• Respecter les consignes en cas d'alerte, d'urgence ou d'incident

Vous assurez les missions annexes suivantes :

• Remplacement ponctuel des agents administratifs en leur absence et en fonction des nécessités de service
• Possibilité de remplacé l'agent comptable en cas d'absence pour gérer les urgences comptables et d'effectuer la facturation des autres services
• Participation ponctuelle à des évènements internes de la structure le week-end ou l'après-midi

Votre profil :

• Connaissance des règles de base, du fonctionnement, des dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Qualités rédactionnelles et organisationnelles
• Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle
• Très bonne maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, outlook)
• Bienveillance, patience et diplomatie
• Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement d'un public fragilisé
• Capacité à réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Polyvalence, adaptabilité et réactivité

Profil :

• Niveau Bac à Bac +2 dans l'administration, le secrétariat ou le domaine social souhaité
• Débutant accepté
• Une expérience sur un poste similaire, la connaissance de la comptabilité publique et une formation dans le champ de l'action sociale seraient appréciées

Poste à 17.5H heures/semaine à pourvoir pour le 1er mars 2027 pour un an avec possibilité de titularisation par la suite. Possibilité de travail le week-end, les jours fériés et de remplacements ponctuels la nuit.

Rémunération : statutaire + régime indemnitaire + Tickets restaurants + CNAS + possibilité de logement moyennant financement + participation mutuelle et prévoyance + prime de mobilité douce

Contact : Fanny Le Bayon, Directrice du CCAS, par courriel : ****@****.**

Experience

• Débutant accepté
• Expérience appréciée

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs
• Logiciel de traitement de texte
• Utilisation de logiciels de tableur
• Accueillir
• orienter
• renseigner un public
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
• Garantir un suivi administratif
• Gérer l'accueil téléphonique
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants

Qualification

• Employé qualifié

Secteur d'activité

• Hébergement social pour personnes âgées