Assistante - Secrétaire Asile - CDD H/F

Bassin de Pompey; Pompey; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Bassin de Pompey recherche un(e) Assistant/Secrétaire Asile H/F en CDD d'un mois renouvelable, basé à Pompey. Rattaché au Directeur d'Hébergement, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, le secrétariat et le suivi administratif sur un plateau multi-sites d'hébergement Asile.

Vous gérez le courrier et les appels, rédigez les documents, traitez les commandes et les factures via l'outil informatique dédié, assurez la caisse et enregistrez les réclamations.

Qualifications

• Secrétariat et accueil téléphonique avec filtrage des rendez-vous.
• Gestion du courrier et appels; rédaction de documents.
• Suivi des commandes et des factures via l'outil dédié.
• Gestion de la caisse et remise des fonds selon procédures.
• Enregistrement et suivi des réclamations des hébergés.
• Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.

Responsabilités

• Secrétariat et accueil téléphonique avec filtrage des RDV.
• Gestion du courrier et appels; rédaction de documents.
• Suivi des commandes et des factures via l'outil dédié.
• Gestion de la caisse et remise des fonds selon procédures.
• Enregistrement et suivi des réclamations des hébergés.
• Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Secrétariat

Gestion des commandes et des factures

Gestion de caisse

Réclamations et suivi des dossiers

Outils

Bureautique Word/Excel

Outil informatique dédié

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement maladie, nous recherchons un(e):Assistant/Secrétaire Asile H/F en CDD (1 mois renouvelable).

Missions

Une mission d'intérêt généralNos structures d'hébergement ont pour vocation d'accueillir un public en situation de précarité et de vulnérabilité.Au quotidien, les équipes veillent à un accueil et à un accompagnement social de qualité.Rattaché au Directeur d'Hébergement (ou au Directeur d'Hébergement Adjoint), vous assurez la gestion de l'accueil et du suivi administratif au sein d'un multi-sites composée de plusieurs dispositifs d'hébergement asile situé à Pompey.

En tant qu'Assistant, agir concrètement pour l'intérêt général, c'est assurer :

• L'accueil physique et téléphonique de la structure et effectuer un premier filtre d'accueil des hébergés ayant des rendez-vous planifiés avec l'équipe de travailleurs sociaux
• Le secrétariat, la gestion du courrier et des appels téléphoniques. Rédiger les correspondances, notes, documents, en respectant les chartes et les procédures en vigueur
• Le traitement ainsi que le suivi des commandes et des factures sur l'outil informatique dédié
• La bonne gestion de la caisse dans le respect des procédures internes et remettre au public les fonds de secours
• L'enregistrement et le suivi des réclamations des personnes hébergées

C'est organiser :

• Les réunions de service, en y participant et en rédigeant les comptes rendus
• Les déplacementset gérer les agendasetles plannings.