Assistante/Secrétaire Asile - CDD - Adoma (54) H/F

CDC HABITAT; Pompey; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

CDC Habitat recherche un Assistant/Secrétaire Asile H/F en CDD d'1 mois renouvelable à Pompey (Grand Est). Vous assurez l'accueil et le suivi administratif au sein d’un dispositif d’hébergement asile multi-sites, sous la responsabilité du Directeur d’Hébergement.

Missions: accueil physique et téléphonique, secrétariat, traitement du courrier et des commandes/factures, gestion de la caisse et suivi des réclamations des hébergés; organisation des réunions et des plannings; déplacements selon les

Qualifications

• Bac+2 en assistanat de gestion/direction.
• Expérience 2 à 5 ans dans un poste similaire idéalement en structure d’hébergement.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique et premier filtre des hébergés.
• Secrétariat, gestion du courrier et des appels; rédaction de courriers et documents.
• Gestion de la caisse et remise des fonds de secours selon procédures.
• Suivi des commandes et des factures sur l’outil informatique dédié.
• Suivi et enregistrement des réclamations des personnes hébergées.
• Organisation des réunions de service et rédaction des comptes rendus.
• Gestion des déplacements, des agendas et des plannings.

Formation

Bac+2 Assist. de gestion/de direction

Outils

Pack Office

SAP

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement maladie, nous recherchons un(e):

Assistant/Secrétaire Asile H/F en CDD (1 mois renouvelable)

MISSIONS

Une mission d’intérêt général

Nos structures d’hébergement ont pour vocation d’accueillir un public en situation de précarité et de vulnérabilité.

Au quotidien, les équipes veillent à un accueil et à un accompagnement social de qualité.

Rattaché au Directeur d’Hébergement (ou au Directeur d’Hébergement Adjoint), vous assurez la gestion de l’accueil et du suivi administratif au sein d’un multi-sites composée de plusieurs dispositifs d'hébergement asile situé à Pompey.

En tant qu’Assistant, agir concrètement pour l’intérêt général, c’est assurer :

• L’accueil physique et téléphonique de la structure et effectuer un premier filtre d’accueil des hébergés ayant des rendez-vous planifiés avec l’équipe de travailleurs sociaux;
• Le secrétariat, la gestion du courrier et des appels téléphoniques. Rédiger les correspondances, notes, documents, en respectant les chartes et les procédures en vigueur ;
• Le traitement ainsi que le suivi des commandes et des factures sur l’outil informatique dédié ;
• La bonne gestion de la caisse dans le respect des procédures internes et remettre au public les fonds de secours;
• L’enregistrement et le suivi des réclamations des personnes hébergées.

C’est organiser:

• Les réunions de service, en y participant et en rédigeant les comptes rendus;
• Les déplacements et gérer les agendas et les plannings.

L’insertion de nos hébergés dépend de notre écoute et de la prise en compte de leurs besoins. En tant qu’Assistant, vous tenez une place centrale dans le bon fonctionnement de la structure.

Si vous aussi, vous souhaitez vous investir dans l’accueil de publics fragiles, avec en plus:

• Une formation supérieure Bac+2 Assistanat de gestion/de direction
• Une expérience sur un poste similaire de 2 à 5 années, idéalement au sein d’une structure d’hébergement
• Une maîtrise de la gestion administrative d’une entité
• Des capacités relationnelles et de distanciation en lien avec un public fragile
• Une maitrise des outils informatiques (Pack Office, SAP serait un plus)
• La possession du permis B