ASSISTANTE RH

XPERT-MECA; Pouilley-Français; Presencial; EUR 19.000 - 25.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

XPERT-MECA recherche un(e) assistant(e) accueil et administration du personnel pour accueillir clients, visiteurs et partenaires, gérer le standard et orienter les appels.

Vous informerez les collaborateurs de l’arrivée des visiteurs, veillerez à l’image de l’entreprise, et assurerez le suivi administratif des visites, congés et dossiers du personnel, avec confidentialité.

Responsabilidades

• Assurer un accueil professionnel et chaleureux des visiteurs, clients, fournisseurs, candidats et partenaires.
• Gérer le standard téléphonique, orienter les appels et transmettre les messages.
• Informer les collaborateurs de l’arrivée des visiteurs.
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil et à l’image professionnelle de l’entreprise.
• Assurer l’accueil et l’organisation administrative des visites, réunions et événements.
• Assurer le suivi quotidien des pointages sur Odoo et identifier les anomalies : retards, absences, oublis de badge, etc.
• Collecter les justificatifs et assurer le suivi des régularisations avec le DRH.
• Assurer le suivi administratif des congés et absences.
• Mettre à jour les tableaux et dossiers RH.
• Préparer les documents RH courants : attestations de travail, convocations, courriers, etc.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du personnel.
• Participer à la préparation des éléments administratifs nécessaires à la paie.
• Garantir la confidentialité des données et documents RH.
• Stagiaires & Administration du personnel
• Assurer le suivi administratif des stagiaires : conventions, accueil, documents et échéances.
• Préparer les attestations de stage.
• Participer aux démarches administratives liées à l’intégration et au départ des collaborateurs.
• Assurer le suivi des documents et dossiers auprès des organismes externes concernés : CNSS, CNAM, Bureau d’emploi, Inspection du travail, GMT, etc.
• Déplacements & Logistique administrative :
• Assurer le suivi administratif des frais de déplacement et des justificatifs.
• Coordonner les réservations et la logistique nécessaires aux réunions, formations et événements internes ou externes.
• Assurer la réservation et la préparation des salles de réunion.
• Assurer le suivi administratif mensuel de l’assurance groupe.
• Suivre les adhésions, sorties, modifications et réclamations des collaborateurs.
• Assurer l’interface administrative avec l’assureur et le suivi des demandes.
• Tenir à jour le suivi des EPI : dotations, renouvellements, restitutions et traçabilité en coordination avec le service QSE.
• Signaler les besoins de renouvellement au service QSE.
• Application des normes QSE et 5S :
• Participer aux audits QSE et mettre en œuvre les actions correctives.
• Maintenir son environnement de travail conformément aux principes 5S.
• Participer aux audits et actions QSE relevant de son périmètre.

Descripción del empleo

• Assurer un accueil professionnel et chaleureux des visiteurs, clients, fournisseurs, candidats et partenaires.
• Gérer le standard téléphonique, orienter les appels et transmettre les messages.
• Informer les collaborateurs de l’arrivée des visiteurs.
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil et à l’image professionnelle de l’entreprise.
• Assurer l’accueil et l’organisation administrative des visites, réunions et événements.
• Assurer le suivi quotidien des pointages sur Odoo et identifier les anomalies : retards, absences, oublis de badge, etc.
• Collecter les justificatifs et assurer le suivi des régularisations avec le DRH.
• Assurer le suivi administratif des congés et absences.
• Mettre à jour les tableaux et dossiers RH.
• Préparer les documents RH courants : attestations de travail, convocations, courriers, etc.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du personnel.
• Participer à la préparation des éléments administratifs nécessaires à la paie.
• Garantir la confidentialité des données et documents RH.
• Stagiaires & Administration du personnel
• Assurer le suivi administratif des stagiaires : conventions, accueil, documents et échéances.
• Préparer les attestations de stage.
• Participer aux démarches administratives liées à l’intégration et au départ des collaborateurs.
• Assurer le suivi des documents et dossiers auprès des organismes externes concernés : CNSS, CNAM, Bureau d’emploi, Inspection du travail, GMT, etc.
• Déplacements & Logistique administrative :
• Assurer le suivi administratif des frais de déplacement et des justificatifs.
• Coordonner les réservations et la logistique nécessaires aux réunions, formations et événements internes ou externes.
• Assurer la réservation et la préparation des salles de réunion.
• Assurer le suivi administratif mensuel de l’assurance groupe.
• Suivre les adhésions, sorties, modifications et réclamations des collaborateurs.
• Assurer l’interface administrative avec l’assureur et le suivi des demandes.
• Tenir à jour le suivi des EPI : dotations, renouvellements, restitutions et traçabilité en coordination avec le service QSE.
• Signaler les besoins de renouvellement au service QSE.
• Application des normes QSE et 5S :
• Participer aux audits QSE et mettre en œuvre les actions correctives.
• Maintenir son environnement de travail conformément aux principes 5S.
• Participer aux audits et actions QSE relevant de son périmètre.