Assistante de Programmes

Talents Immo Construction; Bordeaux; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Talents Immo Construction à Bordeaux cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour organiser le suivi des opérations, gérer le classement et les courriers, et assurer le bon déroulement des plannings du responsable de programmes et du directeur.

Vous devez posséder un bac+2, une expérience de 2 à 5 ans en immobilier ou bâtiment, maîtriser Pack Office et Outlook, et faire preuve d’autonomie et de polyvalence pour soutenir les Directeurs de programmes et la direction territoire.

Qualifications

• Vous faites preuve d’une grande capacité d’analyse, d’autonomie et de polyvalence pour assister efficacement les Directeurs de programmes.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques, notamment le Pack Office et Outlook.
• Vous êtes doté d’une aisance relationnelle et avez l’esprit d’équipe pour vous intégrer au sein de l’équipe.

Responsibilities

• Organiser le suivi administratif des opérations et veiller au respect des procédures de qualité afin d’assurer une gestion optimale des projets.
• Faire afficher et suivre l’affichage des permis de construire et démolir.
• Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d’engagement.
• Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation et des dossiers marchés.
• Constituer et tenir les dossiers d’assurances relatifs aux opérations en coordination avec le Responsable de Programmes.
• Gestion des courriers, archivage et organisation des plannings et déplacements du responsable de programmes et du directeur de programmes.

Skills

Organisation

Autonomie

Polyvalence

Pack Office

Outlook

Education

Bac+2 immobilier

Tools

Outlook

Job description

Présentation de la société

Description

• Organiser le suivi administratif des opérations et veiller au respect des procédures de qualité afin d'assurer une gestion optimales des projets
• Faire afficher et suivre l'affichage des permis de construire et démolir
• Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement
• Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation et des dossiers marchés
• Constituer et tenir les dossiers d'assurances relatifs aux opérations (recueil des attestations des prestataires, vérification, compilation, transmission à la compagnie d'assurance) en coordination avec le Responsable de Programmes
• Classement informatique et papier, archivage, établissement des courriers et comptes rendus, gestion des plannings et des déplacements du responsable de programmes et du directeur de programmes.

Présentation de la société

Talents Immo Construction est un cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'immobilier et la construction. Talents Immo Construction accompagne ses clients sur leurs besoins en CDI, CDD et intérim.

Description

Organisationnel et opérationnel:

• Organiser le suivi administratif des opérations et veiller au respect des procédures de qualité afin d'assurer une gestion optimales des projets
• Faire afficher et suivre l'affichage des permis de construire et démolir
• Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement
• Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation et des dossiers marchés
• Constituer et tenir les dossiers d'assurances relatifs aux opérations (recueil des attestations des prestataires, vérification, compilation, transmission à la compagnie d'assurance) en coordination avec le Responsable de Programmes
• Classement informatique et papier, archivage, établissement des courriers et comptes rendus, gestion des plannings et des déplacements du responsable de programmes et du directeur de programmes.

Développement et Finance:

• S'impliquer dans la mise en oeuvre et le suivi de l'ensemble des éléments administratifs des dossiers afin de contribuer au résultat des opérations
• Suivre les règlements, réceptionner les chèques des clients et les transmettre à la comptabilité
• Saisir les factures notamment fournisseurs
• Préparer les lettres de commandes aux entreprises
• Préparer les déclarer aux compagnies d'assurance en fin de chantier (pour les responsable de programmes)
• Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic

Administratif:

• Gérer les relations courantes avec les prestataires externes et les clients
• Informer sa hiérarchie des dysfonctionnements constatés
• Centraliser et diffuser les informations aux intervenants internes comme externes

Fonctionnement de l'agence et accompagnement de la direction de territoire

• Coordonner des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
• Organiser l'accueil physique des visiteurs
• Assister la direction de territoire dans la production de documents, la diffusion d'information et l'organisation de ses rendez-vous et déplacements
• Assurer le relais logistique et d'informations entre le siège et le territoire
• Veiller à la diffusion et l'application des procédures du groupe

Exigences

Vous êtes issu d'une formation de niveau bac +2, idéalement dans le domaine de l'immobilier

Une expérience de 2 à 5 ans en tant qu'Assistant dans le domaine de la promotion immobilière ou du bâtiment est souhaitée.

Vos compétences attendues :

• Vous faites preuve d’une grande capacité d’analyse, d’autonomie et de polyvalence pour assister efficacement les Directeurs de programmes.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques, notamment le Pack Office et Outlook.
• Vous êtes doté d’une aisance relationnelle et avez l’esprit d’équipe ce qui vous permettra de vous intégrer au sein de l’équipe.