Assistante de la Secrétaire Générale de la Préfecture, Sous-Préfète de l'arrondissement de Perpignan (H/F)

Préfecture des Pyrénées Orientales; Perpignan; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

Préfecture des Pyrénées Orientales recherche un assistant(e) de la Secrétaire générale pour soutenir l’organisation quotidienne et la gestion du secrétariat général.

Vous assurerez la gestion des appels, l’agenda, la planification des déplacements et les aspects logistiques, tout en contribuant à la rédaction et au suivi des dossiers et du budget.

Qualifications

• Maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques.
• Capacité à organiser, rédiger et accueillir.
• Sens des relations humaines et bon relationnel avec les services et interlocuteurs.

Responsibilities

• Assiste la Secrétaire générale dans l’organisation quotidienne de son travail.
• Gestion des appels téléphoniques internes ou externes et de l’agenda.
• Planification des déplacements et logistique des déplacements.
• Gestion des parapheurs et du courrier, préparation des dossiers.
• Organisation et suivi des réunions (planification, invitations, préparation).
• Rédaction administrative et gestion des courriers en provenance des services extérieurs.
• Validation des congés des agents et suivi du budget du Secrétaire générale.
• Participation au déploiement de la démarche QUALI-ATE et suivi des vœux de fin d’année.

Skills

Organisation

Discrétion

Adaptabilité

Communication

Rédaction

Accueil

Relations humaines

Tools

Tableur

Traitement de texte

Base de données

Publipostage

Job description

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales:
Enjeux du poste
Assiste la Secrétaire générale dans l’organisation quotidienne de son travail
Poste exigeant de grandes capacités d’organisation et d’adaptation, une grande discrétion et une loyauté absolue sont requises sur ces fonctions.Missions principales

• gestion des appels téléphoniques internes ou externes,
• gestion l’agenda de la Secrétaire générale,
• planification des déplacements en lien avec les conducteurs,
• prise en charge des aspects logistiques des déplacements,
• gestion des parapheurs et du courrier,
• gestion de réunions: planification, invitation, organisation, préparation,

Suivi des dossiers du secrétariat général

• rédaction administrative et gestion des courriers (mise en signature, mise en forme, envoi) en provenance des services extérieurs à la préfecture,
• validation des congés des agents reliés au secrétariat
• Suivi du budget de la Secrétaire générale,
• participation au déploiement de la démarche QUALI-ATE (module accueil général)
• Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année.

Votre environnement professionnel:
Activités du service
Secrétariat particulier
Composition et effectifs du service
Assistant(e) de la Secrétaire générale
Liaisons hiérarchiques
La Secrétaire générale de la préfecture.
Liaisons fonctionnelles

• Les élus,
• Les différentes administrations du département,
• Les chefs de service déconcentrés de l’État (DDTM, SGCD, DDPP, DDETS, ARS, DDFIP, DSDEN…) ,
• Les membres du corps préfectoral en interne et hors département des différents ministères,
• Les agents de la préfecture et des sous-préfectures,
• Tous les services en charge de la sécurité,
• Les acteurs divers du département,

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Discrétion – disponibilité – loyauté - réactivité – horaires atypiques ;
Polyvalence, rigueur, autonomie et adaptabilité
Une bonne connaissance du fonctionnement des services de la Préfecture, des DDI et de l’organisation territoriale de l’État sera fortement appréciée (niveau départemental, régional et national)
Qui contacter:
Madame la Secrétaire générale de la préfecture:
Mail: [e-mail]
Le bureau des ressources humaines du SGCD:
Mail: [e-mail]
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou la PEP

• Lien vers le formulaire de mobilité:

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Durée attendue sur le poste: au moins 4 ans

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:
Connaissances techniques:
Connaître l’environnement professionnel / Niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique et bureautique/ Niveau expert – requis
Savoir-faire:
Savoir s’organiser / Niveau expert - requis
Savoir rédiger / Niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / Niveau maîtrise - requis
Savoir-être:
Savoir d’adapter / Niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / Niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / Niveau expert - requis
Autres:
Excellente maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage) ;
Vos perspectives:
Evolution possible vers un poste dans une direction métier de la préfecture

Présentation de Préfecture des Pyrénées Orientales

Préfecture des Pyrénées Orientales