Assistant du corps préfectoral (H/F)

Préfecture de Haute-Savoie; Annecy; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant administratif

Tickets restaurants

Participation transport domicile-trava

Forfait mobilité durable

Mutuelle collective

Job summary

Préfecture de Haute-Savoie à Annecy recherche un assistant en chef du corps préfectoral pour assurer le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet, en lien avec les sous-préfets et partenaires externes.

Le poste implique gestion d’agenda, accueil des rendez-vous et préparation des dossiers quotidiens, organisation des déplacements et gestion budgétaire au sein du pôle Secrétariat.

Qualifications

• Connaissances techniques : connaissance de l’environnement professionnel et niveau maîtrise requis.
• Compétences en informatique et bureautique : maîtrise requise.
• Compétences budgétaires et comptables : niveau pratique requis.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du préfet et du directeur de cabinet.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous.
• Préparer les dossiers quotidiens.
• Commander les fournitures.
• Gérer l’organisation des obligations de la résidence.
• Suivre les budgets et les frais de représentation.
• Gérer les déplacements et réservations.
• Tenir à jour les tableaux de permanence et d’astreinte.
• Réaliser des missions d’assistance administrative.

Skills

Informatique

Bureautique

Budgets et comptabilité

Travail en équipe

Organisation

Esprit de synthèse

Relations humaines

Adaptabilité

Expression orale

Accueil

Job description

GROUPE RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Le pôle Secrétariat assure conjointement le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet. Ainsi, l’assistant en chef est en lien quotidien avec le préfet, le directeur de cabinet mais aussi l’ensemble des sous-préfets et de nombreux partenaires extérieurs de haut niveau (élus, chefs d’entreprises, présidents d’associations, personnalités…).

Les tâches sont partagées entre les agents du pôle via la fonction de coordination de l’assistant en chef du corps préfectoral. Les deux assistants sont fonctionnellement rattachés au préfet pour l’assistant en chef et au directeur de cabinet pour l’assistant du corps préfectoral.

Sous l’autorité de l’assistant en chef du corps préfectoral, l’assistant du corps préfectoral:

• Gère l’agenda du préfet et du directeur de cabinet, suit les demandes et invitations.
• Assure l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous du corps préfectoral.
• Prépare les dossiers quotidiens.
• Commande les fournitures.
• Gère l’organisation des obligations de la résidence (repas, invitations, menus, plans de table…) .
• Suit les budgets de la résidence, les frais de représentation et les ordres de mission.
• Gère les déplacements (réservations trains, hôtels…) .
• Tient à jour les tableaux de permanence et d’astreinte.
• Réalise des missions d'assistance administrative (rédaction de courriers simples et d'invitations, suivi des dossiers réservés comme les évaluations ou les validations de congés…) .

Spécificités du poste/ Contraintes / sujétions:

• Le poste implique un roulement entre les membres du pôle Secrétariat sur la présence horaire et la prise de congés.
• Polyvalence.
• Discrétion.
• Réactivité.
• Rigueur.
• Disponibilité.

Vos perspectives:

Les missions confiées permettent d’occuper des postes d’assistant de direction ou de traitement de dossiers dans des domaines similaires. Il permet également de connaître l'environnement professionnel, de manière transversale, compétence qui peut être valorisée lors d'un concours administratif.

Conditions particulières d'exercice

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Votre environnement professionnel:

Le bureau de la Représentation et de la Communication de l’État est composé de 12 agents et divisé en une chefferie de cabinet et quatre pôles.

Pôle Représentation

Pôle Communication

Pôle Garage

Pôle Secrétariat

Composition et effectifs du service

12 agents (2 A, 4 B, 2 C administratifs, 3 C techniques, 1 apprenti) .

Liaisons hiérarchiques

Assistant en chef du corps préfectoral

Liaisons fonctionnelles

Préfet, Directeur de cabinet, Chef de cabinet

Conditions de travail:

Cycle hebdomadaire de 38h30 par semaine, 7h42 par jour

27 jours de congés annuels + 2 jours de fractionnement éventuellement

18 jours d’ARTT par an

Un restaurant administratif est situé à proximité immédiate du lieu de travail à Annecy. A défaut, des tickets restaurants sont remis.

Une participation financière est accordée à hauteur de 75% du remboursement d'un abonnement de transport domicile-travail.

Le candidat retenu sera éligible au versement du forfait mobilité durable.

Une mutuelle collective est proposée avec participation financière de l'employeur.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

• connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise requis
• avoir des compétences en informatique/bureautique: niveau maîtrise requis
• avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau pratique requis

Savoir-faire

• savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
• savoir s'organiser: niveau maîtrise requis
• avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis

Savoir être

• avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
• savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
• savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis
• savoir accueillir: niveau maîtrise requis

Présentation de Préfecture de Haute-Savoie

Préfecture de Haute-Savoie