Assistante de Direction Générale Adjointe - Mairie de Calais H/F

Communes; Compiègne; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Communes recrute une Assistante de Direction Générale Adjointe pour soutenir la Directrice du DSAP et la DGAES. Vous assurerez l’accueil, le secrétariat et les tâches de gestion administrative et financière, en lien avec les services de la Ville et l'État.

Vous participerez à l'élaboration et au suivi des budgets, à l'organisation des conseils municipaux et intercommunaux et à la production de documents administratifs variés.

Qualifications

• Formation Bac +2 et expériences significatives sur un poste similaire.
• Bonne connaissance des procédures budgétaires et de financements.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des partenaires institutionnels/financiers et locaux.
• Maîtrise de la bureautique et des logiciels métiers.
• Sens de la communication et relationnel.
• Rigueur, autonomie, sens de l'initiative, travail en équipe et en transversalité.
• Discrétion et disponibilité.

Responsibilities

• Assister la Directrice du DSAP et la DGAES dans les dossiers et le secrétariat général.
• Gérer administrative et financière du DSAP et assurer les liens avec les services référents et l'État.
• Préparer et suivre budgets, organes consultatifs et documents administratifs.
• Réaliser et suivre les marchés publics et les achats; suivi livraison et facturation.
• Assister le service Vie Périscolaire et Extrascolaire pour la gestion du Centre de Loisirs Coluche et Cantines (dossiers, facturation, bilans).

Skills

Rigueur

Autonomie

Sens de l'initiative

Travail en équipe

Discrétion

Relationnel

Transversalité

Disponibilité

Education

Bac +2

Tools

Bureautique

Logiciels métiers

Job description

Assistante de Direction Générale AdjointeMission : Assister la Directrice du DSAP et la DGAES :

• Dans les dossiers DSAP et DGAES (prospectives, projections chiffrées, ...)
• Dans la gestion administrative et financière du DSAP
• Dans l'accueil et le secrétariat global du DSAP et de la DGAES

Gestion globale administrative et financière et comptable du DSAP et de la DGAES, en assurant les liens administratifs avec les services référents de la Ville (RH, Affaires Juridiques, Courrier...) et de l'Etat :

• Elaboration et suivi des budgets Ville, en lien avec les cadres concernés
• Organisation des Conseils Municipaux et Intercommunaux
• Réalisation de documents administratifs (courriers, notes, conventions, délibérations, bilans...)
• Optimisation des recettes et recherches de co-financements
• Suivi des régies de recettes de la Ville (restauration, garderies)
• Préparation, élaboration et suivi des marchés publics DSAP en lien avec le DCP, suivi du calendrier des marchés, réalisation des achats publics et suivi (livraison, facturation, relances...)
• Veille juridiqueAdministrateur du logiciel Civil Enfance

Assistance du service Vie Périscolaire et Extrascolaire :Assister le service Vie Périscolaire et Extrascolaire pour la gestion du Centre de Loisirs Coluche :

• Gestion du classeur du personnel
• Déclaration TAM
• Régisseur du Centre de Loisirs Coluche
• Accueil des Familles
• Gestion des Dossiers
• Inscription / Facturation
• Création des bilans à chaque fin de centre

Assister le service Vie Périscolaire et Extrascolaire pour la gestion des cantines :

• Gestion logistique des cantines
• Visite sur site (création fiche prévention)
• Suivi financier et comptable du service
• Secrétariat du service
• Régisseur suppléant de la régie Restauration Scolaire et Garderie

de formation Bac +2, vous justifiez d'expériences significatives et avérées sur un poste similairebonne connaissance des procédures budgétaires et de financements, des procédures administrativesbonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des partenaires institutionnels/financiers et locaux.maîtrise de la bureautique et des logiciels métierssens de la communication et relationnel.rigueur, autonomie, sens de l'initiative, sens du travail en équipe et en transversalité, discrétion, disponibilité