Assistant de Direction - Mairie de Chalon sur Saône H/F

Communes; Chalon-sur-Saône; On-site; EUR 18,000 - 22,000; Full time

Job summary

Communes recherche un(e) agent administratif(ve) polyvalent(e) rattaché(e) au Directeur Général Adjoint (DGA) et au Directeur Administratif et Financier (DAF) avec participation à la continuité de service « Allo Mairie ». Vous assurez l'accueil, la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions et la préparation des documents administratifs.

Vous contribuerez à la centralisation et au suivi des rapports d'activités, au traitement des courriers et au classement/archivage, et vous interviendrez

Qualifications

• Bac +2 dans le domaine d'activités.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Sens du service et organisation.

Responsibilities

• Assistance au Directeur Général Adjoint (DGA) et au Directeur Administratif et Financier (DAF).
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs.
• Gestion de l'agenda: déplacements et planifications de réunions.
• Préparation et suivi des réunions: réservation salle, convocations, ordre du jour, notes et comptes rendus.
• Gestion administrative: courriers, rapports, tableaux de synthèse, archivage et gestion du stock de fournitures.
• Participation à la préparation des instances municipales et communautaires et au suivi des dossiers transversaux.

Skills

Analyse des demandes

Priorisation

Rigueur

Bonnes relations

Rédactionnelles

Travail en équipe

Education

Bac+2 dans le domaine d'activités

Tools

Kolok

Job description

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vos missions s'articulent autour de 3 axes :

• Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA);
• Une assistance au Directeur Administratif et Financier (DAF);
• La participation à la continuité de service « Allo Mairie » : en l'absence de la collègue en charge de cette mission :Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA)
• Accueil téléphonique ou physique des différents interlocuteurs ;
• Gestion de l'agenda : organisation des déplacements, planifications de réunions,... ;
• Préparation et suivi des réunions : réservation salle, envoi des convocations, diffusion de l'ordre du jour, participation à certaines réunions avec prises de notes et comptes rendus ;
• Gestion administrative : produire des documents administratifs (courriers, rapports, tableaux de synthèse), gestion des courriers dans Kolok, gestion du stock de fournitures, classement et archivage ;
• Participation à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi, relance et relecture ;
• Suivi de dossiers transversaux : centraliser les rapports d'activités des différents services, préparer les réunions « Maire en Direct ».
• Une assistance au Directeur Administratif et Financier (DAF);
• Organisation des ressources internes des différents services de la délégation (ressources humaines, administratif, logistique) ;
• Participation à la centralisation et au suivi des données budgétaires ;
• Participation à la mission d'exécution budgétaire.
• La participation à la continuité de service « Allo Mairie » : en l'absence de la collègue en charge de cette mission :
• Réception et traitement des demandes téléphoniques des usagers concernant le domaine public via le numéro vert,-
• Réception et traitement des appels d'alerte de la survenance d'un évènement sur la Commune.

• Bac +2 dans le domaine d'activités
• Savoir analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances ;
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires;
• Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Savoir travailler en équipe et en transversalité ;
• Organisation, rigueur et autonomie ;