Une Assistante administrative et financière ou un Assistant administratif et financier

Valenciennes Métropole; Valenciennes; On-site; EUR 21,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Mutuelle Santé et Prévoyance

Amicale du personnel

Job summary

Valenciennes Métropole recherche un adjoint administratif territorial pour soutenir la Direction de la Cohésion sociale dans les activités administratives et financières.

Vous participerez à la rédaction et transmission des documents, au suivi budgétaire et à l’accueil téléphonique, en lien avec la Responsable Administrative et financière.

Qualifications

• Formation en secrétariat de direction souhaitée et expérience professionnelle dans un poste similaire souhaitée.
• Connaissances des Collectivités territoriales et de leur environnement.
• Maîtrise des tableaux de bord et des outils bureautiques.

Responsibilities

• Rédiger et transmettre les décisions, notifications, bons de commande et ordres de service.
• Gérer les suivis financiers et les dossiers de financement.
• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion matérielle des réunions.
• Rédiger et transmettre les accords de financement des formations pour les bénéficiaires.
• Appuyer les responsables de services et assurer des missions transversales.

Skills

Accueil téléphonique

Rigueur et méthode

Bonnes qualités relationnelles

Organisation et gestion du temps

Tableaux de bord

Connaissances des Collectivités

Education

Formation en secrétariat de direction

Tools

Word

Excel

Outlook

Internet

Job description

Cadre d’emploi des Adjoints administratifs Territoriaux

Au sein du pôle administratif de la Direction de la Cohésion sociale, rattaché(e) à la Responsable Administrative et financière, vous êtes chargé(e) d’assister la Direction dans le cadre des missions liées à la gestion administrative et financière,

Cette direction encadre les services : Administratif et financier, Animation Territoriale, Emploi/Insertion, Education et de Citoyenneté, les missions santé, ESS et violences conjugales

Missions principales

Gestion financière

• – Rédiger et transmettre les décisions, notifications, bons de commande et ordres de service


• – Traiter les accords de financement du service Emploi/Insertion


• – Réaliser et actualiser les tableaux de suivi et de pilotage


• – Assurer le suivi financier de la Programmation Politique de la Ville (engagements, acomptes et soldes des subventions)


• – Suivre les dossiers de financements Département, Région, FSE : dépôt des demandes, contrôles, bilans


• – Être associé(e) aux temps de travail relatifs à la préparation budgétaire de la Direction

Gestion administrative

• – Assurer l’accueil téléphonique


• – Assurer la gestion matérielle des réunions du service : Réservation et préparation de salle ;


• – Assurer le tri, le classement et l’archivage des dossiers «papiers» et informatiques du service ;


• – Suivre la planification des Comités opérationnels d’Accès et de suivis du Service Emploi/insertion: Envoi des convocations, préparation des documents de travail, rédaction des comptes rendus, …


• – Rédiger et transmettre les accords de financement des formations pour les bénéficiaires du service Emploi/insertion


• – Faire des relances auprès des organismes de formation et des opérateurs pour complément d’information sur les dossiers du service Emploi/Insertion


• – Participer à la production de dossiers et documents normalisés (FSE, Conventions, avenants…)

Ponctuellement :

• – Au besoin, assurer un appui administratif pour les responsables de services et les chargé(e)s de mission


• – Assurer d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de la direction de manière transversale (ex: enregistrement des délibérations, gestion des plannings congés, compte-rendu de réunion…)


• – Apporter un soutien lors des différentes manifestations organisées par la Direction (forum, conférence …)

Formation en secrétariat de direction souhaitée et expérience professionnelle dans un poste similaire souhaitée.
Connaissances des Collectivités territoriales & de leur environnement
Maitrise des tableaux de bord et des outils bureautiques (Word – Excel – Outlook) et Internet.
Rigueur et méthode dans le travail
Organisation et gestion du temps / Bonnes qualités relationnelles / Disponibilité

Conditions d’emplois

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + avantages sociaux (Tickets restaurant, amicale du personnel, participation mutuelle complémentaire Santé et Prévoyance…)