Assistante de direction - CDC DU PAYS ROCHOIS (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; La Roche-sur-Foron; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

L’assistant de direction sous la hiérarchie du directeur général des services apporte une aide solide et permanente pour faciliter l’instruction des projets et assure le secrétariat de la direction générale, en lien avec les directions et les organismes extérieurs.

Il organise les réunions, prépare les convocations, gère les plannings, les archives et la publication des actes, et veille à la conformité juridique des délibérations.

Qualifications

• Connaître le cadre institutionnel des collectivités territoriales.
• Maîtriser les procédures du contrôle de légalité.
• Discrétion et confidentialité.
• Neutralité et réserve.
• Rigueur et autonomie.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat et l’organisation des instances délibérantes (conseils communautaires, bureaux).
• Gérer le courrier et les communications de la Direction Générale.
• Rédiger et envoyer les convocations et dossiers de séance dans les délais réglementaires.
• Organiser les assemblées et instances intercommunales et planifier les réunions.
• Suivre les procès-verbaux, rapports et délibérations, et assurer la transmission des actes au contrôle de légalité et leur publication.

Skills

Cadre institutionnel

Contrôle de légalité

Confidentialité

Neutralité

Rigueur

Autonomie

Job description

Sous la hiérarchie du directeur général des services, l’assistant de direction apporte une aide solide et permanente pour faciliter l'instruction des projets relevant de la direction générale et prend en charge les tâches liées à son organisation de travail. Il assure son secrétariat et l’assiste dans la tenue de ses fonctions. Il opère les liaisons nécessaires avec la direction générale, les directions, ainsi que les organismes et administrations extérieurs. Il est le pivot de l'organisation des instances délibérantes (conseils communautaires, bureaux) et garantit la conformité, le classement et la conservation juridique de tous les actes administratifs de la collectivité.

• assister la Direction Générale
• gérer les courriers entrants et sortants de la collectivité ;
• réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques, courriels et courriers physiques de la direction générale ;
• assurer le suivi des parapheurs et des dossiers soumis à la signature de la Présidente ;
• saisir et mettre en forme des notes, courriers, comptes-rendus et documents administratifs complexes ;
• planifier les rendez-vous, réunions et déplacements de la direction générale des services ;
• assurer la planification matérielle et la coordination logistique de l’ensemble des événements organisés par la collectivité (gestion matériel, réservation de salles, suivi des commandes, retrait des commandes de fournitures et des prestations traiteur etc…) ;
• Organiser et suivre les assemblées et instances intercommunales
• planifier le calendrier des réunions (Conseils communautaires, Bureaux, Commissions) ;
• assister aux bureaux et conseils communautaires et assurer la prise de note ;
• centraliser les rapports des différents services et préparer l'ordre du jour en lien avec la direction générale des services et la présidence ;
• relire et sécuriser les projets de délibérations: conformité formelle, cohérence juridique, qualité rédactionnelle (orthographe, syntaxe, clarté) , vérification des annexes ;
• rédiger et envoyer les convocations et les dossiers de séance aux élus dans les délais réglementaires ;
• organiser le volet logistique des séances ;
• assurer le suivi post-séance: rédiger les procès-verbaux, comptes-rendus et délibérations, assurer la transmission des actes au contrôle de légalité (préfecture) et leur publication réglementaire.
• assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage
• tenir à jour le registre des délibérations, des décisions de la Présidente et des arrêtés communautaires ;
• organiser, indexer et archiver les dossiers administratifs de la Direction Générale ;
• administrer et structurer l'arborescence des fichiers partagés de la collectivité.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

• Connaître le cadre institutionnel des collectivités territoriales
• Connaître les procédures du contrôle de légalité
• Sens aigu de la confidentialité
• Neutralité, réserve
• Rigueur
• Autonomie

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Etablissements publics de coopération intercommunale