Secrétaire général de mairie (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Chassy; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Etablissements publics de coopération intercommunale recherche un adjoint administratif pour assurer l’accueil physique et téléphonique, traiter les demandes et rédiger les documents administratifs. Vous assurerez le classement, l’archivage et le suivi des dossiers, en lien avec les élus et les services partenaires.

Le poste implique la préparation des réunions, le suivi des délibérations et des actes, ainsi que la gestion des congés et des paies dans un cadre de travail en collaboration avec la

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des syndicats.
• Notions en finances publiques locales et CERIG.
• Maîtrise des règles administratives applicables aux collectivités.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Syndicat et traiter les demandes.
• Rédiger et mettre en forme les courriers et comptes rendus.
• Organiser les rendez-vous et réunions administratives et suivre les dossiers.
• Préparer les documents pour les réunions et suivre les délibérations.
• Suivre le courrier, les pièces administratives et les congés/absences du personnel.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Relations publiques

Gestion du temps

Formation

Adjoint administratif

Rédacteur

Outils

Word

Excel

Messagerie électronique

CERIG

Description du poste

Filière: Administrative

Cadre d’emplois: Adjoint administratif territorial

A. Secrétariat et accueil

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Syndicat.
• Réceptionner, enregistrer, orienter et traiter les demandes reçues.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le classement et l’archivage des documents.
• Tenir à jour les dossiers administratifs et les tableaux de suivi.
• Organiser et suivre les rendez-vous et réunions administratif

B. Gestion des instances et des élus

• Préparer les réunions des instances du Syndicat:
• Préparer et envoyer les convocations.
• Constituer les dossiers de séance.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions.
• Rédiger les comptes rendus et/ou procès-verbaux.
• Assurer le suivi des délibérations et décisions prises.
• Assurer la transmission des actes aux services concernés.

C. Suivi administratif des dossiers

• Assurer le suivi administratif des actions portées par le Syndicat.
• Assurer le suivi des courriers et demandes administratives.
• Préparer les pièces administratives nécessaires aux dossiers.

D. Finances et comptabilité

En lien avec la Présidente et/ou le service comptable:

• Préparer et suivre les engagements et les dépenses.
• Comptabilité publique, mandat titre et préparation des budgets.

E. Suivi administratif des ressources humaines

• Assurer le suivi administratif des agents.
• Préparer les documents administratifs liés aux congés, absences et formations.
• Assurer le suivi des congés et absences.
• Gestion des paies.
• Suivre les dossiers individuels des agents.
• Assurer les relations administratives avec le Centre de gestion et les organismes partenaires.
• Assurer ponctuellement toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du Syndicat.
• Temps partiel 10 h ;
• Réunions possibles le soir ;
• Profil comptable recherché ;
• Rémunération: Selon échelon.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif, Rédacteur

Profil recherché

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des syndicats.
• Connaissance des règles administratives applicables aux collectivités.
• Notions en finances publiques locales, logiciel CERIG.
• Connaissance des procédures liées aux assemblées délibérantes.

Savoir-faire

• Maîtriser les outils bureautiques: Word, Excel, messagerie électronique.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Respecter les délais administratifs.
• Organiser des réunions et assurer leur suivi.
• Travailler avec différents interlocuteurs: élus, techniciens, partenaires et administrés.

Savoir-être

• Sens de l’organisation et de la rigueur.
• Autonomie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles.
• Sens du service public.
• Capacité à travailler en équipe.
• Réactivité.
• Adaptabilité.
• Qualités rédactionnelles.
• Capacité à gérer les priorités.

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Etablissements publics de coopération intercommunale