Secrétaire de Direction Générale H/F

Communaute de Communes Ocean Marais de m; Saint-Jean-de-Monts; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel possible

23 jours de RTT

Job summary

La Communauté de Communes Océan-Marais de Monts recherche un(e) secrétaire de direction/assistant(e) pour soutenir le DGS et le DGA Performance. Vous assurerez le suivi administratif des réunions, dossiers et échéances, et faciliterez la circulation de l’information entre les élus et les services.

Profil: formation en secrétariat de direction, expérience en environnement territorial, maîtrise des outils bureautiques et excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles.

Qualifications

• Formation en secrétariat de direction ou équivalent.
• Expérience en assistanat ou secrétariat de direction dans un environnement territorial ou institutionnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs.
• Très bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles et relationnelles.

Responsibilities

• Assurer l'appui quotidien au DGS et au DGA Performance.
• Organiser et suivre les réunions, dossiers et échéances de la direction générale.
• Préparer les dossiers, notes et supports nécessaires aux réunions et au pilotage.
• Assurer le suivi des décisions et des actions confiées par la direction générale.

Skills

Rigueur et précision

Organisation

Relationnel

Discrétion

Autonomie

Anticipation

Leadership

Gestion des priorités

Education

Formation en secrétariat de direction

Tools

Outils bureautiques

Outils collaboratifs

Job description

Rattaché(e) directement au Directeur Général des Services, vous assurez un appui partagé au DGS et au Directeur Général Adjoint Performance.Véritable point d'appui du binôme de direction générale, vous contribuez à l'organisation, à la coordination et au suivi de son activité.Vous assurez notamment le suivi des réunions, des dossiers, des décisions et des échéances de la direction générale. Vous facilitez la circulation de l'information entre le DGS, le DGA Performance, les élus, les directions, les communes membres et les différents interlocuteurs de la Communauté de Communes.Vous intervenez dans un environnement où discrétion, anticipation, rigueur, réactivité et qualité relationnelle sont essentielles. Vous faites preuve d'initiative dans l'organisation des activités de la direction générale et contribuez activement à la qualité du fonctionnement de la collectivité.Missions - Appui au binôme de direction généraleo Assurer l'appui quotidien au DGS et au DGA Performance ;o Organiser et assurer le suivi administratif des réunions, dossiers et échéances relevant de la direction générale ;o Préparer les dossiers, notes, courriers et supports nécessaires aux réunions et au pilotage ;o Assurer le suivi des décisions et des actions confiées par le DGS ou le DGA ;o Anticiper les échéances et alerter sur les points nécessitant une attention particulière.- Coordination et suivio Préparer et suivre les réunions de direction et les dossiers transversaux ;o Assurer la circulation de l'information entre la direction générale, les directions et les communes membres ;o Tenir et actualiser les outils de suivi de l'activité de la direction générale ;o Assurer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés ;o Contribuer au suivi administratif des projets et dossiers transversaux confiés par la direction générale.- Relations et confidentialitéo Faciliter les relations administratives entre la direction générale, les services, les communes membres et les différents interlocuteurs ;o Assurer un accueil et une communication de qualité auprès des interlocuteurs de la direction générale ;o Garantir la confidentialité des informations et dossiers traités ;o Contribuer à la qualité, à la fluidité et à la continuité du fonctionnement de la direction générale.Profil recherché :o Formation en secrétariat de direction, assistanat de direction, administration ou expérience équivalente ;o Expérience significative en assistanat ou secrétariat de direction dans un environnement territorial ou institutionnel ;o Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs ;o Très bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles et relationnelles ; o Capacité à gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément ;o Capacité à comprendre les enjeux des dossiers, à anticiper les échéances et à en assurer le suivi avec autonomie ;o Bonne compréhension de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et du fonctionnement d'un EPCI.Savoir-faire & savoir être : o Discrétion, respect de la confidentialité, fiabilité et loyauté institutionnelle.o Grande rigueur et sens de l'organisation ;o Réactivité, autonomie et capacité d'anticipation ;o Très bon relationnel et sens du service ;o Qualités rédactionnelles et aisance dans la communication ;o Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et à faciliter la coopération ;o Aptitude à gérer les imprévus.o Diplomatie et esprit d'équipe.Conditions : - Poste à pourvoir dès que possible ; - Poste basé à Saint-Jean-de-Monts, au siège de la Communauté de Communes ;- Travail à temps complet : 39 heures par semaine ;- 23 jours de RTT ;- Télétravail partiel possible ;- Rémunération selon le cadre d'emplois et l'expérience du candidat : traitement indiciaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) ;- Politique de formation et accompagnement au dév

Experience: 12 MoisCompétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.