Assistant de direction - MAIRIE DE BLAYE (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Blaye; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Fonction Publique Territoriale recherche un assistant(e) de direction pour la commune. Vous assurerez le secrétariat de direction, le suivi des dossiers stratégiques et l’assistance administrative des élus au quotidien.

Placée sous l'autorité du DGS, vous contribuerez au bon fonctionnement de l'administration locale, en coordonnant les informations, organisant les instances et réunions et en assurant le lien avec les services et partenaires.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 minimum dans les domaines du secrétariat, de l'assistanat de direction, de l'administration ou de la gestion.
• Expérience sur un poste similaire appréciée, idéalement en collectivité territoriale.
• Connaissance de l'environnement territorial.
• Excellente maîtrise de l'expression écrite et orale.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique de la direction générale.
• Gérer l'agenda du DGS, organiser rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparer et assurer le suivi des courriers, notes, rapports et supports.
• Suivre les dossiers pilotés par la Direction Générale et diffuser les informations.
• Organiser les réunions de direction et rédiger les comptes rendus.
• Assurer le secrétariat des élus et préparer les dossiers pour les réunions.
• Gérer l'archivage et le classement des documents administratifs.

Skills

Discrétion professionnelle

Excellentes qualités relationnelles

Rédaction et communication écrites

Rigueur et sens de l'organisation

Réactivité et adaptabilité

Diplomatie et sens du service public

Autonomie et esprit d'initiative

Education

Bac à Bac+2 minimum (secrétariat/assist. direction/administration)

Tools

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Logiciels métiers

Job description

Au sein de la commune, l'assistant(e) de direction assure un rôle central d'appui administratif, organisationnel et relationnel auprès du Directeur Général des Services (DGS) et des élus. Il/elle contribue au bon fonctionnement de l'administration communale en garantissant la gestion des dossiers, la coordination des informations et l'organisation des instances et réunions.

Placée sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, la personne recrutée assure le secrétariat de direction, le suivi des dossiers stratégiques de la collectivité et l'assistance administrative des élus dans l'exercice de leurs fonctions.

Assistance de direction auprès du DGS

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique de la direction générale.
• Gérer l'agenda du DGS, organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparer, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, rapports, comptes rendus et supports de présentation.
• Assurer le suivi administratif des dossiers pilotés par la Direction Générale.
• Collecter, centraliser et diffuser les informations entre la direction, les services et les partenaires extérieurs.
• Organiser les réunions de direction et rédiger les comptes rendus.
• Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs.

Secrétariat des élus

• Assurer le secrétariat des élus municipaux.
• Gérer les agendas et les demandes de rendez-vous des élus.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, commissions et rendez-vous.
• Organiser les réunions municipales, cérémonies, manifestations et événements institutionnels.
• Assurer le suivi administratif des demandes formulées par les élus.
• Rédiger ou mettre en forme les courriers, invitations, discours et documents institutionnels.
• Assurer le lien entre les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Formation de niveau Bac à Bac +2 minimum dans les domaines du secrétariat, de l'assistanat de direction, de l'administration ou de la gestion.
• Expérience sur un poste similaire appréciée, idéalement en collectivité territoriale.
• Connaissance de l'environnement territorial

Savoirs

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel.
• Connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des instances communales.
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale appréciée.
• Excellente maîtrise de l'expression écrite et orale.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des logiciels métiers.

Savoir-faire

• Organiser et gérer des agendas complexes.
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs de qualité.
• Préparer et suivre les réunions des instances communales.
• Assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers.
• Hiérarchiser les priorités et respecter les délais.
• Travailler en transversalité avec l'ensemble des services.
• Maîtriser les techniques de classement, d'archivage et de gestion documentaire.

Savoir-être

• Sens aigu de la discrétion professionnelle et de la confidentialité.
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Diplomatie et sens du service public.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Capacité à gérer les urgences et les situations sensibles.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes