Assistante - Assistant de Copropriétés H/F

EVEL IMMOBILIER; Thionville; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Evel Immobilier recherche un assistant de copropriété rattaché au Responsable de copropriétés Grand-Est, en lien étroit avec la gestionnaire de copropriétés.

Vous prenez en charge des missions variées: organisation des assemblées, suivi de la facturation, relation avec copropriétaires et fournisseurs, et gestion des sinistres jusqu'à indemnisation.

Responsibilities

• Répondre aux demandes écrites de la clientèle, directement ou sous directive.
• Organiser les Assemblées Générales et les réunions du conseil syndical (logistique, convocation, pièces annexes).
• Diffuser les procès-verbaux auprès des copropriétaires.
• Créer et mettre à jour les carnets d'entretien des immeubles.
• Préparer la validation des factures (rapprocher du bon de commande ou valider pour paiement).
• Assister le gestionnaire pour le suivi de la facturation.
• Répondre aux appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs et administrations.
• Mandater les prestataires pour l'entretien courant des immeubles.
• Gérer les sinistres et les déclarer à l'assurance le cas échéant, suivre le dossier jusqu'à indemnisation.
• Demander les devis dans les appels d'offres et les transmettre au conseil syndical.

Job description

Rattaché(e) au Responsable de copropriétés Grand-Est, vous travaillez en étroite collaboration avec la gestionnaire de copropriétés dans ses missions.

Vos principales missions sont :

• Répondre aux demandes écrites de la clientèle soit directement soit sous la directive du Gestionnaire de Copropriétés ;
• Organiser les Assemblées Générales et les réunions des conseils syndicaux (disponibilité, logistique, convocation, pièces annexes) ;
• Diffuser les procès-verbaux auprès des copropriétaires ;
• Créer et mettre à jour les carnets d'entretien des immeubles ;
• Préparer la validation des factures (rapprocher du bon de commande ou valider directement pour règlement) ;
• Assister le gestionnaire pour le suivi de la facturation ;
• Répondre aux appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, administrations et traiter les demandes ;
• Mandater les prestataires pour l'entretien courant des immeubles ;
• Gérer les sinistres, les déclarer à l'assurance le cas échéant et suivre le dossier jusqu'à indemnisation ;
• Demander les devis dans le cadre des appels d'offres adressés à différents fournisseurs ;
• Réceptionner les devis, relancer les fournisseurs le cas échéant, et envoyer les devis au conseil syndical et/ou les mettre en attente de la prochaine assemblée.