Assistante adv (H/F)

Service Emploi GRAND MONTAUBAN; Montauban; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

Le Service Emploi du Grand Montauban recherche un(e) chargé(e) de lAdministratif et Commerciale pour accompagner les ventes et le suivi client. Vous assurez la facturation, le suivi des commandes et la relation quotidienne avec les clients et les commerciaux.

Vous maîtrisez Excel/Word et un ERP (Divalto) et vous coordonnez les échanges entre les services internes et les transporteurs. CDI, poste basé à Montauban.

Qualifications

• Administration des ventes: prise et suivi des commandes, facturation et litiges.
• Gestion des dossiers clients et suivi des impayés.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word).
• Connaissance de Divalto ou ERP similaire pour fiches clients et statistiques.
• Relation client et coordination avec les services internes et commerciaux.
• Commerce international: Incoterms, déclarations et TVA intracommunautaire.

Responsibilities

• Gestion administrative et commerciale des ventes et de la facturation.
• Assurer l'accueil téléphonique, le standard et les demandes clients par mail.
• Assurer le suivi des commandes, des livraisons et des litiges.
• Préparer les documents et les certificats liés aux échanges export.
• Calculer les remises et les commissions commerciales mensuelles.
• Suivre les achats et la gestion des contrats fournisseurs.

Skills

Administration des ventes

Relation commerciale

Commerce international

Gestion administrative et commerciale

Gestion des achats

Connaissance des produits

Tools

Excel

Word

Divalto

Job description

Type du poste Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

Le Service Emploi du Grand Montauban recrute pour ses entreprises et organisations.
Notre équipe accompagne les chercheurs d’emploi et les entreprises du territoire. Nos conseillers qualifient chaque candidature reçue et la transmettent aux entreprises partenaires en fonction de leurs besoins. En déposant votre CV, vous accédez à un accompagnement personnalisé et à des opportunités ciblées sur le territoire.

Rattaché(e) à votre responsable, vous assurez la gestion administrative et commerciale des ventes, le suivi des commandes et de la facturation, ainsi que la relation quotidienne avec les clients, les commerciaux et les différents services de l’entreprise.

Vous contribuez à la bonne réalisation des ventes en facilitant la circulation des informations entre les différents interlocuteurs internes et externes, tout en veillant au respect des délais, à la fiabilité des données et à la qualité du service client.

Gestion administrative des ventes et facturation

Assurer la prise et le suivi des commandes clients.

Établir les factures et les avoirs, suivre la facturation et participer à la gestion des impayés.

Créer, mettre à jour et assurer le suivi des fiches clients dans le logiciel de gestion Divalto.

Constituer, actualiser, classer et archiver les dossiers clients.

Créer et suivre les dossiers de litiges en collaboration avec le service qualité.

Réaliser les statistiques commerciales et clients à partir de l’ERP.

Calculer et assurer le suivi des remises de fin d’année (RFA) et des engagements contractuels auprès des groupements.

Établir les commissions mensuelles des commerciaux, sur la base du chiffre d’affaires réalisé par les VRP et/ou agents.

Assurer la gestion du courrier et le suivi administratif courant.

Relation clients et coordination commerciale

Assurer l’accueil téléphonique, gérer le standard et répondre aux demandes des clients par téléphone et par e-mail.

Garantir des relations de qualité avec les clients en apportant des réponses adaptées et en assurant un suivi rigoureux.

Faciliter les échanges entre les clients, les commerciaux, le service production et les autres services internes afin d’anticiper les besoins et de contribuer à la bonne réalisation des ventes.

Coordonner les informations avec les différents prestataires, notamment les transporteurs et les entreprises de livraison.

Mettre en forme et actualiser les grilles tarifaires.

Informer les clients et les commerciaux des mises à jour tarifaires ainsi que des modifications de gammes et de conditionnements.

Créer et actualiser les tableaux de référencement de nouveaux produits pour les clients et les groupements.

Rechercher les informations relatives aux articles et aux produits de l’entreprise.

Gestion des achats et suivi réglementaire

Gérer les achats de fournitures et de matériel de bureau, comparer les prix et les prestations des fournisseurs et rechercher des solutions permettant de maîtriser les coûts.

Assurer le suivi des contrats liés aux envois postaux et comparer les offres des prestataires.

Participer à la gestion des opérations de commerce international et à la préparation des documents export, notamment les certificats d’origine.

Assurer le suivi des formalités réglementaires liées aux échanges internationaux, notamment les déclarations douanières et les déclarations d’échanges de biens (DEB), selon les obligations applicables.

Participer aux échanges avec les interlocuteurs concernés, notamment la Chambre de commerce et d’industrie (CCI) et les transitaires.

Veiller à la bonne prise en compte des Incoterms, de la TVA intracommunautaire et des spécificités réglementaires et fiscales applicables aux produits et aux opérations de l’entreprise.

Profil recherché

Vous disposez de connaissances en administration des ventes et êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, en respectant les priorités et les délais.

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez faire face aux imprévus, ajuster vos priorités et assurer un suivi fiable des dossiers. Vous faites preuve d’un bon sens commercial et relationnel, d’écoute, de patience et d’empathie dans vos échanges avec les clients.

Vous communiquez de manière claire, enthousiaste et professionnelle, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. Vous appréciez le travail en équipe et savez transmettre les informations nécessaires aux différents interlocuteurs. Vous êtes également capable d’identifier les difficultés rencontrées, de faire remonter les problématiques à votre responsable et de signaler les besoins identifiés.

Compétences et connaissances attendues

Administration des ventes : prise et suivi des commandes, facturation, avoirs, suivi des impayés, gestion des litiges et des dossiers clients.

Outils informatiques : maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.

Logiciel de gestion : connaissance de Divalto ou d’un ERP similaire pour la gestion des fiches clients, la facturation et la réalisation de statistiques.

Relation commerciale : capacité à gérer les demandes clients, à assurer un suivi de qualité et à coordonner les échanges avec les commerciaux et les services internes.

Commerce international : connaissances des Incoterms, des procédures douanières, des documents export et de la TVA intracommunautaire.

Gestion administrative et commerciale : suivi des commissions, des RFA, des contrats commerciaux et des référencements produits.

Gestion des achats : comparaison des prix et des prestations fournisseurs, suivi des contrats et recherche d’économies.

Connaissance des produits : capacité à assimiler les caractéristiques des produits de l’entreprise ainsi que leurs spécificités réglementaires et fiscales.

La connaissance de Divalto, une expérience en administration des ventes et des notions en commerce international constituent des atouts pour le poste.

Évolutions possibles

Le poste peut évoluer vers des missions davantage orientées vers le développement commercial, en fonction des besoins de l’entreprise et des compétences développées.