Assistant administration des ventes H/F

PHOTOSPACE; France; Hybride; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Livraison de repas

Mutuelle prise en charge par l’employe

Résumé du poste

PHOTOSPACE recherche un/e Assistant/e administration des ventes pour assurer le suivi administratif et commercial des clients, de l’enregistrement des commandes à la facturation et au suivi des paiements.

Rattaché(e) à la Direction Tracking, il/elle collabore avec l’équipe commerciale, la production et la direction pour garantir la qualité du suivi client et le bon déroulement des opérations. Le poste demande rigueur, organisation et sens du service client.

Qualifications

• Bac+2 à Bac+3 en gestion, commerce, administration ou équivalent.
• Expérience: 2 à 5 ans en administration des ventes ou assistanat commercial.
• Rigueur, sens du service client et organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et Excel.

Responsabilités

• Gérer les renouvellements d’abonnements et traitements des appels d’offres.
• Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux et l’enregistrement des commandes dans l’ERP.
• Contrôler la conformité des commandes et coordonner avec production et services.
• Émettre les factures et suivre les paiements, relances en cas d’impayés.
• Assurer le lien entre clients et équipes internes pour le tracking des commandes.

Connaissances

Administration des ventes

ERP

Excel et bureautique

Base de données client

Logistique

Facturation et relances

Relation client

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion, commerce, administration

Outils

Chorus

Description du poste

L’Assistant(e) administration des ventes joue un rôle central dans le suivi administratif et commercial des clients, depuis l’enregistrement des commandes jusqu’à la facturation et au suivi des paiements.

Véritable interface entre les clients et les équipes internes, il/elle assure le bon déroulement des commandes, le suivi des livraisons et des abonnements, tout en garantissant la fiabilité des informations enregistrées dans les différents outils de l’entreprise.

Le poste nécessite une grande rigueur, un excellent sens de l’organisation et du service client, ainsi qu’une capacité à gérer plusieurs sujets simultanément et à faire face aux imprévus.

Rattaché(e) à la Direction Tracking, l’Assistant(e) administration des ventes collabore quotidiennement avec l’équipe commerciale, la production et la direction afin de garantir la qualité du suivi client et le bon déroulement des opérations.

Activités:

• Gérer les renouvellements d’abonnements en s’appuyant sur les alertes des outils internes;
• Participer au traitement des appels d’offres: analyse des demandes et préparation des éléments administratifs nécessaires;
• Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux.
• Enregistrer et vérifier les commandes clients dans l’ERP;
• Contrôler la conformité des commandes: tarifs, quantités, conditions commerciales et données clients;
• Assurer le lien avec la production pour le traitement et le suivi des commandes;
• Envoyer les accusés de réception de commande et informer les clients de leur avancement.

Suivi des commandes et des livraisons:

• Suivre l’avancement des commandes jusqu’à leur livraison;
• Organiser et suivre les expéditions en lien avec les différents interlocuteurs;
• Préparer et contrôler les documents nécessaires au transport et à la livraison;
• Informer les clients de l’avancement des livraisons et gérer les éventuels reports;
• Mettre à jour les informations dans l’ERP et les différents outils internes.

Facturation et suivi des paiements:

• Émettre les factures clients à partir des livraisons réalisées;
• Déposer et suivre les factures sur les plateformes dédiées, notamment Chorus;
• Suivre les paiements et effectuer les relances clients en cas d’impayés;
• Traiter les litiges liés à la facturation;
• Établir et suivre les avoirs lorsque cela est nécessaire.

Gestion administrative et outils:

• Créer et mettre à jour les fiches clients, produits et abonnements dans l’ERP;
• Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité: marchés, abonnements, commandes et reporting;
• Veiller à la qualité, à la cohérence et à la fiabilité des données enregistrées dans les systèmes internes.

Relation clients et coordination interne:

• Répondre aux demandes des clients par téléphone et par e-mail;
• Traiter les réclamations relevant de son périmètre ou les orienter vers les interlocuteurs concernés;
• Assurer un rôle d’interface entre les clients, les équipes commerciales, la production et la direction;
• Contribuer à la satisfaction client grâce à un suivi rigoureux et réactif.

Activités spécifiques au périmètre Tracking:

• Assurer la gestion administrative des abonnements et de leur cycle de vie;
• Participer aux opérations de migration de matériel: suivi des dossiers, coordination et mise à jour des outils;
• Réaliser certaines opérations liées aux balises dans les outils dédiés: activation, désactivation et routage;
• Assurer le suivi des informations techniques associées aux équipements: IMEI, cartes SIM et affectations clients;
• Garantir la cohérence entre les informations administratives, commerciales et techniques enregistrées dans les différents outils.

Profil recherché:

Vous êtes avant tout une personne rigoureuse, organisée et orientée client.

Vous appréciez la polyvalence et êtes à l’aise aussi bien dans la gestion administrative que dans les échanges avec les clients et les différents services de l’entreprise.

Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, hiérarchiser les priorités et vous adapter aux imprévus tout en veillant à la qualité et à la fiabilité de votre travail.

Formation: Bac+2 à Bac+3 en gestion, commerce, administration ou formation équivalente.

Expérience: 2 à 5 ans sur un poste en administration des ventes, assistanat commercial ou gestion administrative.

Compétences recherchées:

Vous maîtrisez idéalement les domaines suivants:

• Processus d’administration des ventes: commandes, livraisons, facturation et suivi des encaissements;
• Utilisation d’un ERP;
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques;
• Gestion et mise à jour de bases de données clients et produits;
• Notions de logistique, notamment en matière d’expédition, de livraison et de suivi des commandes;
• Suivi administratif et commercial des clients;
• Gestion de la facturation et des relances.

Des connaissances ou une expérience dans les domaines suivants seraient un plus:

• Utilisation de Chorus ou d’autres plateformes de facturation;
• Traitement administratif d’appels d’offres.

Qualités recherchées:

Au-delà des compétences techniques, nous cherchons une personne:

• Dotée d’un excellent sens de l’organisation et de la rigueur;
• À l’aise dans la communication écrite et orale avec les clients;
• Dotée d’un véritable sens du service client;
• Capable de travailler de manière autonome tout en collaborant avec différents services;
• Capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle et d’en assurer un suivi rigoureux;
• Apte à identifier et gérer les priorités et les imprévus;
• Fiable dans le traitement et la mise à jour des données;
• Réactive et capable de s’adapter à des situations variées.

Conditions de travail:

Type de contrat: CDD de remplacement d’un salarié absent;

Durée du contrat: Dès que possible jusqu’au 31 janvier 2027;

Volume horaire: 37 heures par semaine;

Rémunération: 30 K à 35 K € annuel en fonction des profils;

• Livraison de repas;
• 80 % de la mutuelle prise en charge par l’employeur;

Lieu d’exercice des fonctions: 214 rue Rousseau Vaudran, 77190 Dammarie-les-Lys.