Assistante administrative polyvalente (F/H)

Groupe AUDEMARD; Carros; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe AUDEMARD recherche une Assistante administrative polyvalente pour soutenir le DRH et les équipes. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, gérez le courrier et garantissez la transmission des messages avec précision.

Vous réaliserez des tâches administratives et RH, saisie informatique, préparation de documents, gestion des stocks, organisation des déplacements et réservation des salles. Maîtrise du Pack Office indispensable pour le publipostage Word, sens de l'organisation et

Qualifications

• Aptitude à gérer l'accueil et le courrier, et à publier des documents.
• Maîtrise des outils bureautiques et du publipostage Word souhaitée.
• Rigueur et organisation nécessaires pour une multi-tâches.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, transmission des messages.
• Réception et distribution du courrier interne et externe.
• Saisie informatique, mailing et tenue du répertoire téléphonique du groupe.
• Préparation et assemblage des classeurs budget et bilans pour les filiales, relances clients.
• Planification et organisation des déplacements professionnels et réservations de salles.
• Gestion des fournisseurs et suivi des stocks (cartes de visite, papier, enveloppes).

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Maîtrise du Pack Office

Formation

CAP/BEP ou BAC PRO ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Sous la responsabilité du DRH, l’Assistante administrative polyvalente joue un rôle essentiel, c’est un maillon important dans notre organisation. Elle gère des tâches en interne, ainsi que des relations avec nos partenaires et clients. Elle se distingue avant tout par sa polyvalence, ses missions sont multiples et s’appuient sur ses compétences pluridisciplinaires.

Missions principales

• Assurer l'accueil physique & téléphonique, garantir la qualité d'accueil et la transmission des messages.
• Traiter la réception, la distribution interne ainsi que l'envoi du courrier postal et électronique
• Réalise un ensemble de tâches administratives, RH… :
• Saisie informatique, préparation de mailing, tenue du répertoire téléphonique du groupe
• Préparation et assemblage des classeurs budget et bilans pour les filiales, relances clients…
• Prise de rdv, mise à jour d’organigrammes…
• La planification et l'organisation des déplacements professionnels
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gère l’utilisation des salles de réunion : Préparation, gestion des réservations, programmation des visio-conférences…
• Gère et suit les fournisseurs (tenue et mise à jour du tableau des attestations annuelles EA et LBN)
• Suit, et gère des stocks et commandes (Cartes de visites, papier à en-tête, enveloppes, etc…)
• Prépare et envoi les vœux, les cadeaux et organise les évènements de fin d'année

Profil Recherché

• Issu(e) d’une formation Niveau CAP/BEP ou BAC, BAC PRO ou équivalent (gestion-administration, métiers de l'accueil, secrétariat…)
• Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques (Pack office : Excel, Word, PowerPoint…). Word étant obligatoire (mise en forme de documents, publipostage…)