Assistant(e) Administratif Polyvalent(e) (F/H)

COORDEF Ingénierie; Serris; Sur place; EUR 29 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Téléphone portable

Ordinateur portable

Mutuelle d'entreprise

Résumé du poste

COORDEF Ingénierie recherche un Assistant(e) Administratif Polyvalent(e) pour accompagner les activités administratives et la gestion opérationnelle du service.

Vous assurerez la veille des appels d'offres, le suivi des équipements de protection individuelle et le secrétariat quotidien, avec une organisation rigoureuse et une maîtrise du Pack Office 365.

Poste en présentiel à Chessy (77). Rémunération: 32K€ brut annuel sur 12 mois, démarrage rapide et mutuelle d'entreprise.

Qualifications

• Formation en administration, secrétariat, gestion ou assistanat.
• Expérience sur un poste administratif polyvalent est un atout.
• Connaissance des appels d’offres et du suivi administratif appréciée.
• Polyvalence, autonomie, fiabilité et organisation.

Responsabilités

• Gérer les appels d'offres publics et privés et assurer le suivi des candidatures.
• Gérer les équipements de protection individuelle et veiller au renouvellement des stocks.
• Assurer le secrétariat et l'assistance administrative au quotidien.
• Rédiger et établir les devis et les factures si nécessaire, en soutien des services.

Connaissances

Polyvalence

Autonomie

Organisation

Rigueur

Sens du service

Aisance rédactionnelle

Formation

Formation en administration, secrétariat, gestion ou assistanat

Outils

Pack Office 365

Description du poste

Vous êtes à la recherche d’un emploi stimulant ? Vous souhaitez donner un nouveau souffle à votre carrière ou intégrer une entreprise dynamique ?

En tant qu’Assistant(e) Administratif Polyvalent(e), vous jouerez un rôle clé autour de missions variées et enrichissantes :

1. Gestion des appels d'offres publics et privés

• Assurer une veille constante des appels d'offres publics et privés via les plateformes spécialisées.
• Identifier les consultations en adéquation avec les activités de l’entreprise.
• Analyser soigneusement les dossiers de consultation et les cahiers des charges.
• Participer activement à la préparation des dossiers administratifs de candidature.
• Créer et mettre à jour un tableau de suivi rigoureux des appels d’offres.
• Organiser les réunions indispensables à la préparation des offres.
• Rédiger et constituer les dossiers administratifs complets.
• Assurer le dépôt des offres dans le respect des délais impartis.
• Suivre les notifications, attributions ou refus avec vigilance.
• Mettre à jour les tableaux de références et d’activité.
• Archiver les dossiers selon les procédures internes avec rigueur.

2. Gestion des équipements de protection individuelle (EPI)

• Suivre les stocks et anticiper les besoins des équipes.
• Organiser les commandes et réapprovisionnements en temps utile.
• Tenir à jour les registres de dotation avec précision.
• Veiller à la disponibilité des équipements essentiels aux interventions.
• Gérer le suivi des échéances de renouvellement.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les indicateurs associés.
• Contribuer au respect des normes de sécurité de l’entreprise.

3. Secrétariat et assistance administrative

• Assurer un accueil téléphonique professionnel et répondre aux demandes efficacement.
• Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi avec rigueur.
• Participer à l’organisation administrative quotidienne du pôle.

4. Gestion administrative complémentaire selon les besoins de l'entreprise

• Établir et suivre les devis.
• Préparer et émettre les factures.
• Apporter un appui administratif aux différents services en fonction des besoins.

Profil recherché

Vous vous reconnaissez dans ces missions ? Voici le profil que nous recherchons :

• Formation en administration, secrétariat, gestion ou assistanat.
• Une expérience sur un poste administratif polyvalent est un atout majeur.
• Une connaissance des appels d’offres et du suivi administratif serait particulièrement appréciée.
• Vous êtes polyvalent(e), autonome, fiable et extrêmement organisé(e), capable de gérer plusieurs dossiers simultanément avec des délais souvent serrés et parfois confidentiels.
• Vous maîtrisez parfaitement les techniques de gestion documentaire.
• Vous savez prioriser les tâches et faites preuve d’un excellent sens du service.
• Vous disposez d’une grande aisance rédactionnelle et relationnelle.
• Vous aimez travailler en équipe et collaborer avec divers interlocuteurs internes et externes.
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, notamment le Pack Office 365 (Word, Excel, Outlook, etc.).

Les avantages de ce poste

• Rémunération : 32K€ brut annuel sur 12 mois
• Matériel professionnel mis à disposition : téléphone portable et ordinateur portable.
• Mutuelle d'entreprise avantageuse.
• Démarrage : dès que possible.
• Lieu du poste : Rue de la Galmy à Chessy (77) - à 2 minutes de la gare Val d’Europe.

Rejoignez-nous et donnez un nouvel élan à votre carrière !