Agent-e d’accueil aux démarches administratives et citoyennes

Ville de Grenoble; Grenoble; Sur place; EUR 20 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle santé et prévoyance

Espaces de restauration collectifs

Forfait mobilité 75% (limité) et Forf.

Résumé du poste

Ville de Grenoble recrute au sein du service Relations aux usagers pour assurer l’accueil et l’instruction des démarches administratives.

Le poste s’inscrit dans un cadre municipal avec tri des dossiers, respect des règles et adaptation du temps de travail, 35h35 à 38h05 selon les fonctions et cycles, et participation aux scrutins selon le planning.

Qualifications

• Capacité à communiquer avec tous types de publics et à assurer un accueil de qualité.
• Analyse de la situation du demandeur conformément à la réglementation et explication des procédures.
• Gestion des situations complexes ou conflictuelles avec calme et efficacité.

Responsabilités

• Accueil du public et instruction des demandes liées à l’État civil et aux démarches administratives.
• Suivi et instruction des dossiers administratifs selon les règles en vigueur; travail en back-office.
• Utilisation des outils informatiques et des logiciels métier pour traiter les demandes (Adagio).
• Participation à l’organisation des scrutins et au bon fonctionnement du service.

Connaissances

Accueil du public

Gestion des conflits

Rigueur

Discrétion

Travail en équipe

Maîtrise informatique

Outils

Adagio

Description du poste

Référence du poste à rappeler : 9_2026_C_P_56002

Lieu du poste de travail: Hôtel de Ville - 11 bd Jean Pain - 38100 Grenoble

Poste ouvert aux contractuels

"Les candidatures doivent être effectuées exclusivement via ce site de recrutement - Aucune candidature envoyée par mail ou courrier ne sera prise en compte"

Traitement de base selon la grille indiciaire liée au cadre d'emploi + IFSE (Indemnité de fonction de sujétion et d'expertise) + NBI selon le cadre statutaire

IFSE: GF 1 (250€ brut/mois)

Possibilité participation employeur dès l'arrivée, sans condition d'ancienneté:

Mutuelle santé et prévoyance (contrats labellisés)

Espaces de restauration collectifs conventionnés

Forfait mobilité de 75% (dans la limite de 104,40€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables (maximum de 300 € / an)

Après 6 mois d'ancienneté:

Prime de fin d’année (proratisé au nombre de mois du contrat)

Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Le service Relations aux usagers est en charge de la délivrance de prestations régaliennes (État civil, Élections, Formalités administratives, Cimetières). Il s’inscrit dans une démarche d’évolutions, de transformations et de modernisation dans le cadre du projet de direction et du projet de gestion de la relation usagers.

A u sein de ce service, l’unité démarches administratives et citoyennes est composée de 21 agents.

Accueil du public => 85% du temps de travail environ:

• II / Elle accueille des usagers pour la réalisation des titres d’identité sécurisés: carte nationale d’identité et passeport
• II / Elle accueille des usagers pour diverses formalités administratives, dont les plus courantes: attestations d’accueil, légalisations de signatures, copies conformes de documents, inscription sur les listes électorales, etc.
• Il / Elle se rend ponctuellement à domicile, en binôme, pour l’instruction des titres d’identité relevant d’un besoin spécifique pour l’usager.

Activités Back Office, sans contact direct avec le public => 15% du temps de travail environ:

• II / Elle assure le suivi des démarches administratives réceptionnées à l’accueil ou par mail (certificat de résidence, livre à parapher, etc)
• II / Elle instruit les dossiers relatifs à la réglementation: ventes au déballage, syndicats professionnels, meublés de tourisme, etc.
• II / Elle assure le traitement et le suivi des demandes entrantes usagers dématérialisées ou physiques (gestion des demandes par téléphone, courriers, etc)
• Il/elle instruit les demandes d’inscriptions sur les listes électorales dans le logiciel Adagio

Missions spécifiques

II / Elle participe à la bonne tenue administrative et / ou logistique des scrutins

II / Elle peut être amené·e à apporter un appui aux missions menées au sein du service et contribuer à la vie de ce dernier.

• Vous savez communiquer avec tout type de public et vous avez le souci d’un accueil de qualité et faire face aux conflits
• Vous êtes en mesure d’analyser la situation d’un demandeur au regard de la réglementation, apprécier la conformité des pièces administratives avec la situation de l’usager, de lui indiquer la procédure à suivre, et de trouver des solutions,
• Vous avez une capacité avérée à gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et constructive
• Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et êtes en mesure de garantir la confidentialité des informations collectées ou instruites,
• Vous pouvez justifier un refus, et donner les informations relatives à un éventuel recours,
• Vous utilisez l’outil informatique (internet, intranet, utilisation logiciels métier, messagerie, outils bureautiques et de dématérialisation)
• Vous avez le goût du travail en équipe
• Horaires avec plages de présence obligatoire à 8h, entre 12h 30 et 13h 30 et à 17h.
• Ouverture du service: 8h à 17h
• Travail les week-ends de scrutins

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire:

Cycle de 35h35 ou 36h35 pour toutes les catégories

Cycle de 38h05 pour les catégories A ou B exerçant des fonctions de catégorie A de chef-fe de service

Semaine sur 4,5 ou 5 jours ou 9 jours sur 2 semaines

Congés annuels: 25 jours + possibilité de RTT selon le cycle choisi

Avantages employeurs:

Possibilité de congés familiaux, d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux (dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses), sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec:

Céline LOUCHE - Responsable d'unité - [e-mail]