Assistant Transaction et Administrative en Immobilier H/F

Carcassonne-Emplois; Carcassonne; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Carcassonne-Emplois recherche une Assistante de transaction en agence immobilière pour gérer l’ensemble de la procédure administrative des ventes. Vous assurerez le suivi des dossiers, l’accueil client et la coordination avec les notaires, diagnostiqueurs et intervenants.

Le poste implique la saisie comptable, la facturation et le suivi des paies via les outils EBP et MySilae, avec une exigence de rigueur, d’organisation et d’esprit d’équipe.

Qualifications

• Expérience minimale de 2 ans en gestion administrative immobilière.
• Maîtrise d'EBP et MySilae.
• Anglais souhaité, Français exigé.

Responsabilités

• Gérer l'administration des dossiers de vente et assurer leur mise à jour et archivage.
• Suivre les dossiers de vente jusqu’à la signature, coordonner avec notaires et interlocuteurs.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et orienter les demandes.
• Renseigner et suivre la comptabilité de l’agence et les factures fournisseurs dans les logiciels.
• Gérer les variables de paie et le suivi administratif du personnel.

Connaissances

Suivi administratif

Connaissance immobilière

Outils bureautiques

Comptabilité/Facturation

Organisation/Rigueur

Relation client/Discrétion

Gestion priorités

Travail en équipe

Outils

EBP

MySilae

Outils métiers immobiliers

Description du poste

FICHE DE POSTEAssistante de transaction en agence immobilière

1. Gestion administrative des dossiers de vente

• Création et constitution des dossiers de vente.
• Collecte, vérification et classement des pièces administratives nécessaires aux dossiers.
• Mise à jour et suivi des dossiers vendeurs et acquéreurs.
• Préparation et suivi des documents liés aux mandats, avenants et dossiers de vente.
• Vérification de la complétude des dossiers et relance des clients lorsque nécessaire.
• Classement et archivage des documents physiques et numériques.
• Mise à jour des différents tableaux et outils de suivi de l'activité.

2. Suivi des dossiers de vente

• Suivi administratif des ventes de la prise de mandat jusqu'à la signature définitive.
• Coordination des différentes étapes du dossier avec les conseillers immobiliers, clients, notaires, diagnostiqueurs et différents intervenants.
• Suivi des signatures et des échéances.
• Relance des différents interlocuteurs afin de garantir le bon avancement des dossiers.
• Préparation et transmission des documents nécessaires aux notaires.
• Suivi des compromis, actes authentiques et éléments nécessaires à la finalisation des ventes.
• Gestion et suivi des clés des biens.
• Mise à jour régulière des dossiers et des outils de suivi.

3. Accueil et relation clientèle

• Accueil physique de la clientèle au sein de l'agence.
• Accueil et gestion des appels téléphoniques.
• Identification des demandes et orientation vers le conseiller ou le service concerné.
• Prise et transmission des messages.
• Réponse aux demandes administratives courantes des clients.

4. Missions comptables

• Saisie et suivi de la comptabilité de l'agence
  • Saisie des écritures comptables de l'agence dans le logiciel EBP.
  • Enregistrement et classement des factures fournisseurs.
  • Saisie et suivi des opérations bancaires.
  • Enregistrement des différentes opérations comptables courantes.
  • Contrôle et rapprochement des éléments comptables.
  • Préparation des éléments comptables destinés au cabinet comptable.
  • Suivi administratif des factures et des règlements.
• Facturation
  • Création des factures de vente dans EBP.
  • Émission et transmission des factures aux clients ou organismes concernés.
  • Suivi des factures émises et des règlements.
  • Classement et archivage des pièces comptables.

6. Missions Ressources Humaines

• Collecte mensuelle des variables de paie auprès des salariés.
• Vérification des éléments transmis.
• Saisie et transmission des variables de paie à la comptabilité via le logiciel MySilae.
• Suivi administratif des absences, congés et autres éléments nécessaires à l'établissement de la paie.
• Transmission des informations nécessaires au cabinet comptable
• Suivi administratif des dossiers du personnel.
• Classement et archivage des documents relatifs aux salariés.
• Participation au suivi des formations et obligations administratives du personnel.

7. Outils utilisés

• EBP : comptabilité, saisie des écritures et facturation.
• MySilae : transmission et gestion des éléments variables de paie.
• Logiciels et outils métiers de transaction immobilière.
• Messagerie électronique et outils bureautiques.
• Plateformes administratives et professionnelles utilisées dans le cadre de l'activité immobilière.

Compétences et qualités

• Maîtrise du suivi administratif des dossiers de transaction.
• Bonne connaissance des procédures immobilières et du suivi des ventes.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels professionnels (EBP, MySilae).
• Compétences en comptabilité, facturation et gestion administrative du personnel.
• Organisation, rigueur, autonomie et réactivité.
• Sens du service, aisance relationnelle et discrétion.
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
• Polyvalence, adaptabilité et esprit d'équipe.

Experience: 2 An(s)Compétences: Caractéristiques des biens immobiliers,Obligations réglementaires liées à un bien immobilier,Prospecter des biens immobiliers, des terrains,Conseiller une organisation, une structure,Estimer la valeur d'un bien, d'un produit,Rigueur - discrétion,Travail en équipe,Relationnel clients ,Organisation,Gestion des prioritésLangues: Anglais souhaité,Français exigéQualification: TechnicienSecteur d'activité: Agences immobilièresListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.

Relations professionnelles

En interne : direction, conseillers immobiliers et salarié