ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)

COMPAGNIE FONCIERE DE TRANSACTION ET DE; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Indemnité transports

Titres restaurant

Prime de panier

Complémentaire santé

Résumé du poste

COMPAGNIE FONCIERE DE TRANSACTION ET DE recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour assurer le secrétariat, la gestion locative et le soutien au gérant dans le suivi des dossiers immobiliers.

Vous serez en charge de l’accueil, de la rédaction de courriers et du suivi administratif, avec utilisation du logiciel GERCOP, et vous contribuerez à la conformité et à l’archivage des documents.

Qualifications

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles.
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse des informations issues de différents documents.
• Connaissance du logiciel GERCOP serait un réel plus et expérience en gestion locative appréciée.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et la gestion du courrier.
• Saisir et mettre à jour les données locatives et les informations bail/loyers dans GERCOP.
• Analyser les dossiers immobiliers et assister le gérant dans le suivi administratif.
• Préparer les synthèses et les rapports à destination de la direction.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Confidentialité

Gestion administrative

Accueil visiteurs

Reporting

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat gestion PME PMI

Outils

Word

Excel

Outlook

GERCOP

Description du poste

MISSIONS ET ACTIVITÉS1. Secrétariat général et gestion administrative- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;- Réceptionner, filtrer et transmettre les informations ;- Rédiger et mettre en forme les courriers, mails et documents administratifs ;- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ;- Effectuer les dépôts et retraits de courrier auprès des services postaux ;- Gérer les fournitures et les besoins courants du bureau ;- Assurer le classement et l'archivage des documents, sous format papier et numérique ;- Créer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs ;- Contrôler les factures fournisseurs et préparer les éléments nécessaires à leur règlement ;- Assurer le suivi administratif des prestataires et des interventions ;- Participer à l'amélioration et à la mise en place des procédures internes.2. Soutien à la gestion locative - Logiciel GERCOP- Saisir et mettre à jour les données locatives dans le logiciel GERCOP ;- Assurer le suivi administratif des dossiers locataires ;- Mettre à jour les informations relatives aux baux, loyers, charges et règlements ;- Préparer et rédiger les courriers et mails à destination des locataires, syndics, prestataires et différents interlocuteurs ;- Participer à la préparation des régularisations de charges ;- Assurer le suivi administratif des demandes et dossiers en cours ;- Participer au contrôle et à la mise à jour des documents locatifs ;- Veiller au respect des procédures internes de gestion.3. Assistance au gérant - Analyse et suivi des dossiers immobiliersDans le cadre de ses fonctions, l'assistant(e) accompagne directement le gérant dans le suivi et la gestion des dossiers immobiliers, en assurant les recherches, analyses, vérifications et suivis nécessaires à la prise de décision.- Assister le gérant dans le suivi quotidien des dossiers et des affaires en cours ;- Analyser les dossiers et documents relatifs aux immeubles et aux locaux afin d'en extraire les informations utiles ;- Examiner les baux, loyers, charges, échéances et principales obligations contractuelles ;- Identifier les éléments importants, les anomalies éventuelles et les points nécessitant une attention particulière ;- Vérifier la cohérence et la présence des principaux documents administratifs ;- Effectuer les recherches et vérifications nécessaires au traitement des dossiers ;- Préparer des synthèses, tableaux ou éléments d'aide à la décision permettant au gérant de disposer d'une vision claire des dossiers ;- Être capable de gérer différentes missions en parallèle et de passer d'un dossier administratif à un dossier locatif ou immobilier selon les priorités définies.________________________________________COMPÉTENCES REQUISES1. Compétences techniques- Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et outils de messagerie ;- Bonne capacité rédactionnelle et bonne maîtrise de l'orthographe ;- Aisance dans la gestion et le classement de documents ;- Capacité à analyser et synthétiser des informations provenant de différents documents ;- La connaissance du logiciel GERCOP serait un réel plus ;- Une connaissance de la gestion locative et de l'environnement immobilier serait appréciée.2. Qualités professionnelles- - Maturité professionnelle et bon sens ;- Sens de l'organisation et rigueur ;- Autonomie dans la gestion des tâches confiées ;- Capacité à gérer les priorités et les urgences ;- Polyvalence et capacité d'adaptation ;- Aisance relationnelle et sens du contact ;- Bonne capacité d'écoute ;- Esprit d'initiative ;- Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément ;- Discrétion et respect absolu de la confidentialité des informations traitées.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2300.0 Euros à 2500.0 Euros
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone régionale

Profil souhaité

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat gestion PME PMI Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la confidentialité des données Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau Cette compétence est indispensable
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours Cette compétence est indispensable
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie Cette compétence est indispensable
• Gestion des emails Cette compétence est indispensable
• Gestion des urgences et des imprévus Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Modalités d'accueil Cette compétence est indispensable
• Normes rédactionnelles Cette compétence est indispensable
• Organiser l'accueil des visiteurs Cette compétence est indispensable
• Participer à l'organisation d'évènements internes Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Préparer et suivre les dossiers de facturation Cette compétence est indispensable
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Utiliser les outils numériques
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Agences immobilières

Employeur

COMPAGNIE FONCIERE DE TRANSACTION ET DE

1 ou 2 salariés

Notre société est une compagnie foncière spécialisée en transaction et gestion immobilière, dédiée à l?acquisition, la valorisation et la gestion du patrimoine immobilier du groupe.