Assistant technique et administratif F/M – Yverdon-les-Bains

CLAUGER; La Vôge-les-Bains; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

Clauger recherche un/e assistant/e administratif/ve pour soutenir les services achats, logistique et admin dans un environnement industriel. Vous assurez la gestion des devis, des bons de travail, de la facturation et du suivi des contrats de maintenance.

Le poste exige une bonne organisation, autonomie, réactivité et une aisance téléphonique pour échanger avec fournisseurs et clients. Maîtrise d'Excel et capacité à prioriser face aux dépannages et urgences clients souhaitées.

Qualifications

• Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Autonomie et réactivité dans le travail quotidien.
• Capacité à prioriser lors dépannages et urgences clients.
• Aisance avec les sujets techniques ou volonté de les comprendre.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment Excel.
• Aisance téléphonique et relationnelle avec fournisseurs et clients.
• Recherche d’informations et initiative sans instruction.
• Rigueur dans le suivi des commandes, devis et facturation.

Responsibilities

• Chiffrage des devis Service et transmission des bons de travail.
• Création, ouverture, transmission et clôture des bons de travail.
• Préparation administrative des interventions des techniciens.
• Préparation des interventions et suivi des bons d’intervention.
• Suivi des impayés et première relance téléphonique.
• Suivi des devis en attente et relance des clients.
• Gestion administrative des contrats de maintenance.
• Gestion et suivi des demandes urgentes avec le Responsable Service.
• Contrôle des équipements et du matériel.
• Suivi administratif des fluides frigorigènes et de l’outillage.

Skills

Bonne organisation

Autonomie

Réactivité

Priorisation

Aisance téléphonique

Relation client

Tools

Excel

Job description

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Missions

Gestion Service / Administration des interventions

• Chiffrage des devis Service : négoce de pièces, petites interventions et petits travaux ;
• Création, ouverture, transmission et clôture des bons de travail ;
• Préparation administrative des interventions des techniciens ;
• Préparation des interventions
• Suivi des bons d’intervention et récupération des éléments nécessaires à la facturation ;
• Facturation des interventions.
• Suivi et relance efficace des impayées (il faut que la personne soit capable de faire la première relance par téléphone pour en parler avec le client)
• Suivi des devis en attente et relance des clients lorsque nécessaire ;
• Participation au suivi administratif des contrats de maintenance ;
• Gestion et suivi des demandes urgentes des clients en lien avec le Responsable Service.
• Gestion des contrôles des équipements réglementaires (échafaudage, palan …)
• Suivi et contrôle de l’outillage frigoriste
• Suivi administratif des fluides frigorigènes

Achats / Fournisseurs / Logistique

• Consultation des fournisseurs et recherche de solutions adaptées au besoin ;
• Capacité à comprendre un besoin technique suffisamment précisément pour consulter le bon fournisseur et demander le bon matériel ;
• Établissement et suivi des commandes fournisseurs ;
• Suivi des accusés de réception de commande et des délais ;
• Suivi des expéditions jusqu'à la réception à La Réunion ;
• Capacité à identifier une livraison critique et à intervenir auprès des fournisseurs, transitaires ou transporteurs pour accélérer une expédition en cas d’urgence ;
• Contrôle des réceptions et traitement des éventuels écarts de livraison ;

Gestion du stock et de l’atelier

• Gestion de l'approvisionnement des pièces nécessaire aux contrats de maintenance
• Gestion du stock de pièces détachées, consommables, outillage et EPI ;
• Suivi des entrées et sorties de stock ;
• Anticipation des besoins et déclenchement des réapprovisionnements ;
• Participation aux inventaires ;
• Organisation et pilotage du rangement de l’atelier et des zones de stockage ;
• Suivi de l’outillage affecté aux techniciens et à l’agence.

Gestion administrative et moyens généraux de l’agence

• Gestion de la flotte de véhicules : entretien, contrôles, réparations, assurances et suivi administratif ;
• Suivi des différents prestataires de l’agence ;
• • Gestion de l’entreprise de nettoyage ;
  • Gestion des contrôles et de la maintenance liés à la sécurité incendie ;
  • Suivi des petites opérations de maintenance du bâtiment et des équipements de l’agence ;
• Gestion des fournitures et besoins courants de l’agence.

Le poste nécessitera beaucoup d’interactions le Responsable Service, le chargé d’affaire, les fournisseurs, les transporteurs et les clients.

Profil recherché

Je ne recherche donc pas uniquement un profil d’assistanat administratif classique. La personne devra avoir :

• une bonne organisation et être capable de gérer plusieurs sujets simultanément ;
• beaucoup d’autonomie et de réactivité ;
• une bonne capacité à prioriser, notamment lors des dépannages et urgences clients ;
• une certaine aisance avec les sujets techniques ou, a minima, une réelle capacité et envie de les comprendre ;
• une bonne maîtrise des outils informatiques et notamment Excel ;
• une aisance téléphonique et relationnelle avec les clients et fournisseurs ;
• une capacité à rechercher une information et à prendre des initiatives sans attendre systématiquement une instruction ;
• de la rigueur dans le suivi des commandes, des devis, des bons de travail et de la facturation.

Une expérience dans un environnement industriel, technique, maintenance, SAV ou pièces détachées serait clairement un plus.