Assistant Secrétaire Polyvalent – Coordination & Administration

EMA; Bordeaux; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

EMA recherche un/une référent(e) secrétariat pour le DMD à Bordeaux, en Nouvelle-Aquitaine. Vous animez le secrétariat, assurez le suivi des calendriers du DMD et de l’adjoint, et assurez le contact privilégié avec partenaires institutionnels civils et militaires du département.

Vous gérez le courrier, accueillez les interlocuteurs, rédigez des correspondances et notes, et contribuez à la gestion administrative des réservistes ainsi qu’à la logistique des manifestations et des cérémonies.

Responsibilities

• Animer le Secrétariat du DMD et suivre les calendriers DMD/DMD adjoint
• Être le correspondant principal et privilégié des partenaires institutionnels civils et des organismes militaires du département
• Gérer le courrier non protégé et le courrier classifié arrivée/départ
• Recevoir, accueillir et orienter les interlocuteurs de la DMD
• Rédiger des correspondances, des notes diverses et exceptionnellement des compte-rendu de réunion
• Réaliser la gestion administrative des réservistes citoyens et la gestion administrative et comptable des réservistes opérationnels de la DMD
• Participer à la gestion des budgets de la DMD
• Réaliser les demandes liées au fonctionnement courant ainsi qu'aux missions opérationnelles de la DMD
• Assurer le suivi du matériel commun et SIC de la DMD, ainsi que des ISC et ACSSI de la DMD
• Participer aux travaux liées aux fonctions de CSSI, OSAU et sécurité de l'emprise
• Participer à la logistique des manifestations internes, accueils, réunions, audits et visites extérieures
• Mettre à jour les annuaires utiles à la DMD
• Contrôler les entrées des visiteurs, avec ou sans véhicule au sein de la DMD
• Participer à la préparation et à l'organisation des cérémonies
• Relever dans la presse (régionale et locale) les articles d'intérêt pour les armées
• Participation à l'organisation générale du rallye citoyen de la DMD
• Participer exceptionnellement à une astreinte de présence
• Conduire exceptionnellement le DMD ou le DMD adjoint

Job description

EMA recherche un/une référent(e) secrétariat pour le DMD à Bordeaux, en Nouvelle-Aquitaine. Vous animez le secrétariat, assurez le suivi des calendriers du DMD et de l’adjoint, et assurez le contact privilégié avec partenaires institutionnels civils et militaires du département.

Vous gérez le courrier, accueillez les interlocuteurs, rédigez des correspondances et notes, et contribuez à la gestion administrative des réservistes ainsi qu’à la logistique des manifestations et des cérémonies.