Assistant Administratif et Coordination – Défense

EMA; Metz; On-site; EUR 20,000 - 28,000; Full time

Job summary

EMA recherche un(e) agent administratif(ve) pour accueillir et informer les visiteurs, orienter les personnes et réceptionner les appels téléphoniques, afin de garantir un accueil efficace et conforme.

Vous assurerez le suivi documentaire, y compris les documents classifiés, la gestion du courrier, la rédaction de notes et lettres, le suivi du budget DMD, les commandes et achats, les fournitures de bureau, la mise à jour des annuaires et du JMO, et l'utilisation des applications et messageries

Responsibilities

• Accueillir, informer, orienter les visiteurs.
• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques.
• Suivre le personnel d'active (permissions, missions) et les réservistes opérationnels affectés à la DMD (dossiers, convocations, états de services).
• Suivre et mettre à jour la documentation, y compris la documentation classifiée.
• Gérer le courrier arrivée et départ.
• Préparer et mettre en forme les correspondances (notes, lettres...).
• Suivi du budget de la DMD, commande et achat de matériels divers.
• Gérer les fournitures de bureau.
• Gérer les fournitures de bureau de la DMD.
• Traiter les demandes relatives aux réservistes citoyens.
• Mettre régulièrement à jour le JMO de la DMD et les annuaires.
• Connaître les documents de référence de la DMD.
• Utiliser les moyens de messagerie spécifiques à la Défense.
• Utiliser les applications.

Job description

EMA recherche un(e) agent administratif(ve) pour accueillir et informer les visiteurs, orienter les personnes et réceptionner les appels téléphoniques, afin de garantir un accueil efficace et conforme.

Vous assurerez le suivi documentaire, y compris les documents classifiés, la gestion du courrier, la rédaction de notes et lettres, le suivi du budget DMD, les commandes et achats, les fournitures de bureau, la mise à jour des annuaires et du JMO, et l'utilisation des applications et messageries