Assistant(se) du Secrétaire Général, Préfecture

Préfecture du Gers; Auch; Vor Ort; EUR 24.000 - 32.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Préfecture du Gers recherche un agent administratif pour assister le secrétaire général. Vous assurerez l’organisation matérielle de ses missions, l’accueil téléphonique et physique et le suivi des frais liés aux réceptions et aux déplacements.

Vous contribueriez à la préparation de dossiers, à l’organisation de réunions et à la gestion des invitations et du classement des dossiers. Horaires variables et nécessité de discrétion.

Qualifikationen

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (niveau maîtrise)
• Connaissance de l’environnement des services de la préfecture et des organisations territoriales
• Savoir s’organiser et travailler en équipe
• Savoir rédiger et assurer l’accueil diplomatique et téléphonique

Aufgaben

• Gestion du programme du secrétaire général (agendas, audiences, déplacements, missions)
• Accueil téléphonique et physique (filtrage)
• Suivi des frais de réception et de mission
• Gestion des vœux de fin d’année
• Assistance dans les dossiers et organisation de réunions
• Gestion des invitations et du secrétariat
• Classement des dossiers du secrétaire général
• Suppléance du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet

Kenntnisse

Organisation

Savoir être

Travail en équipe

Rédaction

Accueil et relationnel

Expression orale

Adaptabilité

Relations humaines

Tools

Agenda électronique

Bureautique

Tableur

Traitement de texte

Base de données

Publipostage

Jobbeschreibung

Préfecture du Gers recherche un agent administratif pour assister le secrétaire général. Vous assurerez l’organisation matérielle de ses missions, l’accueil téléphonique et physique et le suivi des frais liés aux réceptions et aux déplacements.

Vous contribueriez à la préparation de dossiers, à l’organisation de réunions et à la gestion des invitations et du classement des dossiers. Horaires variables et nécessité de discrétion.