Assistant Scolarité - Planification F/H

EPITA, Grande École d'ingénieurs spécialisée dans les technologies avancées; Le Kremlin-Bicêtre; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

EPITA, grande école d'ingénieurs spécialisée dans les technologies numériques avancées, recherche un Assistant(e) de Scolarité – Planification rattaché à la Direction des Programmes Internationaux. Vous assurez l’organisation logistique des enseignements, planifiez les cours, réservez les salles et suivez les heures jusqu’à la facturation.

Vous êtes l’interlocuteur privilégié des enseignants et intervenants, gérez les disponibilités, les emplois du temps et les besoins matériels, et accompagnez

Qualifications

• Anglais courant (C1 minimum) pour échanges professionnels.
• Maîtrise du Pack Office (Forms, Excel, Teams, Word, PowerPoint).
• Connaissance des environnements d’enseignement supérieur web/numérique est un plus.

Responsibilities

• Planifier les enseignements et réserver les salles.
• Mettre à jour les emplois du temps des programmes BSc et MSc (Fall et Spring).
• Gérer les modifications, absences et remplacements, informer étudiants et intervenants.
• Tenir à jour l’outil de planification et le suivi des heures réalisées.

Skills

Anglais (C1)

Pack Office

Google Forms

Excel

Teams

PowerPoint

Moodle

Tools

Moodle

Job description

Description de l'entreprise

EPITA, grande école d'ingénieurs de référence des technologies numériques avancées. Fondée en 1984, l'EPITA est une grande école d'ingénieurs spécialisée dans les technologies numériques avancées. Elle forme les ingénieurs et les experts capables de concevoir les technologies les plus avancées, créer les innovations de demain et d'agir là où elles transforment le monde réel pour le meilleur et au profit du plus grand nombre : de la santé à l'industrie, de l'environnement à l'aéronautique et spatial, des loisirs aux médias, de la défense à la tech. À l'EPITA, nos étudiantes et étudiants développent leur expertise au sein d'un environnement unique et foisonnant d’opportunités au quotidien : un collectif qui stimule, challenge et fait grandir, une pédagogie fondée sur la réalisation, des chercheurs de premier plan, des entrepreneurs et des entreprises parmi les plus innovantes. Présente sur sept campus en France et forte de plus de 11 000 diplômés, l'EPITA prépare ses étudiants à exercer leur talent dans tous les secteurs d'activité et partout dans le monde. Depuis 2021, cet engagement s'inscrit dans son statut de société à mission.

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction des Programmes Internationaux et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de la Scolarité, vous occuperez le poste d’Assistant(e) de Scolarité – Planification.

Vous serez l’interlocuteur privilégié des enseignants et intervenants pour l’ensemble des sujets liés à l’organisation et à la logistique des enseignements. Vous veillerez au bon déroulement des cours en assurant leur planification, la réservation des salles, la mise à disposition du matériel nécessaire ainsi que le suivi des heures réalisées jusqu’à leur facturation.

Vos Missions seront les suivantes

• Planification des enseignements
• Collecter les disponibilités des professeurs et intervenants sourcés par le Pôle Académique du service des Programmes Internationaux, et hiérarchiser les contraintes.
• Construire, publier et mettre à jour les emplois du temps des deux rentrées (Fall et Spring) pour l'ensemble des programmes (BSc, MSc).
• Gérer les modifications, absences et remplacements, et informer étudiants et intervenants en temps réel.
• Tenir l'outil de planification à jour.
• Salles et moyens
• Être le seul gestionnaire des réservations de salles dans l'outil : cours, mais aussi examens et soutenances à la demande des assistantes administratifves et pédagogiques, événements RE et Welcome Week.
• Identifier les besoins logistiques et techniques des enseignants, mettre le matériel à disposition et suivre les incidents avec les services concernés.
• Onboarding et accompagnement des enseignants
• Accueillir chaque nouvel intervenant : accès, système de contrôle des présences, Moodle et outils pédagogiques, calendrier.
• Être leur interlocuteur privilégié pour toute question logistique.
• Relancer les enseignants en appui du reste de la scolarité en cas de blocage.
• Suivi des heures et budget
• Suivre les heures réalisées par intervenant.
• Suivre les éléments de paiement, les devis et les factures (intervenants, matériel, prestations), en lien avec le service comptable.
• Suivre le budget de fonctionnement pédagogique, en lien avec le pôle académique.
• Missions annexes et ponctuelles
• Appui logistique aux événements portés par le service d'accueil des étudiants internationaux (Welcome Services).
• Appui à l’équipe Scolarité des Programmes Internationaux.

Profil recherché

Compétences requises

• Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, word, powerpoint,...)
• Connaissance de l'environnement des établissements d’enseignement supérieur
• Excellent niveau d’anglais (niveau C1 minimum), vous permettant d’échanger avec aisance à l’oral comme à l’écrit dans un contexte professionnel.

Qualités

• Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs
• Sens de l'organisation,
• Travail en équipe,
• Prise d'initiative

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.