Assistant polyvalent H/F

Idsearch; Paris; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Idsearch recrute un(e) assistant(e) de direction en Île-de-France. Vous assurez un appui administratif et logistique transversal pour deux services, en collaboration avec les chefs de service, afin de garantir la continuité des activités et le bon fonctionnement quotidien.

Vous gérez l'accueil téléphonique, le courrier et les sollicitations, organisez les déplacements et les agendas, préparez les dossiers et les supports de communications conformes à la charte graphique.

Qualifications

• Titulaire d’un Bac+2 en assistanat de direction, gestion ou administration.
• Première expérience en assistant(e) d’équipe ou administratif(ve) souhaitée.
• Autonomie, organisation et sens du relationnel.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et orientation des appels (9h-18h).
• Gestion du courrier et rédaction de réponses administratives.
• Organisation des agendas et déplacements des chefs de service.
• Suivi administratif et préparation des dossiers pour rendez-vous et réunions.

Skills

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Rigueur organisationnelle

Education

Bac+2 en assistanat de direction/administration

Tools

Suite Office

Gestion d'agenda

Job description

Missions principales :

Vous assurerez un appui administratif et logistique transversal pour deux services distincts. Vous travaillerez en directe collaboration avec les deux chefs de service afin de faciliter la coordination interne et de garantir la continuité des activités.

1. Gestion de l'accueil et relationnel

• Accueil téléphonique : Gestion du standard et orientation des appels de 9h à 18h.
• Gestion du courrier et des sollicitations : Traitement des e-mails, tri du courrier, rédaction de réponses administratives.
• Relations partenaires : Interface privilégiée avec les acteurs externes (ministères, institutions, partenaires sociaux).

2. Secrétariat de direction et soutien aux responsables

• Gestion d'agendas : Optimisation et tenue des agendas mouvants des deux chefs de service.
• Organisation des déplacements : Réservation des billets, hébergements et préparation de la logistique liée aux missions.
• Suivi administratif : Maintien à jour et suivi rigoureux du fichier des mandataires et des démarches associées ; constitution, rassemblement et organisation préalable des dossiers complexes nécessaires aux rendez‑vous, réunions et déplacements des deux chefs de service.

3. Organisation d'événements et logistique de réunion

• Préparation des réunions : Envoi des convocations/invitations, logistique des salles, réservation des petits‑déjeuners.
• Support technique : Vérification du bon fonctionnement du matériel avant les instances.

4. Communication et production de documents

• Conception visuelle : Préparation et mise en forme de présentations numériques attractives.
• Garantie de la charte : Application stricte de la charte graphique et rédactionnelle pour l'ensemble des échanges imprimés et numériques.

Profil recherché

Titulaire d’un Bac+2 en assistanat de direction, gestion ou administration, vous justifiez idéalement d’une première expérience en tant qu’assistant(e) d’équipe ou assistant(e) administratif(ve), acquise dans un environnement similaire, de préférence dans les domaines législatifs, sociaux ou institutionnels. Vous êtes une personne autonome, organisée et rigoureuse, dotée d’un excellent sens du relationnel, ce qui vous permet d’interagir avec les clients et les équipes techniques de manière fluide. Vous aimez travailler en équipe dans un environnement dynamique et convivial, où votre implication contribue à la qualité du service proposé.