Assistant polyvalent F/H

UNITEX AuRA; Lyon; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

UNITEX AuRA recherche une assistante polyvalente en CDD pour assurer la continuité des activités administratives et le support opérationnel des équipes à Lyon. Vous suivrez les adhérents, gérerez le courrier et la base de données, et participerez à l’organisation des réunions et événements.

Vous maîtrisez Word/Excel/PowerPoint/Outlook, les outils collaboratifs et idéalement le CRM Eudonet. Expérience en assistanat et sens du service seront appréciés.

Qualifications

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonne maîtrise des outils collaboratifs (SharePoint, Teams).
• Expérience CRM type Eudonet souhaitée.
• Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochables.

Responsabilités

• Assurer la continuité du fonctionnement administratif de la structure.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des adhérents et partenaires.
• Rédiger des courriers, notes et documents administratifs.
• Mettre à jour les plannings et les bases de données.
• Participer à l'organisation de réunions, événements et déplacements.
• Participer à la dématérialisation et à la numérisation des documents.

Connaissances

Maîtrise Word

Maîtrise Excel

Maîtrise PowerPoint

Maîtrise Outlook

Outils collaboratifs

Eudonet CRM

Formation

BTS Gestion PME / Gestion des Organisations

Licence pro gestion/administration

Outils

Eudonet CRM

SharePoint

Teams

Description du poste

L'entreprise

Qui sommes-nous ?

L'organisation professionnelle UNITEX rassemble les entreprises de la filière textile en AuRA et leur propose différents services : Relations sociales et juridiques, Economie Réglementaire et Fiscalité, Formation Emploi, Promotion de la filière. L'équipe opérationnelle située à Lyon accompagne chaque année plusieurs centaines de TPE, PME et ETI. Un Conseil d’Administration composé de dirigeant(e)s d’entreprises représente les activités et les marchés de la filière en AuRA.

Description Du Poste

Dans le cadre d'un remplacement, Unitex AuRA recrute un ou une assistante polyvalente en CDD (possiblement évolutif).

Votre mission sera d'assurer la continuité de fonctionnement de la structure, garantir la qualité du suivi administratif des adhérents et apporter un soutien opérationnel aux équipes dans l'ensemble des activités administratives, événementielles et organisationnelles.

Missions et activités

• Accueil, assistance administrative et vie de la structure
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, adhérents et partenaires
• Assurer le traitement du courrier postal entrant et sortant et la gestion des boîtes mails génériques
• Rédiger des courriers, notes, comptes-rendus et documents administratifs
• Mettre à jour les plannings et outils de suivi de la structure
• Gestion des adhérents et des bases de données
• Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux adhérents
• Assurer le rôle de référent opérationnel sur l'outil CRM (Eudonet)
• Assurer l'administration des enquêtes auprès des adhérents
• Gestion documentaire et archivage
• Participer à la dématérialisation et à la numérisation des documents, organiser le classement physique et numérique des dossiers.
• Organisation de réunions, événements et déplacements
• Préparer les réunions internes et externes : réservation des salles, création des formulaires d'inscription
• Participer à l'organisation de l'Assemblée Générale et des principaux événements de la structure en assurant la logistique : accueil des participants, signalétique, badges, restauration, suivi administratif
• Coordonner les prestataires liés aux réunions, événements et déplacements
• Communication et support aux projets
• Réaliser et diffuser des communications simples, contribuer à la réalisation de bilans, tableaux de bord et indicateurs d’activité
• Gestion des moyens généraux
• Contribuer à assurer l'autonomie matérielle de l'équipe : assurer le suivi des fournitures, la relation administrative avec les fournisseurs, le suivi des contrats de service et des interventions de maintenance
• Amélioration continue et développement des outils
• Participer à l'optimisation des processus administratifs
• Développer les usages collaboratifs et contribuer à l'évolution des outils de partage documentaire
• Assurer une veille sur les actualités des adhérents
• Repérer les financements émergents et les opportunités de développement
• Participer aux démarches RSE, handicap et cybersécurité en tant que relais interne

Profil recherché

Savoir-faire

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bonne maîtrise des outils collaboratifs (SharePoint, Teams ou équivalent)
• Expérience souhaitée sur un CRM type Eudonet
• Capacités rédactionnelles solides, orthographe et grammaire irréprochables

Savoir-être

• Sens du service et de l'accueil
• Rigueur et sens de l'organisation
• Confidentialité
• Capacité à gérer les priorités
• Esprit d'équipe
• Force de proposition

Profil recherché

• Formation Bac+2 à Bac+3 : BTS Gestion PME, BTS Gestion des Organisations, Licence professionnelle gestion, management ou administration des organisations
• Première expérience significative dans l'assistanat administratif, la gestion de structure ou l'assistanat polyvalent appréciée