Assistant ou Assistante de la Direction immobilière H/F

Sciences Po; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Sciences Po recherche un Assistant ou Assistante de la Direction immobilière pour assurer le soutien quotidien du directeur et de l’équipe. Vous gérerez l’agenda, les réunions et le suivi administratif et financier.

Vous contribuerez à la qualité des procédures internes et à la bonne organisation des déplacements et dossiers techniques des sites, avec une forte orientation service et confidentialité.

Qualifications

• Rigueur et sens de l’organisation requis.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Grande aisance avec les outils numériques et les documents.
• Idéalement notions comptables de base.
• Connaissance du fonctionnement d’une direction immobilière serait un plus.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du directeur et de la directrice adjointe.
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions.
• Soutien logistique et administratif de la direction (accès, fournitures, archivage, informatique, téléphone).
• Organiser la logistique de l’équipe et les déplacements régionaux.
• Veiller à la relecture et à la mise en forme des documents (courriers, rapports, comptes rendus).
• Suivre les commandes et le traitement des factures avec le service comptable.
• Maintenir le référentiel immobilier PLANON et gérer les droits d’accès.

Skills

Rigueur

Organisation

Discrétion

Sens du service

Esprit d’initiative

Maîtrise outils numériques

Polyvalence

Tools

PLANON

Job description

Assistant ou Assistante de la Direction immobilière H/F

Intitulé du poste

Assistant ou Assistante de la Direction immobilière H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Présentation de l'entité

Sciences Po est une université de recherche internationale, parmi les plus renommées en sciences humaines. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1 100 salariés de droit privé et près de 15 000 étudiants, dont la moitié d'étudiants internationaux, répartis sur 7 campus (Paris, Le Havre, Poitiers, Menton, Reims, Dijon, Nancy).
La Direction de l'Immobilier propose et met en œuvre la stratégie immobilière. Elle pilote les grands projets immobiliers, lance et suit les campagnes de travaux (rénovation, transformation, optimisation de la performance énergétique), assure la maintenance des bâtiments, gère les conventions d'occupation, propose une allocation optimisée des espaces et accompagne les occupants en étroite collaboration avec la Direction des services et moyens généraux.
La Direction de l'Immobilier est organisée en trois services : Maintenance et Performance Energétique, Asset et Space management, Programmation et Maîtrise d'Ouvrage.

Description de la mission

FONCTIONS

Rattaché(e) au directeur de l’immobilier, vous contribuez à l’activité de la direction, à l’animation de l’équipe, et assistez le directeur dans son organisation quotidienne.

Vous serez un soutien dans le suivi opérationnel et administratif de la direction de l’immobilier, et interviendrez notamment en appui de la chargée de gestion financière pour le suivi des dépenses.

MISSIONS

Assister le directeur et son adjointe

• G gérer l’agenda du directeur et de la directrice adjointe
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions en lien avec les autres assistant(e)s de direction

Garantir le bon fonctionnement quotidien de la direction

• Assurer le soutien logistique de l’activité de la direction (accès aux locaux, fournitures, archivage, équipement informatique et téléphonique, interface avec les fonctions support…)
• Organiser la logistique de l’équipe: salles de réunion, documents préparatoires, prestations accessoires (traiteur…)
• Garantir la qualité des documents (relecture et mise en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, communication chantier, etc.)
• Assister l’équipe dans l’organisation des déplacements en région
• Superviser l’accueil et préparer la bonne intégration des nouveaux collaborateurs
• Assurer l’accueil des visiteurs, la réception et le suivi des courriers
• Organiser et suivre la signature des parapheurs

Participer à la gestion financière de la direction

• Saisir les demandes d’achat dans l’outil budgétaire et comptable
• Tenir à jour le tableau de suivi des commandes d’achat
• Vérifier auprès des demandeurs la réalisation des prestations, centraliser les justificatifs et clôturer les commandes d’achat dans l’outil comptable
• Suivre le traitement des factures, en relation avec le service comptable

Administrer les outils numériques de la direction

• Tenir à jour le référentiel immobilier (logiciel PLANON) et en gérer les droits d’accès
• En appui de la cheffe de projet data management, centraliser la mise à jour des plans des bâtiments, gérer les interfaces avec les prestataires (géomètre, dessinateur…)
• Veiller au respect de l’organisation des dossiers partagés sur le réseau informatique
• Alimenter des outils de suivi et des tableaux de bords sur demande
• Tenir à jour la documentation technique des sites

Contribuer à la démarche qualité de la direction

• Contribuer à la rédaction de procédures internes et à l’élaboration de modèles de documents
• Mettre en forme et assurer la diffusion des procédures auprès des équipes concernées

Contribuer aux événements de l’équipe et à la communication de la DI

• Organiser et préparer la logistique des temps forts de l’équipe (formations, séminaires, visites, événements festifs…)
• Administrer et modérer les boites mail génériques

• Assurer la mission de correspondant(e) intranet (actualisation des données)

• Participer à la diffusion des communications de chantier

Dynamique et enthousiaste

Rigueur et sens de l’organisation

Discrétion et sens de la confidentialité

Sens du service, esprit d’initiative, polyvalence et réactivité

Grande aisance avec les outils numériques

Idéalement notions comptables de base

Idéalement connaissance du fonctionnement d’une direction dans les métiers de l’immobilier.

Entretiens prévus avec

• Le RRH de la direction de l'Immobilier ;
• La direction de l'Immobilier.

Entité de rattachement

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label «Égalité professionnelle» (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).