Assistant ou Assistante de la Direction immobilière H/F

Sciences Po; Paris; In loco; EUR 32.000 - 42.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Sciences Po recrute un(e) Assistant(e) de la Direction immobilière à Paris. Vous assisterez le directeur et la directrice adjointe, gèrerez l’agenda et préparerez les réunions en coordination avec les autres assistants.

Vous assurerez le soutien logistique et administratif, suivrez les dépenses avec le service comptable, et contribuerez à la gestion des outils numériques (PLANON).

Ce poste exige rigueur, discrétion et sens du service, avec une orientation projets et polyvalence.

Competenze

• Rigueur et sens de l’organisation exigés.
• Discrétion et confidentialité impératives.
• Sens du service, esprit d’initiative et polyvalence.
• Bonne maîtrise des outils numériques.
• Idéalement notions comptables de base.

Mansioni

• Gérer l’agenda du directeur et de la directrice adjointe.
• Organiser la logistique des réunions et des déplacements.
• Assurer le soutien logistique et la gestion des documents administratifs.
• Tenir à jour les procédures et documents administratifs.
• Administrer et modérer les boites mail génériques.
• Préparer les dossiers pour les visites et événements.

Conoscenze

Organisation

Rigueur

Confidentialité

Polyvalence

Numérique

Strumenti

PLANON

Descrizione del lavoro

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Assistant ou Assistante de la Direction immobilière H/F

Description du poste

Emploi repère

Intitulé du poste

Assistant ou Assistante de la Direction immobilière H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Présentation de l'entité

Sciences Po est une université de recherche internationale, parmi les plus renommées en sciences humaines. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1 100 salariés de droit privé et près de 15 000 étudiants, dont la moitié d'étudiants internationaux, répartis sur 7 campus (Paris, Le Havre, Poitiers, Menton, Reims, Dijon, Nancy).

La Direction de l'Immobilier propose et met en œuvre la stratégie immobilière. Elle pilote les grands projets immobiliers, lance et suit les campagnes de travaux (rénovation, transformation, optimisation de la performance énergétique), assure la maintenance des bâtiments, gère les conventions d'occupation, propose une allocation optimisée des espaces et accompagne les occupants en étroite collaboration avec la Direction des services et moyens généraux.

La Direction de l'Immobilier est organisée en trois services : Maintenance et Performance Energétique, Asset et Space management, Programmation et Maîtrise d'Ouvrage.

Description de la mission

FONCTIONS
Rattaché(e) au directeur de l’immobilier, vous contribuez à l’activité de la direction, à l’animation de l’équipe, et assistez le directeur dans son organisation quotidienne.

Vous serez un soutien dans le suivi opérationnel et administratif de la direction de l’immobilier, et interviendrez notamment en appui de la chargée de gestion financière pour le suivi des dépenses.

MISSIONS

Assister le directeur et son adjointe

• Gérer l’agenda du directeur et de la directrice adjointe
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions en lien avec les autres assistant(e)s de direction

Garantir le bon fonctionnement quotidien de la direction

• Assurer le soutien logistique de l’activité de la direction (accès aux locaux, fournitures, archivage, équipement informatique et téléphonique, interface avec les fonctions support…)
• Organiser la logistique de l’équipe: salles de réunion, documents préparatoires, prestations accessoires (traiteur…)
• Garantir la qualité des documents (relecture et mise en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, communication chantier, etc.)
• Assister l’équipe dans l’organisation des déplacements en région
• Superviser l’accueil et préparer la bonne intégration des nouveaux collaborateurs
• Assurer l’accueil des visiteurs, la réception et le suivi des courriers
• Organiser et suivre la signature des parapheurs

Participer à la gestion financière de la direction

• Saisir les demandes d’achat dans l’outil budgétaire et comptable
• Tenir à jour le tableau de suivi des commandes d’achat
• Vérifier auprès des demandeurs la réalisation des prestations, centraliser les justificatifs et clôturer les commandes d’achat dans l’outil comptable
• Suivre le traitement des factures, en relation avec le service comptable

Administrer les outils numériques de la direction

• Tenir à jour le référentiel immobilier (logiciel PLANON) et en gérer les droits d’accès
• En appui de la cheffe de projet data management, centraliser la mise à jour des plans des bâtiments, gérer les interfaces avec les prestataires (géomètre, dessinateur,..)
• Veiller au respect de l’organisation des dossiers partagés sur le réseau informatique
• Alimenter des outils de suivi et des tableaux de bords sur demande
• Tenir à jour la documentation technique des sites

Contribuer à la démarche qualité de la direction

• Contribuer à la rédaction de procédures internes et à l’élaboration de modèles de documents
• Mettre en forme et assurer la diffusion des procédures auprès des équipes concernées

Contribuer aux événements de l’équipe et à la communication de la DI

• Organiser et préparer la logistique des temps forts de l’équipe (formations, séminaires, visites, événements festifs…)
• Administrer et modérer les boites mail génériques
• Assurer la mission de correspondant(e) intranet (actualisation des données)
• Participer à la diffusion des communications de chantier

Dynamique et enthousiaste

Rigueur et sens de l’organisation

Discrétion et sens de la confidentialité

Sens du service, esprit d’initiative, polyvalence et réactivité

Grande aisance avec les outils numériques

Idéalement notions comptables de base

Idéalement connaissance du fonctionnement d’une direction dans les métiers de l’immobilier.

Localisation du poste

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

• Le RRH de la direction de l'Immobilier ;
• La direction de l'Immobilier.

Informations générales

Entité de rattachement

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label «Égalité professionnelle» (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).