Assistant administratif, chargé du suivi de la scolarité H/F

Sciences Po; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)

40 jours de congés payés

Prise en charge des frais de transport

Titres Restaurant

Cours de sport gratuits

Résumé du poste

Sciences Po à Paris recherche un Assistant administratif pour suivre la scolarité des Masters. Ce poste implique la gestion des programmes, l'organisation des examens, ainsi que la validation des enseignements. Idéalement, le candidat doit avoir une formation Bac + 3 et une expérience pertinente en assistanat.

La maîtrise des outils bureautiques et de l'anglais est essentielle. Les avantages incluent le télétravail, 40 jours de congés payés et des titres restaurant.

Qualifications

• Expérience significative dans le domaine de l'assistanat.
• Qualités rédactionnelles en français et en anglais.
• Capacité à optimiser des processus métiers.

Responsabilités

• Gestion de la scolarité des Masters.
• Organisation des examens et suivi des validations.
• Traitement des copies et archivage.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise avancée de l'anglais

Rigueur

Aisance relationnelle

Capacité à faire un reporting

Formation

Formation Bac + 3

Outils

Banner

Word

Excel

Description du poste

Description du poste

Assistant administratif, chargé du suivi de la scolarité H/F

Type de contrat

Durée déterminée

Présentation de l'entité

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s’appuie sur des femmes et des hommes de talent.

La Direction de la formation initiale (DFI) met en œuvre le projet pédagogique de Sciences Po dans ses différentes entités (Collège universitaire, Écoles). Elle garantit la cohérence stratégique et le bon fonctionnement des programmes, de l’admission des étudiants jusqu’à leur insertion professionnelle, et soutient l’innovation pédagogique. Elle anime et coordonne l’ensemble des acteurs de la formation afin de faire vivre une ambition d’excellence collective.

Au sein de la DFI, l’Institut des compétences et de l’innovation (ICI) porte la stratégie de Sciences Po en matière d’innovation pédagogique et numérique, en particulier sur les usages des IA génératives dans la formation. À la croisée des grands enjeux contemporains (technologiques, scientifiques, éthiques, environnementaux…), il définit et met en œuvre une ambition pédagogique centrée sur l’innovation, visant à accompagner les transformations de l’enseignement supérieur et favoriser la réussite des étudiants dans un environnement en perpétuelle mutation.

L'ICI assure le pilotage et la coordination de dispositifs pédagogiques clés et transversaux, dans le but de renforcer la cohérence et la qualité des formations de Sciences Po. Il encadre des compétences clés pour l’évolution de la pratique et du professionnalisme des acteurs.

Description de la mission

Sous l'autorité de la responsable du pôle études, et en étroite collaboration avec les écoles et services de Sciences Po, vous assurerez notamment les missions suivantes :

• Gestion de la scolarité de la Formation académique commune des Masters
  • Suivi du programme (via le logiciel Banner)
  • Création, paramétrage et mise à jour de données concernant les enseignements (profils enseignants, cours, tutorats) et la scolarité des étudiants, conformément aux évolutions du catalogue de cours “FAC” à mettre en œuvre pour la rentrée 2026.
  • Préparation de la rentrée et suivi des enseignements du semestre, en collaboration avec les enseignants et teaching assistants
  • Création et mise à jour des dossiers administratifs ;
  • Diffusion d’informations (emails, documents) sur le cadre de la scolarité, via une boîte mail dédiée
  • Accompagnement des professeurs dans la mise en application des changements concernant les modalités d’évaluation pour la rentrée 2026
  • Élaboration des appels à candidature pour le recrutement des teaching assistants
  • Édition des lettres d’engagement
  • Conception des grilles horaires d’enseignement adaptées au catalogue de cours révisé
  • Traitement et mise en forme des documents de présentation des cours
  • Réservations d’amphithéâtres (cours et tutorats)
  • Suivi des e-cours, captés au format vidéo.
• Organisation des examens de mi‑semestre, de fin de semestre et des sessions de rattrapage
  • Diffusion d’informations aux enseignants et des convocations aux étudiants
  • Élaboration des enveloppes d’examen et documents précisant les consignes
  • Traitement des copies et des bordereaux de correction
  • Classement et archivage des copies.
• Suivi de la validation des enseignements
  • Saisie des notes des étudiants
  • Vérification et mise à jour des données dans Banner.
• Suivi statistique des activités d’enseignement et de la scolarité des étudiants en vue de la préparation des jurys, du bilan de fin d’année et du comité scientifique.
• Suivi des activités d’enseignement et projets du pôle études
  • Participation au projet d’optimisation des processus de saisies et de publipostage
  • Classement, traitement des courriers, documents et données via les tableaux de suivi
  • Préparation et mise à jour de documents
  • Organisation de réunions et élaboration de compte rendus
  • Gestion de la prise de rendez‑vous et accueil physique / téléphonique des étudiants et enseignants lors des permanences.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des projets développés.

Qualifications

• Formation Bac + 3 et expérience(s) significative(s) dans le domaine de l’assistanat, idéalement dans une activité similaire
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries électroniques, navigation Internet, outils de visioconférence) et du logiciel de gestion de la scolarité Banner
• Maîtrise avancée de l’anglais (écrit et parlé)
• Qualités rédactionnelles en français et en anglais
• Aisance relationnelle, sens du service et goût prononcé pour le travail en équipe
• Curiosité, adaptabilité, réactivité, polyvalence
• Rigueur dans l’accomplissement des tâches
• Compétences organisationnelles, permettant d’anticiper et de gérer les priorités, dans le respect des échéances du calendrier de la scolarité
• Capacité à optimiser des processus métiers et à intégrer des innovations technologiques
• Capacité à faire un reporting
• Autonomie, esprit d’initiative
• Sens de la confidentialité et de la diplomatie
• Connaissance du projet éducatif et de recherche de Sciences Po.

Avantages

• Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 € / an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Localisation du poste

ENCOURS

Critères candidat

ENCOURS

Procédure de recrutement

ENCOURS

Entretiens prévus avec

• La responsable de pôle et la directrice de l'ICI
• La référente RH

Entité de rattachement

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d’enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label «Égalité professionnelle» (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).