Assistant administratif bilingue H/F

Sciences Po; Paris; On-site; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Job summary

Sciences Po recherche un Chargé(e) de gestion des programmes Erasmus+ pour assurer la mise en œuvre et le suivi des mobilités internationales. Vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur du Centre Europe et de la Cheffe de projet Erasmus+, en veillant au respect des règles et à la qualité de l'expérience des participants.

Vous contribuez à la gestion administrative et financière des projets financés par la Commission européenne, accompagnez les bénéficiaires tout au long de leur

Qualifications

• Diplôme de minimum niveau Bac+3 en affaires européennes, relations internationales, gestion de projets, administration publique ou domaine équivalent.
• Première expérience professionnelle dans la gestion de programmes internationaux ou de projets financés sur fonds publics.
• Une expérience du programme Erasmus+ ou des financements européens constitue un atout significatif.

Responsibilities

• Gérer et suivre les projets Erasmus+ Mobilité et Mobilité internationale de crédits.
• Vérifier les obligations contractuelles, administratives et financières liées aux financements européens.
• Contribuer au suivi des indicateurs et à l'évaluation des projets.
• Accompagner les bénéficiaires et assurer le respect des règles de gestion et de conformité.

Skills

Organisation

Excel

Bases de données

Conformité

Rigueur

Anglais C1

Autonomie

Analyse

Gestion de projets

Communication

Education

Bac+3 en affaires européennes / relations internationales / gestion de projets / administration publique

Job description

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Le programme Erasmus+ constitue l'épine dorsale de la politique européenne de coopération de Sciences Po, notamment sur l'animation de la mobilité étudiante.
Le Centre Europe met en œuvre le programme Erasmus+ et en particulier le bureau Erasmus + au sein duquel le poste est ouvert afin d'assurer la mise en œuvre administrative de la mobilité de près de 650 étudiants à ce jour. La volumétrie est croissante d'une année à l'autre.

Description de la mission

Sous la responsabilité duDirecteur du Centre Europe etde la Cheffe de projet Erasmus+, le/la Chargé(e) de gestion des programmes Erasmus+ contribue à la mise en œuvre, au suivi et au développement des dispositifs de mobilité internationale de l'institution.
À ce titre, il/elle contribue à la gestion administrative et financière des projets Erasmus+ financés par la Commission européenne, accompagne les bénéficiaires tout au long de leur mobilité et participe au pilotage opérationnel des programmes. Il/elle veille au respect des règles de gestion et de conformité applicables aux financements européens et contribue à la qualité de l'expérience offerte aux étudiants, enseignants et personnels participants.
Principales responsabilités :

• Gestion et suivi des projets Erasmus+
  • Assurer la gestion opérationnelle des projets Erasmus+ Mobilité de l'enseignement supérieur (AC 131 - Union européenne) et Mobilité internationale de crédits (AC 171) ;
  • Veiller au respect des obligations contractuelles, administratives et financières associées aux financements européens ;
  • Participer à la préparation des candidatures, rapports intermédiaires et rapports finaux destinés à l'Agence Erasmus+ ;
  • Contribuer au suivi des indicateurs de réalisation et à l'évaluation des projets ;
  • Participer à l'amélioration continue des procédures de gestion et des outils de suivi.
• Gestion financière et conformité
  • Assurer le suivi budgétaire des projets en lien avec la Cheffe de projet ;
  • Préparer et contrôler les opérations liées au versement des aides à la mobilité ;
  • Vérifier la conformité des dossiers administratifs et financiers des bénéficiaires ;
  • Réaliser les rapprochements comptables nécessaires au suivi des financements ;
  • Contribuer à la préparation des audits, contrôles et demandes de justification émanant des autorités de financement.
• Accompagnement des bénéficiaires
  • Informer et accompagner les étudiants, enseignants et personnels administratifs participant aux programmes ;
  • Assurer le suivi individuel des bénéficiaires avant, pendant et après leur mobilité ;
  • Organiser les rendez-vous de préparation et de clôture des mobilités ;
  • Répondre aux demandes d'information et assurer un suivi régulier des participants, en français comme en anglais ;
  • Garantir la qualité et la complétude des dossiers administratifs.
• Gestion des données et reporting
  • Contribuer à administrer les données relatives aux mobilités sur les plateformes de gestion européennes et institutionnelles ;
  • Assurer la fiabilité des données nécessaires au pilotage des projets et aux obligations de reporting ;
  • Contribuer à la production des tableaux de bord et des analyses permettant le suivi des activités et des financements.
• Communication et animation des programmes
  • Participer à la valorisation des opportunités de mobilité auprès des étudiants et des partenaires ;
  • Proposer des mises à jour les supports d'information et les ressources destinées aux participants ;

Formation et expérience

• Diplôme de minimum niveau Bac+3 en affaires européennes, relations internationales, gestion de projets, administration publique ou domaine équivalent ;
• Première expérience professionnelle dans la gestion de programmes internationaux, de projets financés sur fonds publics ou de dispositifs de mobilité académique ;
• Une expérience du programme Erasmus+ ou plus largement des financements européens constitue un atout significatif.

Compétences

• Solides capacités d'organisation et de gestion simultanée de plusieurs dossiers
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aisance avec les bases de données et outils de suivi
• Bonne compréhension des enjeux budgétaires et administratifs liés à la gestion de projets financés
• Capacité à interpréter et appliquer des procédures réglementaires complexes ;
• Excellente expression écrite et orale en français
• Très bonne maîtrise de l'anglais (niveau C1 minimum)
• Qualités personnelles
• Sens des responsabilités et grande rigueur
• Esprit d'initiative et autonomie
• Capacité d'analyse et de résolution de problèmes
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service
• Aptitude à évoluer dans un environnement international, multiculturel et exigeant
• Goût du travail collaboratif et de la coordination transversale

Entretiens prévus avec

La Direction des ressources humaines

La Direction des affaires internationales

Entité de rattachement

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label «Égalité professionnelle» (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).