Assistante de Gestion Administrative et Comptable (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Gueux; On-site; EUR 23,000 - 31,000; Full time

Job summary

Commune et Caisse des écoles recherche un(e) agent administratif(ve) polyvalent(e) pour assurer l’accueil, le suivi des rendez-vous et la gestion des documents. Vous serez amené(e) à rédiger, classer et archiver les courriers, ainsi qu’à assurer le suivi des inscriptions périscolaires et des services annexes.

Le poste implique la gestion des bases de données, l’accueil du public et le support aux services tels que l’État civil, l’urbanisme et les activités périscolaires.

Qualifications

• Capacités de communication orale et écrite et autonomie dans la gestion des appels et du courrier.
• Connaissance des principaux logiciels de gestion comptable et des systèmes informatiques.
• Capacité d'organisation et de suivi des tâches administratives.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et prise de rendez-vous.
• Suivi du calendrier et organisation des rendez-vous.
• Rédaction et classement des courriers et courriels.
• Suivi des fiches cantines et repas hebdomadaires.
• Suivi des inscriptions au périscolaire/extrascolaire et feuilles de présence.
• Mise à jour des bases de données Parascol et dossiers parents/élèves.
• Classement des documents administratifs (contrats, avenants).
• Accueil du service à la population et gestion des demandes (Etat civil, urbanisme, cimetière, Titres sécurisés, locations de salles).
• Communication entre familles et animateurs via Google Chats et organisation des manifestations.
• Accueil du public et enregistrement des prêts à la Médiathèque.

Skills

Communication

Organisation

Informatique

Tools

Logiciels de gestion comptable

Systèmes informatiques

Job description

Commune et Caisse des écoles

Création de poste dans le cadre d'un avancement de grade

Administration:

• Accueil téléphonique
• Suivi du calendrier et des prises de rendez-vous
• Rédaction et classement des courriers/courriels
• Suivi des fiches cantines et repas hebdomadaires
• Suivi des inscriptions au Périscolaire/extrascolaire: Feuilles de présence/Parascol
• Mise à jour des bases de données Parascol et dossiers parents/élèves
• Classement des documents administratifs (contrats, avenants, etc)
• Accueil Service à la population (remplacement de l'agent): Etat civil, urbanisme, cimetière, Titres sécurisés, locations de salles, …

Comptabilité:

• Saisie des dépenses de fonctionnement
• Saisie des recettes de fonctionnement
• Saisie du paiement des familles CDE dans Parascol
• Mise à jour des classeurs de suivi

Ressources humaines:

• Préparation de la paie (Rédaction et classement des documents)
• Classement des dossiers personnels et autres documents RH

Communication:

• Communication entre familles et animateurs via Google Chats
• Organisation des manifestations (commande, invitations, …)

Médiathèque:

• Accueil du public et enregistrement des prêts

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe

Profil recherché

• capacités de communication orale et écrite afin de gérer en autonomie les appels téléphoniques et le courrier,
• connaissance des principaux logiciels de gestion comptable et des systèmes informatiques,
• capacité d'organisation

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes