ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION

Département des Côtes d'Armor; Brélévenez; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Job summary

La MdD de Lannion recrute un adjoint administratif territorial en CDI, à temps plein, pour assurer le secrétariat et la gestion administrative de la Direction, en liaison avec l’encadrement et les services.

Vous organiserez l’agenda, préparerez les réunions, gérerez le courrier et l’accueil, et contribuerez à la mise à jour des annuaires et à des projets de communication et de suivi des contrats de territoire.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement territorial.
• Capacité à gérer les priorités et hiérarchiser.
• Maîtrise des outils bureautiques et de graphisme (Canva).
• Aisance relationnelle et sens de la communication.

Responsibilities

• Appui administratif à la direction : organiser l'agenda, plans des rendez-vous et réunions, transmettre les messages et préparer les réunions.
• Réaliser des projets d'ordre du jour, comptes rendus et relevés de décision.
• Mettre en forme des travaux bureautiques (tableaux de suivi, courriers et courriels).
• Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction et le suivi du courrier.
• Suivre les parapheurs, l'inventaire des pièces et le circuit de diffusion.
• Apporter un soutien logistique (réservations de salles, achats de café/ thé) et mettre à jour les annuaires et organigramme.
• Participer à l’accueil des nouveaux arrivants et stagiaires et au suivi des outils de pilotage.

Skills

Connaissance territoriale

Gestion des priorités

Rédaction

Organisation

Aisance relationnelle

Tools

Post-Office

Sesame

Calipso

Geco

Canva

Job description

Structure MDDT - Maison Du Département de Lannion

Type de poste Permanent

Mode de recrutement Fonctionnaire

Temps de travail Temps complet

Cadre d'emploi Adjoints administratifs territoriaux

Date limite de dépôt des candidatures 10/12/2026

Eligible à la NBI Non

Groupe métier et IFSE 29 - Agent gestionnaire technique et Assistant: 380 €

Eligible au CTI ("Prime Ségur") Non

Site (adresse) Maison du Département de Lannion 13 boulevard Louis Guilloux 22304 LANNION

Travailler pour le Département des Côtes d'Armor, c’est vivre dans un environnement exceptionnel, entre mer et campagne, tout en étant à la proximité de grandes agglomérations, à 1 heure de Rennes et de Brest et à 2h15 de Paris en TGV.
C’est profiter d’un patrimoine riche et diversifié, assister à des événements culturels et sportifs à rayonnement national et bénéficier d’une offre diversifiée d'écoles et de formations universitaires et supérieures.

C'est aussi faire le choix de la coopération et de la construction collective au service de l’innovation publique, en s’inscrivant dans une organisation souple et bienveillante, attentive à la qualité de vie au travail de ses agents.

Description de la mission

Vous êtes en charge du secrétariat et de la gestion administrative de la Direction, en lien avec l'encadrement de la MdD et les différents services de la direction.

Activités

• Appui administratif à la direction :
  • Organiser l'agenda, planifier les rendez-vous et réunions, transmettre les messages, assurer la bonne préparation des réunions.
  • Réaliser des projets d'ordre du jour, comptes rendus de réunions ou relevés de décision
  • Mettre en forme des travaux de bureautique (tableaux de suivi, courriers et courriels)
  • Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction : recevoir, filtrer et transmettre les appels et les courriels
  • Assurer le suivi du courrier de la Direction : enregistrement dans PostOffice, départ et arrivée, distribution, relance, préparation des courriers de réponse
  • Assurer le suivi des parapheurs de la Direction : vérification du contenu, réclamation des pièces manquantes, respect du circuit de diffusion
  • Assurer l'appui logistique pour la Direction : réservation et préparation des salles pour les réunions, préparation des cafés d’accueil, suivi des stocks et achat de café/thé pour les événements importants…
  • Mettre à jour les annuaires téléphoniques, l'organigramme de l'encadrement de la Direction et être la personne référente auprès des services du siège pour la mise à jour de l’annuaire
• Contribution à la vie de la direction :
  • Assurer la référence "communication" pour la Direction (interne)
  • Contribuer à la préparation des temps forts de la direction et leur mise en œuvre avec les chargés de développement (conférence territoriale, conférence sociale, rendez-vous de territoire)
  • Organiser les journées ou événements relatifs à la convivialité
  • Participer à la rédaction de la lettre ALI (lettre d'information interne) et sa diffusion en lien avec les attentes des agents
  • Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
  • Assister la Direction : mise à jour des outils de suivi et de pilotage, recherche d’informations, recollement de données notamment pour la production du rapports d'activités de la MDD, contribution à l'élaboration de documents sous format de facilitation graphique (projets de direction et services)
  • Organiser et suivre les expositions accueillées en MdD (commission interne, liens avec les artistes, rédaction du communiqué de presse, liens avec la Direction de la Communication)
  • Coordonner les actions entre la Direction et l'encadrement de la MDD.
• Soutien aux contrats de territoire :
  • Réaliser l'instruction des dossiers et leur suivi administratif relatifs au canton de Tréguier
  • Assurer la continuité de service sur les contrats de territoire en cas d'absence de la chargée de Développement
  • Faire le lien avec les élus, élues et les techniciens et techniciennes des collectivités.
• Activités complémentaires :
  • Venir en appui de l’accueil pour permettre la continuité de service en période de sous-effectif ou lors des réunions de l’unité accueil (accueil physique et téléphonique du public relevant notamment du pôle social)
  • Assurer la continuité de service RH en cas d'absence de la référente RH, en lien avec les agents et agents de l'ensemble des pôles de la MdD
• Compétences
  • Connaissance de l'environnement territorial
  • Gérer les priorités et hiérarchiser
  • Utiliser des logiciels métiers (Post-Office, Sesame, Calipso, Geco)
  • Maîtriser les outils bureautiques et de graphisme (canva)
  • Capacités rédactionnelles
• Qualités personnelles
  • Aisance relationnelle importante
  • Sens de la communication
  • Capacité à alerter et rendre compte
  • Sens de l’organisation
  • Discrétion professionnelle
  • Respect de la confidentialité
  • Esprit d’initiative

Travail prolongé sur écran

Télétravail possible

Rémunération

Traitement indiciaire brut minimum de 1867.02 euros + régime indemnitaire (IFSE = 380 euros bruts) + CNAS