Un assistant ou une assistante de direction

La Mayenne; Mayenne; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

CNAS – Mutuelle santé

Titre-restaurant

Formations CNFPT

Événements internes

Job summary

La Mayenne recherche un assistant ou une assistante de direction pour assister le Directeur et le Cabinet du Président. Vous coordonnerez l’agenda, organiserez les réunions et assurerez le suivi des documents et du budget.

Vous contribuerez à la transversalité des actions, gèrerez l’information et les supports visuels, et assurerez l’accueil physique et téléphonique selon la charte graphique.

Qualifications

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales.
• Autonomie, organisation et rigueur.
• Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du Directeur et planifier les déplacements et réunions.
• Organiser la logistique des réunions internes et externes.
• Suivre le traitement des commandes et centraliser l’information.
• Participer à la mise en œuvre des outils et processus de la direction.
• Assurer l’accueil et la rédaction des documents selon la charte graphique.

Skills

Autonomie

Rigueur

Organisation

Réactivité

Créativité

Communication

Tools

Pack bureautique

Job description

Un assistant ou une assistante de direction

Cabinet du Président

Direction de la Communication et de l'Attractivité

Type d'emploi :

Poste permanent sous conditions statutaires (ouvert aux contractuels)

Référence(s) grade(s) :

Adjoint administratif territorial ; Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe ; Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe

Métier :

Temps de travail :

Hôtel du Département

Poste à pourvoir à compter du (date négociable le cas échéant) :

Vous êtes issu(e) de la Fonction publique ou vous venez du monde de l'entreprise, rejoignez le Conseil départemental de la Mayenne. Nous saurons vous accueillir quel que soit votre parcours !

Le Département de la Mayenne compte près de 1 570 agents intervenant dans des domaines aussi variés que la protection de l'enfance, la protection maternelle et infantile, l'insertion, l'accompagnement des personnes âgées et en situation de handicap, les collèges, l'environnement, la culture, le sport, le patrimoine ou encore les routes départementales.

Collectivité territoriale innovante, le Département s'appuie sur une assemblée départementale composée de 34 conseillers départementaux et sur une administration mobilisée au service des Mayennais.

Dans ce contexte, le Département recrute un assistant ou une assistante de direction avec une double affectation auprès de la Direction de la communication et de l'attractivité et du Cabinet du Président.

Missions d’assistance de direction – Direction de la communication et de l’attractivité (80 %)

Sous l’autorité du Directeur de la Communication et de l’attractivité , vous êtes chargé de :

• Accompagner le Directeur dans l’organisation de sa mission : organiser l’agenda (planification des réunions, des instances) en fonction des priorités, organiser les déplacements;
• Planifier et assurer la logistique des réunions internes (comité de direction, groupe de travail, moments de convivialité, etc.) et externes (réunion de travail, groupes projet…);
• Assurer le suivi du traitement des commandes internes de la direction (centralisation, contrôle de cohérence, mise en forme des réponses aux commandes, …);
• Appuyer le Directeur dans la mise en place des outils et des processus visant l’amélioration de la performance globale de la direction : process normalisés, pilotage de l’information et de la connaissance, pilotage d’activités (plans de charges, gestion du temps, …), reporting, système qualité, etc.
• Participer, au côté du Directeur, à la mise en œuvre de nouvelles pratiques managériales (organisation, créativité, outils d’animation…) au sein de la direction;
• Contribuer à la transversalité des actions initiées et conduites au sein de la direction.
• Coordonner l’information et la communication: concevoir et mettre à jour les documents internes (organigrammes), recueillir et relayer les informations;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique: recevoir et orienter les demandes, apporter un premier niveau d’information ou orienter vers le bon interlocuteur;
• Préparer les instances (ordre du jour, mise en forme des diaporamas, vérification des rapports, rédaction compte-rendu) dans le respect de la charte graphique;
• Assister la Directrice dans l’élaboration du budget de la direction (assurer le suivi des engagements/factures, marchés publics, devis, facturation...);
• Tenir à jour et alimenter un tableau collaboratif transversal pour les sujets de chaque membre de la direction mentionnant les différentes actions et planning de l’équipe;
• Coordonner et centraliser les ressources de l’équipes: commander et fluidifier les goodies, le matériel et les équipements de communication (kakémonos, appareils, ordinateurs...);
• Assurer le suivi, le contrôle et le bon déroulement du circuit de signatures (courriers, notes, et en fonction des besoins, conventions, marchés, etc.), en particulier la gestion des parapheurs papiers et numériques;
• Enregistrer et distribuer le courrier, saisir et rédiger les documents dans le respect de la charte graphique;
• Gérer le classement et l’archivage des dossiers papiers ou numériques, préparer le préarchivage et les bordereaux.

Missions d’assistance de direction – Cabinet du Président (20 %)

Sous l’autorité du Chef de cabinet, vous êtes chargé de :

• Gérer les représentations des élus dans les commissions réglementaires et organismes extérieurs ainsi que les représentations du Président par les élus lors de manifestations internes et externes
• Demande et suivi des représentations du Président par les élus pour les manifestations internes et externes (inaugurations, manifestations, réunions etc.);
• Commande de fleurs pour les cérémonies commémoratives et les décès;
• Agenda des représentations du Président en lien avec la collaboratrice des élus de la majorité.

Assurer le secrétariat de la conseillère sociale

• Courriers de réponse aux sollicitations.

Gérer la carte d’achat du Président et de ses collaborateurs début de mois

• Suivi des dépenses relatives aux différents achats avec la carte bancaire.

Gestion des boîtes mails génériques

• Filtrage & qualification des demandes;
• Reroutage aux directions et/ou aux chargés de communication;
• Suivi des sollicitations externes jusqu’à résolution.
• Commissions (commissions d’études, permanente, sessions);
• Suivi des dossiers (PPT, rapports, délibération, enregistrement, archivage);
• Suivi des plannings (et alerte si nécessaire);
• Normalisation des procédures internes (gabarits, check-lists).
• Compilation devis + préparation des arbitrages mensuels;
• Mise à jour de l’outil budgétaire;
• Préparation de la construction budgétaire annuelle :
• Extraction des historiques;
• Rapprochement coûts / projets;
• Lien avec la Direction des finances.

Gestion des stocks & supports visuels

• Goodies : stock, commandes, point avec fournisseurs. Préparation du marché à relancer en septembre ;
• Préparation des commandes de goodies pour les événements et les élus. Suivi du droit de tirage;
• Matériel d’affichage (kakémonos, oriflammes, supports, bâches);
• Tenue d’un inventaire permanent + suivi étiquetage + mise à disposition;
• Anticipation besoins événements / saisons.

Gestion traiteur et panneaux contrat de territoire

• Organisation et commande des prestations des traiteurs (coordination entre les besoins, des services, les chargés de communication, la Direction des moyens généraux, les prestataires externes);
• Suivi budgétaire associé;
• Réalisation des panneaux « contrat de territoire » selon la trame existante sur la base des éléments fournis par le service ; mise en fabrication avec le marché ; gestion du dispatch (collaborateurs d’élus pour les territoires, entreprise pour immobilier d’entreprise).

Vos compétences

• Connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales;
• Autonomie et organisation, force de proposition, rigueur;
• Qualités relationnelles, bonne capacité d’écoute et de compréhension;
• Maîtrise des outils bureautiques (pack bureautique, outils de messagerie);
• Précision et rigueur;
• Réactivité, créativité et adaptabilité;
• Sens des priorités et de l’organisation;
• Qualités rédactionnelles;
• Sens de la communication et du contact;
• Polyvalence et disponibilité;
• Discrétion.

Contraintes liées au poste

Avantages : Sous conditions, possibilité de télétravail - CNAS – Participation employeur prévoyance – Participation employeur mutuelle santé (sous conditions) – Titres restaurants - accès à l’offre de formations du CNFPT et internes - association sportive et culturelle - nombreux événements internes collectifs (olympiades entre agents, échanges conviviaux sur les sites départementaux - ateliers autour de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT), concours ludiques, arbre de Noël…)

Pour toutes questions sur le poste :

- Julien MARIE, Directeur de la Communication et de l’attractivité, [e-mail] ou 0243665461 - Paul de BRAQUILANGES, Chef de Cabinet, [e-mail] ou 0243665205

Pour toutes questions sur les modalités de recrutement :

Adresse postale en cas d'impossibilité de candidater de manière dématérialisée : Monsieur le Président du Conseil départemental de la MayenneHôtel du DépartementDirection des ressources humainesService recrutement et accompagnement39 rue MazagranCS 2142953014 LAVAL CEDEX