Assistant Moyens Généraux (F/H)

WWF International; France; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Fondation WWF France recherche un(e) Assistant(e) Moyens Généraux pour assurer la maintenance du siège et soutenir les services généraux et la Direction des Ressources Humaines.

Vous justifiez idéalement de 2 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire et vous savez gérer les commandes, les stocks et les intervenants externes; vous maîtrisez les outils bureautiques et avez l’envie de contribuer à l’environnement et à la QVT.

Qualifications

• Expérience en gestion des services généraux et support administratif.
• Bonnes connaissances en maintenance légère et sécurité des locaux.
• Capacité à coordonner des prestataires et des commandes.

Responsabilités

• Suivi administratif des achats et factures en lien avec la comptabilité.
• Hospitality management: onboarding/offboarding, accueil, logistique d'événements.
• Gestion de site: sécurité, propreté, petits travaux et réapprovisionnement.
• Accueil: remplacement de l'hôtesse, accueil physique et téléphonique, réception du courrier.

Connaissances

Gestion des services généraux

Accueil visiteurs

Logistique évènements

Maintenance bâtiment

Relations prestataires

Informatique bureautique

Formation

Baccalauréat

Outils

Parc informatique

Suite Office

Description du poste

Contexte

L’équipe des Moyens Généraux veille à la gestion efficace, économe et durable du siège social de la Fondation WWF France ainsi que de l’ensemble des biens et locations de la Fondation.

Elle élabore, met en place et en œuvre des moyens, des services et des procédures, permettant à l’ensemble des collaborateurs d’assumer leurs responsabilités professionnelles dans un environnement favorisant la performance, l’impact et la qualité de vie au travail (QVT).

Sous la supervision du Responsable des Moyens Généraux, l’Assistant(e) Moyens Généraux travaille à la bonne maintenance du bâtiment et des services proposés au siège, et également en soutien administratif de l’ensemble de la Direction des Ressources Humaines et des Services Généraux.

Missions principales

Suivi administratif :

• Saisir les demandes d’achats de l’équipe DRHSG ;

• Contrôler la bonne réception et le bon traitement des factures en lien avec l’équipe de la comptabilité ;

• Commander les fournitures de bureau.

Hospitality Management :

• Préparer les Onboarding et Offboarding ;

• Créer le dossier de bienvenue (badge, livret d’accueil, clés, mug) ;

• Prendre rendez-vous avec le salarié sortant pour récupérer le matériel ;

• Répondre aux diverses demandes des collaborateurs ;

• Assurer la logistique pour l’organisation des évènements : faire le lien avec les traiteurs ou prestaires, assurer les commandes et leur suivi.

Gestion de site :

• Assurer la sécurité et la propreté du site ;

• Faire les petits travaux de maintenance courante ;

• Contacter un professionnel pour les réparations plus complexes ;

• Contrôler la réception des fournitures et consommables du ménage ;

• Assurer le réapprovisionnement des points café ;

• Gérer les stocks de consommable (café, thé, lait, sucre…) ;

• Tenir à jour la caisse des moyens généraux.

Accueil :

• Assurer le remplacement de l’hôtesse d’accueil ;

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;

• Réceptionner les plis et colis ;

• Affranchissement du courrier et remise du courrier à la post.

Vous justifiez idéalement de 2 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire et souhaitez mettre vos compétences au service de la préservation de l’environnement.Pour réussir dans ce poste, vous disposez de bonnes connaissances en gestion des services généraux, en suivi des équipements et en environnement bureautique. À l’aise avec les outils informatiques, vous savez également gérer un parc informatique et de téléphonie ainsi que coordonner l’intervention de prestataires externes.

Vous êtes notamment en capacité de :Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux et des équipements ;Réaliser ou coordonner les opérations de maintenance courante et les petits travaux d’entretien ;Gérer le parc informatique et la téléphonie, en lien avec les prestataires et les utilisateurs ;Organiser et suivre les interventions des fournisseurs et prestataires ;Participer à la gestion des commandes, des stocks et des équipements nécessaires à la vie des sites ;Identifier les besoins d’entretien, de réparation ou de remplacement des équipements et en assurer le suivi ;Veiller au respect des règles de sécurité et au bon état général des installations.

Polyvalent(e) et pragmatique, vous faites preuve d’autonomie, de réactivité et d’un bon sens de l’organisation. Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens du service, vous appréciez le travail en équipe et savez entretenir des relations de qualité avec des interlocuteurs variés.