Apprenti.e Services Généraux

RAJA; France; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

RAJA recherche un(e) assistant(e) pour soutenir le Département Environnement de Travail & HSSE dans les Services généraux. Vous serez amené(e) à coordonner les activités, gérer les appels et organiser des réunions sur site, tout en rédigeant les comptes rendus et en saisissant divers documents.

Vous participerez aussi à la gestion opérationnelle des locaux, à l’entretien des espaces verts et à l’accueil sur site, tout en collaborant avec les prestataires et les équipes sécurité.

Qualifications

• Préparation Bac+4/5 et spécialisation dans le facility management.
• Première expérience souhaitée dans un poste similaire.
• Bon relationnel et esprit d’équipe requis.
• Sens du service et énergie pour gérer les missions confiées.

Responsibilities

• Support à la coordination des services généraux (70%).
• Gestion des appels téléphoniques entrants et organisation des réunions.
• Rédaction des comptes-rendus et saisie de documents divers (courriers, rapports).
• Participation à la gestion opérationnelle des locaux et entretien des espaces verts.
• Accompagnement dans la coordination des hôtesses d’accueil sur site.
• Suivi des prestataires et des contrôles périodiques réglementaires.
• Mise à jour des plans et du registre de sécurité en collaboration avec le coordinateur.

Skills

Bon relationnel

Esprit d’équipe

Sens du service

Énergie débordante

Education

Bac+4/5 en facility management

Job description

Le Département Environnement de Travail & HSSE regroupe l’ensemble des métiers qui contribuent au bon fonctionnement de l’Entreprise et qui permettent aux collaboratrices et collaborateurs de RAJA d’évoluer dans un environnement sain, sécurisé et en conformité avec les exigences des législations et réglementations en vigueur.

Au sein des Services généraux, en support aux coordinateurs des Services généraux et des Services techniques, vous serez amené(e) à :

Support à la coordination des services généraux (70%)

• Gestion des appels téléphoniques entrants.
• Préparation & organisation des réunions avec le Service aux Occupants.
• Support à la gestion des réunions et des évènements organisés sur site (envois/invitation, etc...).
• Prise de notes et rédaction des comptes-rendus de réunion.
• Saisie et mise en forme de divers documents (courriers, rapports, etc.).
• Participation à la gestion opérationnelle des locaux de l’entretien des espaces verts, gestion florale etc…
• Accompagnement dans la coordination des hôtesses d’accueil sur site.
• Suivi opérationnel des distributeurs automatiques et des fontaines à eau en lien avec les prestataires.
• Participation à la gestion des déchets en accord avec la politique RSE du site.
• Prise de rendez-vous auprès des prestataires extérieurs dans le cadre de la maintenance préventive et/ou corrective et suivi administratif.
• Participation à la mise à jour du plan général de maintenance et des contrôles périodiques réglementaires.
• En collaboration avec le coordinateur sécurité, participation à la rédaction ou la mise à jour des plans de prévention dans le cadre des travaux et maintenance sur site (ponctuel ou annuel).
• Classement digital de l’ensemble des documents nécessaires au fonctionnement de la Cellule Technique (contrats, rapports de contrôle, Rapport d’activité, Rapports d’Interventions, etc.), établir une arborescence pertinente et facilement consultable.
• Participation à l’évolution du registre de sécurité avec le coordinateur
• La liste n’est pas exhaustive, elle peut évoluer en fonction des besoins et des évolutions de l’entreprise.

Profil recherché

• Vous préparez un Bac +4/+5 et vous souhaitez vous spécialiser dans le facility management.
• Vous justifiez idéalement d’une première expérience en poste similaire.
• Vous possédez un bon relationnel, un véritable esprit d’équipe, un sens du service et une énergie débordante pour gérer les différentes missions qui vous seront confiées ? Ce poste est fait pour vous !