Assistant Moyens Généraux (F/H)

WWF-France; Le Pré-Saint-Gervais; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

WWF-France recherche un Assistant Moyens Généraux pour assurer la bonne gestion des locaux, la maintenance et l’accueil des visiteurs au siège. Vous participerez à la logistique quotidienne, au suivi des achats et à l’organisation des événements.

Le poste nécessite 2–3 ans d’expérience, une polyvalence et un sens du service marqué, avec une collaboration étroite avec les équipes RH et services généraux.

Qualifications

• Expérience 2–3 ans sur un poste similaire et envie de contribuer à la préservation de l’environnement.
• Bonnes connaissances en gestion des services généraux et en suivi des équipements.
• Capacité à coordonner les interventions de prestataires et fournisseurs externes.
• Maîtrise des outils informatiques et des processus administratifs.
• Sens du service, travail en équipe et organisation rigoureuse.

Responsabilités

• Saisir les demandes d’achats et suivre les factures avec le service comptabilité.
• Commander les fournitures et gérer les stocks de bureau et consommables.
• Préparer onboarding et offboarding et constituer les dossiers d’accueil.
• Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et le courrier.
• Assurer la logistique des évènements et les relations avec traiteurs/prestataires.
• Effectuer la maintenance courante et coordonner les réparations.
• Veiller à la sécurité et à l’entretien général des locaux et équipements.

Connaissances

Gestion des services généraux

Maintenance légère

Organisation et logistique

Accueil et relation client

Gestion des commandes et stocks

Outils

Parc informatique et téléphonie

Description du poste

L’équipe des Moyens Généraux veille à la gestion efficace, économe et durable du siège social de la Fondation WWF France ainsi que de l’ensemble des biens et locations de la Fondation.

Elle élabore, met en place et en œuvre des moyens, des services et des procédures, permettant à l’ensemble des collaborateurs d’assumer leurs responsabilités professionnelles dans un environnement favorisant la performance, l’impact et la qualité de vie au travail (QVT).

Sous la supervision du Responsable des Moyens Généraux, l’Assistant(e) Moyens Généraux travaille à la bonne maintenance du bâtiment et des services proposés au siège, et également en soutien administratif de l’ensemble de la Direction des Ressources Humaines et des Services Généraux.

Missions principales :

• Saisir les demandes d’achats de l’équipe DRHSG ;
• Contrôler la bonne réception et le bon traitement des factures en lien avec l’équipe de la comptabilité ;
• Commander les fournitures de bureau.
• Préparer les Onboarding et Offboarding ;
• Créer le dossier de bienvenue (badge, livret d’accueil, clés, mug) ;
• Prendre rendez‑vous avec le salarié sortant pour récupérer le matériel ;
• Répondre aux diverses demandes des collaborateurs ;
• Assurer la logistique pour l’organisation des évènements : faire le lien avec les traiteurs ou prestaires, assurer les commandes et leur suivi.

Gestion de site :

• Assurer la sécurité et la propreté du site ;
• Faire les petits travaux de maintenance courante ;
• Contacter un professionnel pour les réparations plus complexes ;
• Contrôler la réception des fournitures et consommables du ménage ;
• Assurer le réapprovisionnement des points café ;
• Gérer les stocks de consommable (café, thé, lait, sucre…) ;
• Tenir à jour la caisse des moyens généraux.

Accueil :

• Assurer le remplacement de l’hôtesse d’accueil ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;
• Réceptionner les plis et colis ;
• Affranchissement du courrier et remise du courrier à la post.

Profil recherché :

Vous justifiez idéalement de 2 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire et souhaitez mettre vos compétences au service de la préservation de l’environnement.

Pour réussir dans ce poste, vous disposez de bonnes connaissances en gestion des services généraux, en suivi des équipements et en environnement bureautique. À l’aise avec les outils informatiques, vous savez également gérer un parc informatique et de téléphonie ainsi que coordonner l’intervention de prestataires externes.

Vous êtes notamment en capacité de :

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux et des équipements ;
• Réaliser ou coordonner les opérations de maintenance courante et les petits travaux d’entretien ;
• Gérer le parc informatique et la téléphonie, en lien avec les prestataires et les utilisateurs ;
• Organiser et suivre les interventions des fournisseurs et prestataires ;
• Participer à la gestion des commandes, des stocks et des équipements nécessaires à la vie des sites ;
• Identifier les besoins d’entretien, de réparation ou de remplacement des équipements et en assurer le suivi ;
• Veiller au respect des règles de sécurité et au bon état général des installations.

Polyvalent(e) et pragmatique, vous faites preuve d’autonomie, de réactivité et d’un bon sens de l’organisation. Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens du service, vous appréciez le travail en équipe et savez entretenir des relations de qualité avec des interlocuteurs variés.