Assistant médico administratif H/F

Université Lumière Lyon 2; Bron; On-site; EUR 21,000 - 24,000; Full time

Job summary

Université Lumière Lyon 2 recrute pour le Service Santé Étudiante (SSE) un agent Catégorie C à temps plein pour assurer l’accueil, l’orientation et la gestion administrative. Poste partagé sur les campus Portes des Alpes (Bron) et Berges du Rhône (Lyon 7).

Prise de poste souhaitée le 4/01/2027. Vous assurez l’accueil des usagers, saisissez et mettez à jour les données, et soutenez les actes administratifs et la coordination entre les équipes.

Qualifications

• Accueil et orientation des usagers du SSE
• Gestion administrative courante du SSE
• Coordination avec les agents du SSE
• Gestion des dossiers médicaux et agendas
• Soutien logistique et gestion des congés et réunions
• Respect de la confidentialité des données

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des étudiants au SSE
• Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion du service
• Numérisation et intégration des documents médicaux dans le logiciel médical
• Réception, enregistrement et distribution du courrier et des courriels
• Soutien à l’organisation des consultations des étudiants
• Participation aux opérations de logistique du service
• Soutien sur la gestion des congés annuels des agents
• Soutien sur la gestion des réunions de services
• Encaissement des consultations
• Télédétransmission et traitements des retours Améli
• Assurer ou participer à toute activité confiée dans le cadre de sa mission

Skills

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Coopération et coordination

Informatique

Tools

Actor CS

Outlook

Imprimante/Scanner

Job description

Le poste :

• Catégorie C à temps plein (37h30 par semaine)
• Ouvert aux personnels titulaires (mutation/détachement) ou dans le cadre d'un CDD d'1 an avec possibilité de renouvellement
• Au sein du Service Santé Étudiante (SSE) à la Direction de la Vie Étudiante et des Campus (DVEC)
• Prise de poste souhaitée pour le 4/01/2027
• Poste basé sur les campus deux campus : Portes des Alpes à Bron et Berges du Rhône à Lyon 7

Votre mission :

• Accueillir, informer et orienter les usagers du SSE
• Exécuter les actes administratifs et de gestion courante du SSE
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Coordonner l’action des agents du SSE

Vos activités

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique des étudiants au SSE

• Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion du service avec logiciel de gestion des dossiers médicaux et des agendas "Actor cs"
• Numérisation et intégration des documents médicauxdans le logiciel médical
• Réception, enregistrement et distribution du courrier et des courriels
• Soutien à l’organisation des consultations des étudiants
• Participation aux opérations de logistique du service
• Soutien sur la gestion des congés annuels des agents du service
• Soutien sur la gestion des réunions de services
• Encaissement des consultations
• Soutien des professionnels de santé à l’établissement des feuilles de soins papier et électronique, gestion des feuilles de soin papier et aide à la facturation / défacturation des FSE si besoin
• Télétransmission hebdomadaire et traitements des retours Améli
• Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

• Classement et archivage : des documents papiers et numérique
• Assistance auprès des personnels et des équipes dans l’utilisation du matériel de bureautique: actor CS, outlook, imprimante/scanner

Contexte de travail

• Relations externes: associations, structures en lien avec la santé, Assurance Maladie, Agence Régionale de Santé, Université de Lyon…
• Relations internes: DRH, Pôle financier et agence comptable, Direction du Système d’Information, Mission Handicap, Direction de l'immobilier, Service de Sécurité, Vie Étudiante…
• Spécificités et contraintes du poste : 1 semaine de congé obligatoire à chaque vacances scolaire de la zone A et lors des fermetures de l’Université, congé hors scolaire exceptionnel et travail sur les 2 campus

SAVOIRS GENERAUX , THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES

Secrétariat Général

• Faciliter la communication et la fluidité des échanges entre les différents professionnels du service
• Gestion du courrier
• Accueil des partenaires internes et externes
• Gestion des archives

Secrétariat «médical»

• Accueil physique et téléphonique des patients
• Gestion des convocations,
• Gestion des prises de rendez-vous des étudiant.es auprès des médecins généralistes ou spécialistes (diététicien, psychiatre, psychologue, tabacologue), infirmiers (besoin de soin…)
• Gestion de la boîte mail du service
• Télétransmission
• Scanner des documents médicaux
• Encaissement des consultations

Activités associées

Maitrise de la bureautique (Excel, Word…)

SAVOIR-FAIRE

• Travail en équipe et en relation partenariales
• Gestion de la confidentialité des informations et des données

COMPORTEMENTS ATTENDUS

• Réactivité, adaptabilité, sens de l’organisation, respect de la hiérarchie et du cadre, disponibilité, rigueur, sens relationnel, discrétion, diplomatie, polyvalence, aisance orale, autonomie dans le cadre de ses missions.

Découvrez en vidéos les différents métiers de l'établissement

Rejoindre l'université Lyon 2 c'est :

55 jours de congés annuels pour 5 jours travaillés, la possibilité d'aménager sa semaine de travail sur 4,5 jours et de cumuler 42 jours de congés annuels

L'accès à la formation professionnelle

La participation de l'université à vos frais de transports, au forfait de mobilité durable, aux frais de complémentaire santé

L'accès à la restauration sur le campus avec une participation financière de l'université

L'accès à des prestations sociales, sportives et culturelles ainsi qu'aux fonds de nos bibliothèques universitaires