Assistant Gestion de Programmes Immobiliers H/F

HLM; Metz; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

HLM Metz recherche un Assistant gestion de programme rattaché au Responsable du service Production. Vous coordonnerez les tâches administratives liées aux opérations immobilières et veillerez au respect des échéances.

Vous assurerez le secrétariat du service (courriers, notes, rapports), suivrez les opérations (diagnostics, avenants, ordres de services, sous-traitants), suivrez les dossiers et numériserez les pièces.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du service: rédiger courriers et rapports.
• Assister le service dans le montage et le suivi des opérations (diagnostics, avenants, sous-traitants).
• Tenue des tableaux de suivi et garantie de parfait achèvement.
• Collecter les documents nécessaires à la constitution des dossiers.
• Relancer les différents acteurs impliqués dans les dossiers.
• Suivi administratif et comptable des dossiers (avenants, facturations, échéances).
• Planifier des rendez-vous internes et externes (concertation, suivi de chantier).
• Suivre les échéances relatives à chaque dossier.
• Numériser les dossiers de manière autonome.

Job description

Rattaché directement au Responsable du service Production, l'Assistant gestion de programme accompagne les Chargés de Programmes Immobiliers dans la gestion des opérations réalisées. Il prend en charge les tâches administratives associées aux opérations en lien avec les différents services de l'entreprise et les interlocuteurs externes. Il veille particulièrement au respect des échéances fixées pour leur avancement.

Ainsi, ses principales missions sont :

• Assurer le secrétariat du service : préparer et rédiger des courriers, notes, comptes rendus et rapports divers ;


• Assister le service dans le montage et le suivi des opérations : commandes de diagnostics, concessionnaires, avenants, ordres de services, sous-traitantes, etc.


• Tenue des tableaux de suivi (activité du service, garantie de parfait achèvement, etc.);


• Collecter l'ensemble des documents nécessaires à la constitution des dossiers (phase de réception de travaux, C.E.E., dommage ouvrage, etc.)


• Relancer les différents acteurs ;


• Assurer un suivi administratif et comptable des dossiers (avenants, sous-traitances, facturations, respect des échéances etc.) ;


• Anticiper et planifier des rendez-vous internes et externes (concertation, suivi de chantier, etc.) ;


• Suivre les échéances relatives à chaque dossier ;


• Assurer de manière autonome la numérisation des dossiers.