Assistant expérimenté (H/F)

Dsi Inclusion; France; Sur place; EUR 13 000 - 20 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurants

Mutuelle

Chèques cadeaux

Remboursement des transports 50%

Prevoyance

Prime Vacances

Résumé du poste

DSI recrute pour son site de Balma un agent polyvalent pour la gestion du standard téléphonique, l’accueil des visiteurs et le suivi du courrier. Vous serez intégré à l’équipe SHEM et travaillerez du lundi au vendredi, principalement sur site.

Horaires indiqués: 11h45-13h/13h30-18h15, soit 30 heures par semaine. Compétences en Pack Office et discrétion requises; priorité donnée aux personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Gestion d’un standard téléphonique et filtrage des appels.
• Maîtrise des formulations téléphoniques et accueil client.
• Maîtrise du Pack Office et reprographie.

Responsabilités

• Gérer les appels entrants d’un standard 2 lignes et orienter les interlocuteurs.
• Filtrage des entrées sur site et enregistrement des visiteurs à l’arrivée et au départ.
• Gestion du courrier et du tri des colis, affranchissement et suivi des recommandés.

Connaissances

Standard téléphonique

Formulations téléphoniques

Accueil et communication

Affranchissement

Reprographie

Pack Office

Outils

GLPI

COFELY

Description du poste

DSI, Distribution Services Industriels est une Entreprise Adaptée et inclusive qui a pour vocation la création d'emplois durables et qualifiants pour une majorité de personnes en situation de handicap. Notre métier premier : l'inclusion. Nous proposons du service aux entreprises (sous traitance et co traitance). DSI a été fondée en 1994 et elle est implantée au niveau national : Occitanie, Ile-de-France, Hauts-De-France, Nouvelle Aquitaine, PACA, Pays de la Loire et Auvergne Rhône-Alpes.

Partenaires des grandes entreprises, nos activités sont regroupées en pôles : Projets numériques, Logistique, Services industriels, Multi-services et Bureautique.

Nos valeurs : inclusion, performance économique et sociale, bienveillance.

Pourquoi nous rejoindre?

• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Chèques cadeaux
• Remboursement des transports à 50%
• Prevoyance
• Prime Vacances

Sur ce poste, vous serez au sein d'une équipe de 2 personnes sur l'accueil/standard de la SHEM.

Gérer les appels entrants d’un standard 2 lignes

Filtrage des appels

Orientation et annonce des interlocuteurs

Transfert des communications

Transmission instantanée des messages par mail ou Teams

Gérer et suivre les entrées – sorties des visiteurs

Filtrage des entrées sur site

Identification et enregistrement des visiteurs à l’arrivée et au départ

Annonce des visiteurs

Gestion des accès Wifi

Gérer le courrier

Tri et affranchissement du courrier départ

Affranchissement et suivi des recommandés départ

Tri, ventilation et suivi du courrier arrivé

Gestion et suivi de colis (La poste et Boxtal)

Gestion et ventilation des mails

Gestion du parc véhicule (pochettes, papiers, clefs)

Gestion des réservations de déplacements professionnels

Gestion et tenue des supports de suivi d’activité

Gestion des tickets restaurant et cartes cantine RIE

Gestion de commandes cartes de visites

Gestion et inventaire de petites fournitures

Réservation et gestion des salles de réunion

Préparation du mailing CHSCT

Préparation des dossiers CA

Traitement des factures fournisseurs et notes de frais

Archivage des factures fournisseurs

Support secrétariat (assistante sociale client)

Support aux moyens généraux (gestion des GLPI et COFELY)

Rapprochement factures comptable (ODM et AMEX)

Formation collaborateurs DSI

Horaires et lieu de travail :

Horaires : Du lundi au vendredi 11h45 - 13h / 13h30-18h15 ; 30h/semaine

Lieu de travail : Balma

Risques et Contraintes :

Travail sur écran

Gestion du stress

Station assis prolongée

***à compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi***

Savoir-faire (compétences requises)

• Gestion d’un standard téléphonique
• Maîtrise des formulations téléphoniques
• Modalités d’accueil et techniques de communication
• Utilisation de machine à affranchir
• Utilisation de matériel de reprographie
• Connaissance du Pack Office

Savoir-être (ex.: rigueur, autonomie, esprit d’équipe, …)

• Sens du contact et du service
• Discrétion
• Capacité à gérer les interruptions et priorités