Assistant expérimenté (H/F)

DSI Entreprise Adaptée etlusive; Balma; On-site; EUR 19,000 - 25,000; Full time

Job summary

DSI Distribution Services Industriels recherche un(e) assistant(e) expérimenté(e) pour assurer l’accueil et le standard du service. Vous gérez les appels, orientez les interlocuteurs et assurez l’enregistrement des visiteurs. Vous prenez en charge le courrier, les réservations de salles et les tâches administratives courantes.

Activité sur 30 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi, dans un cadre adapté et inclusif. Contrat CDD de remplacement, poste situé à Balma (Occitanie).

Qualifications

• Expérience en secrétariat/accueil souhaitée.
• Capacité à filtrer et orienter les appels.
• Bonne organisation et gestion des mails et courriers.

Responsibilities

• Gérer les appels entrants d’un standard 2 lignes.
• Filtrage des appels et orientation des interlocuteurs.
• Transfert des communications et messages par mail.
• Gestion des entrées et sorties des visiteurs et badges.
• Réservation et gestion des salles de réunion.
• Gestion du courrier, colis et éventuellement notes de frais.

Skills

Accueil téléphonique

Organisation administrative

Gestion des courriers

Gestion des salles de réunion

Tools

GLPI

Job description

Pourquoi nous rejoindre ?

En nous rejoignant sur le poste d'Assistant(e) expérimenté(e), vous aurez en charge la tenue d'un accueil/standard ouvert de 7h45 à 18h45 en collaboration avec un binôme DSI :

Les Missions

Gérer les appels entrants d’un standard 2 lignesFiltrage des appelsOrientation et annonce des interlocuteursTransfert des communicationsTransmission instantanée des messages par mailGérer et suivre les entrées et sorties des visiteursFiltrage des entrées sur siteIdentification et enregistrement des visiteurs à l’arrivée et au départGestion des accès WifiAnnonce des visiteursGérer le courrier Tri et affranchissement du courrier départAffranchissement et suivi des recommandés départTri, ventilation et suivi du courrier arrivéGestion et suivi de colis de petite tailleAdministratif Gestion et ventilation des mailsGestion du parc véhiculeGestion des réservations de déplacements professionnelsGestion et enregistrement des activités liées au parc et déplacementsGestion des tickets restaurant et cartes cantineGestion de commandes (cartes de visites, consommables)Réservation et gestion des salles de réunionPréparation du mailing CCSCTPréparation des dossiers CATraitement des factures fournisseur et notes de fraisArchivage des factures fournisseurs et notes de fraisSupport secrétariat (assistante sociale, Aïda)Support aux moyens généraux (gestion des GLPI)Tenue des supports de suivi d’activitéLe rapprochement des ODM avec les factures pour faciliter l’activité comptable

Les Horaires

Lundi au vendredi 11h45-13h / 13h30-18h15Durée Hebdomadaire : 30h00Risques et Contraintes :Travail sur écranGestion du stressStation assis prolongéeContrat :CDD de Remplacement à terme imprécis

DSI, Distribution Services Industriels est une Entreprise Adaptée et inclusive qui a pour vocation la création d'emplois durables et qualifiants pour une majorité de personnes en situation de handicap. Notre métier premier : l'inclusion. Nous proposons du service aux entreprises (sous traitance et co traitance). DSI a été fondée en 1994 et elle est implantée au niveau national : Occitanie, Ile-de-France, Hauts-De-France, Nouvelle Aquitaine, PACA, Pays de la Loire et Auvergne Rhône-Alpes. Partenaires des grandes entreprises, nos activités sont regroupées en pôles : Projets numériques, Logistique, Services industriels, Multi-services et Bureautique. Nos valeurs : inclusion, performance économique et sociale, bienveillance.