Assistant(e) transverse, pôle Gestion & office management F/H

EDF; Puteaux; Hybrid; EUR 13,000 - 17,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Job summary

OKLIMA, filiale du groupe EDF, recherche un stagiaire assistant polyvalent pour aider au office management et au suivi administratif et financier. Le poste implique un travail en lien étroit avec les départements Forêt et Agriculture, et l’équipe Gestion/Finance.

Vous préparerez un diplôme Bac+3 à Bac+4 et gagnerez en autonomie sur les outils Monday et SharePoint, avec une possibilité de télétravail partiel et une localisation à Paris La Défense.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac+3 à Bac+4 en assistanat, gestion ou administration.
• Bonnes qualités organisationnelles et rigueur dans le travail.
• Aptitudes à gérer plusieurs sujets simultanément et à être réactif.ve.
• Bon relationnel et sens du service envers les équipes.
• Maîtrise du Pack Office, particulièrement Excel, et familiarity with Monday/SharePoint.

Responsibilities

• Assurer l’office management et la vie de l’entreprise.
• Apporter un soutien administratif et financier sous la supervision du pôle Gestion/Finance.
• Soutenir les départements Forêt et Agriculture dans le suivi administratif des projets.
• Préparer documents, matières et comptes rendus pour les réunions.
• Contribuer à l’archivage et au suivi des pièces administratives et des audits.

Skills

Organisation

Rigueur

Réactivité

Relationnel

Rédaction

Education

Bac+3 à Bac+4 en assistanat/gestion/administration

Tools

Monday

SharePoint

Signature électronique

Job description

Qui sommes-nous ?

OKLIMA est une filiale du groupe EDF. Elle développe et finance des projets de séquestration carbone forestiers et agricoles en France, dans le cadre du Label Bas-Carbone. Notre équipe est à taille humaine en croissance. Les fonctions support et les équipes opérationnelles y travaillent en lien étroit.

Le poste

Vous êtes rattaché(e) au pôle Gestion et vous occupez un poste d'assistant(e) transverse. Au quotidien, vous contribuez au bon fonctionnement de l'entreprise : office management, appui administratif et financier, secrétariat. Sous le contrôle du pôle Gestion/Finance, vous accompagnez aussi les départements Forêt et Agriculture dans le suivi administratif de leurs projets. Ce poste vous donne une vision complète du fonctionnement d'une entreprise, des services support jusqu'aux projets de terrain.

Vos missions

• Office management et vie de l'entreprise avec notre office Manager
  • Organiser la logistique des bureaux : fournitures, badges, casiers, demandes aux services généraux.
  • Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs.
  • Organiser les réunions (réservation de salles, supports) et les déplacements des équipes.
  • Gérer des agendas et des plannings.
  • Apporter un appui ponctuel sur les sujets RH, par exemple la recherche de formations.
• Appui au pôle Gestion/Finance
  • Collecter, contrôler et classer les justificatifs d'achats et les factures.
  • Suivre le bon déroulement des paiements et mettre à jour les tableaux de suivi.
  • Tenir à jour la base de contacts et assurer l'archivage (réseau, SharePoint).
  • Préparer les réunions du pôle et en rédiger les comptes rendus.
• Appui aux départements Forêt et Agriculture, sous le contrôle du pôle Gestion/Finance
  • Collecter, vérifier et mettre en forme les pièces transmises par les porteurs de projets, et alerter en cas d'anomalie ou de pièce manquante.
  • Préparer les contrats et avenants à partir de nos modèles, et gérer les circuits de signature électronique.
  • Préparer les pièces nécessaires aux mises en paiement et informer les porteurs de projets de leur avancement.
  • Envoyer chaque année les fiches de suivi et assurer les relances.
  • Rassembler les pièces administratives nécessaires aux audits de vérification menés par des organismes indépendants.
  • Tenir à jour l'outil de suivi des projets (Monday), notamment l'enregistrement des réductions d'émissions vérifiées.

Ce que vous apprendrez

Vous serez polyvalent(e) et gagnerez en autonomie au fil des deux ans. Vous vous formerez à la gestion administrative et financière d'une entreprise et découvrirez de l'intérieur le Label Bas-Carbone et les marchés volontaires du carbone. Vous prendrez aussi en main nos outils : Monday, SharePoint, signature électronique. Vos missions pourront évoluer selon vos compétences, vos envies et les besoins de l'entreprise.

Votre profil

• Vous préparez un diplôme de niveau Bac+3 à bac +4 en assistanat, gestion ou administration
• Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se), et vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Vous êtes réactif(ve), vous avez un bon relationnel et vous aimez être au service des équipes.
• Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles et l'esprit de synthèse.
• Vous maîtrisez le Pack Office, en particulier Excel. Une première pratique de Monday ou d'un outil similaire est un plus.
• L'intérêt pour les enjeux climat, la forêt ou l'agriculture est apprécié.

Conditions

• Localisation : Paris La Défense, avec possibilité de télétravail ! 2j/semaine
• Conditions : Convention collective SYNTEC
• Démarrage : dès que possible

Dans le groupe EDF, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences, toutes les énergies et toutes les personnalités sans exclusion.