Assistant Office Manager H/F

Hello Handicap; Palaiseau; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

TotalEnergies, sur le campus Paris-Saclay (Le Next), recherche un/une Assistant Office Manager en contrat de professionnalisation de 12 mois à partir d'octobre 2026.

Vous assurerez l'accueil, la coordination administrative et logistique, et participerez à l'organisation d'événements et de communications internes. Maîtrise d'Excel/Word/PowerPoint et anglais professionnel requis, espagnol souhaité.

Qualifications

• BTS/Licence en Office Management exigé ou équivalent.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).
• Anglais professionnel souhaité, espagnol serait un plus.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'accompagnement des visiteurs, nouveaux arrivants et prestataires.
• Organiser les réunions, événements, séminaires et déplacements professionnels.
• Gérer les demandes logistiques liées à la vie du site et assurer leur suivi.
• Participer au suivi administratif des commandes.
• Coordonner avec les services supports (IT, HSE, RH, Communication).
• Préparer et diffuser les communications internes liées aux activités du site.
• Contribuer à l'organisation d'animations et d'actions pour la qualité de vie au travail.
• Suivre les espaces collaboratifs et assurer la qualité des services.
• Participer à des projets transverses d'amélioration continue et d'optimisation des processus.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Esprit d'équipe

Anglais professionnel

Formation

BTS/Licence en Office Management

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

TotalEnergies est une compagnie multi-énergies mondiale de production et de fourniture d'énergies : pétrole et biocarburants, gaz naturel et gaz verts, renouvelables et électricité. Ses 105 000 collaborateurs s'engagent pour une énergie toujours plus abordable, propre, fiable et accessible au plus grand nombre. Présent dans plus de 130 pays, TotalEnergies inscrit le développement durable dans toutes ses dimensions au cœur de ses projets et opérations pour contribuer au bien-être des populations.

Pour réussir à intégrer les métiers de l'électricité et des énergies renouvelables, TotalEnergies a créé une nouvelle entité OneTech qui regroupe l'ensemble des expertises techniques et de R&D des branches (Exploration & Production, Raffinage Chimie, Marketing & Services et Gas, Renewables & Power). Avec près de 3 400 ingénieurs et techniciens, répartis sur 9 sites en Europe, OneTech est organisé autour de 3 pôles, un pôle industriel pour accompagner la croissance de la Compagnie dans le gaz, les énergies renouvelables, l'électricité et la réduction des émissions de CO2, un pôle Recherche & Développement pour poursuivre la transformation de TotalEnergies en donnant la priorité au mix bas carbone et un pôle fonctions supports.

Au sein du campus d'innovation Paris-Saclay (Le Next), l'Assistant(e) Office Manager contribue au bon fonctionnement quotidien des activités d'un environnement dynamique regroupant des équipes de recherche, d'ingénierie et de fonctions support. En interface avec les collaborateurs, managers, prestataires et services internes, il/elle assure un rôle clé de coordination administrative, logistique et événementielle. Le poste requiert polyvalence, sens du service, réactivité et excellentes capacités d'organisation pour gérer simultanément plusieurs activités. L'Assistant(e) Office Manager participe à l'organisation de réunions, événements, accueils de visiteurs, communications internes et au suivi des demandes liées à la vie du site. Il/elle évolue dans un environnement collaboratif, innovant et multiculturel, nécessitant un fort esprit d'équipe et une orientation client interne.

Sous la supervision de l'Office Manager, l'Assistant(e) Office Manager aura pour missions :

• Assurer l'accueil et l'accompagnement des visiteurs, nouveaux arrivants et prestataires.
• Organiser les réunions, événements, séminaires et déplacements professionnels.
• Gérer les demandes logistiques liées à la vie du site et assurer leur suivi.
• Participer au suivi administratif des commandes
• Assurer la coordination avec les différents services supports (IT, HSE, RH, Communication, etc.).
• Préparer et diffuser les communications internes liées aux activités du site.
• Contribuer à l'organisation d'animations, d'événements et d'actions favorisant la qualité de vie au travail.
• Assurer le suivi des espaces collaboratifs et veiller à la qualité des services proposés aux occupants.
• Participer à des projets transverses d'amélioration continue et d'optimisation des processus administratifs et logistiques.
• Garantir une continuité de service et une présence opérationnelle permanente au sein du site pour répondre aux besoins des occupants et des managers.

Vous avez récemment été diplômé(e) d'un BTS/Licence dans le domaine de l'office management ? Débutez votre carrière par une expérience stimulante au cœur d'équipes internationales, engagées dans la transition énergétique !

Nous recherchons pour une durée de 12 mois, un.e Assistant Office Manager H/F à partir de Octobre 2026.

Vous êtes à l'aise avec la bureautique et connaissez la suite Office ? Vous utiliserez notamment Excel, Word et Powerpoint.

L'autonomie, la rigueur et l'esprit d'équipe font partie intégrante de vos qualités ?

Posséder une bonne capacité rédactionnelle ainsi qu'une maitrise professionnelle de l'anglais seront indispensables à votre prise de poste. Des bases d'espagnol seraient un plus.

Nous vous proposons un Contrat de Professionnalisation Temps Plein qualifiant de 12 mois (100% en entreprise) incluant un volet de formations (métier, linguistique, outils…). Ces formations sont dispensées en interne par des organismes sélectionnés par TotalEnergies.

Ce contrat vous permettra d'acquérir une année d'expérience professionnelle tout en étant formé aux spécificités de votre métier en lien avec les activités de la Compagnie. Un réel atout pour booster votre employabilité !

Un réel atout pour booster votre employabilité !