Assistant(e) transverse, pôle Gestion & office management F/H

Groupe Talents Handicap; Nanterre; Hybrid; EUR 12,000 - 17,000; Full time

Job summary

OKLIMA, filiale EDF, recherche un(e) assistant(e) transverse(ve) pour assurer l’office management et le support administratif et financier. Vous accompagnerez les départements Forêt et Agriculture dans le suivi des projets, avec une exposition à Monday, SharePoint et la signature électronique.

Ce poste offre une vision globale de l’entreprise, du service support jusqu’aux projets sur le terrain, et probablement un télétravail partiel.

Qualifications

• Préparer un diplôme de niveau Bac+3 à Bac+4 en assistanat, gestion ou administration.
• Organisation et rigueur dans la gestion de plusieurs sujets.
• Bon relationnel et sens du service aux équipes.
• Bonnes qualités rédactionnelles et esprit de synthèse.
• Maîtrise du Pack Office; connaissance de Monday ou outil similaire est un plus.
• Intérêt pour clim(at)e, forêt ou agriculture apprécié.

Responsibilities

• Organiser la logistique des bureaux et gérer les fournitures et badges.
• Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs et assister les réunions.
• Gérer les agendas, plannings et déplacements des équipes.
• Apporter un appui ponctuel sur les sujets RH, formation.
• Collecter et vérifier les pièces des porteurs de projets et alerter sur les pièces manquantes.
• Préparer les contrats et avenants et gérer la signature électronique.
• Préparer les pièces pour les mises en paiement et suivre l'avancement des projets.
• Envoyer annuellement les fiches de suivi et relancer.
• Rassembler les pièces pour les audits des organismes indépendants.
• Tenir à jour l'outil de suivi des projets (Monday) et l'enregistrement des réductions d'émissions vérifiées.

Skills

Organisation et rigueur

Bon relationnel

Gestion multitâche

Maîtrise Pack Office

Rédaction et synthèse

Education

Bac+3 à Bac+4 en assistanat/ gestion/ administration

Tools

Monday

SharePoint

Excel

Job description

Qui sommes-nous ?

OKLIMA est une filiale du groupe EDF. Elle développe et finance des projets de séquestration carbone forestiers et agricoles en France, dans le cadre du Label Bas-Carbone. Notre équipe est à taille humaine en croissance. Les fonctions support et les équipes opérationnelles y travaillent en lien étroit.

Le poste

Vous êtes rattaché(e) au pôle Gestion et vous occupez un poste d'assistant(e) transverse. Au quotidien, vous contribuez au bon fonctionnement de l'entreprise : office management, appui administratif et financier, secrétariat. Sous le contrôle du pôle Gestion/Finance, vous accompagnez aussi les départements Forêt et Agriculture dans le suivi administratif de leurs projets. Ce poste vous donne une vision complète du fonctionnement d'une entreprise, des services support jusqu'aux projets de terrain.

Vos missions

1. Office management et vie de l'entreprise avec notre office Manager

• Organiser la logistique des bureaux : fournitures, badges, casiers, demandes aux services généraux.
• Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs.
• Organiser les réunions (réservation de salles, supports) et les déplacements des équipes.
• Gérer des agendas et des plannings.
• Apporter un appui ponctuel sur les sujets RH, par exemple la recherche de formations.

2. Appui au pôle Gestion/Finance

• Collecter, contrôler et classer les justificatifs d'achats et les factures.
• Suivre le bon déroulement des paiements et mettre à jour les tableaux de suivi.
• Tenir à jour la base de contacts et assurer l'archivage (réseau, SharePoint).
• Préparer les réunions du pôle et en rédiger les comptes rendus.

3. Appui aux départements Forêt et Agriculture, sous le contrôle du pôle Gestion/Finance

• Collecter, vérifier et mettre en forme les pièces transmises par les porteurs de projets, et alerter en cas d'anomalie ou de pièce manquante.
• Préparer les contrats et avenants à partir de nos modèles, et gérer les circuits de signature électronique.
• Préparer les pièces nécessaires aux mises en paiement et informer les porteurs de projets de leur avancement.
• Envoyer chaque année les fiches de suivi et assurer les relances.
• Rassembler les pièces administratives nécessaires aux audits de vérification menés par des organismes indépendants.
• Tenir à jour l'outil de suivi des projets (Monday), notamment l'enregistrement des réductions d'émissions vérifiées.

Ce que vous apprendrez

Vous serez polyvalent(e) et gagnerez en autonomie au fil des deux ans. Vous vous formerez à la gestion administrative et financière d'une entreprise et découvrirez de l'intérieur le Label Bas-Carbone et les marchés volontaires du carbone. Vous prendrez aussi en main nos outils : Monday, SharePoint, signature électronique. Vos missions pourront évoluer selon vos compétences, vos envies et les besoins de l'entreprise.

Votre profil

• Vous préparez un diplôme de niveau Bac+3 à bac +4 en assistanat, gestion ou administration
• Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se), et vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Vous êtes réactif(ve), vous avez un bon relationnel et vous aimez être au service des équipes.
• Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles et l'esprit de synthèse
• Vous maîtrisez le Pack Office, en particulier Excel. Une première pratique de Monday ou d'un outil similaire est un plus
• L'intérêt pour les enjeux climat, la forêt ou l'agriculture est apprécié

Conditions

• Localisation : Paris La Défense, avec possibilité de télétravail ! 2j/semaine
• Conditions : Convention collective SYNTEC
• Démarrage : dès que possible

Dans le groupe EDF, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences, toutes les énergies et toutes les personnalités sans exclusion.