ASSISTANT.E POLYVALENT.E

Naomis; Nantes; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Naomis à Nantes recherche un profil polyvalent en gestion administrative, organisé et méthodique, issu d’une formation en gestion BAC+2/3, avec au moins 2 ans d’expérience dans des postes similaires. Vous apporterez votre aisance avec l’outil informatique et votre capacité à coordonner de multiples interlocuteurs.

Vous serez en charge du recrutement, de l’organisation des formations, du suivi administratif et des déplacements. Le poste implique aussi la gestion des factures et des déplacements.

Qualifications

• Formation en gestion BAC+2/3 et expérience similaire.
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel) et outils informatiques.
• Organisation, méthode et polyvalence pour gérer plusieurs interlocuteurs.

Responsabilités

• Gérer le processus de recrutement et le suivi des candidatures.
• Organiser les formations des collaborateurs et les événements internes.
• Gérer les factures fournisseurs et le suivi administratif.
• Organiser les déplacements et la logistique (réservations trains/hôtels).
• Contribuer à la RSE et au suivi des actions associées.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Communication orale

Communication écrite

Word

Excel

Suite Office

Relationnel

Connaissance marchés publics

Formation

Bac+2/3 en gestion

Outils

Word

Excel

Suite Office

Description du poste

Missions :

Avec un rôle central, vous intervenez sur un large panel de missions pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise:

Processus commercial:

• Intégration des Appels d’Offre détectés dans notre outil interne de gestion, partage du DCE (quotidien)
• Préparation des dossiers de réponse: partie administrative (candidature), CV, aide à la mise en forme le cas échéant (word), validation de la complétude du dossier
• Dépôt des offres et suivi des dossiers

Projets:

• Réception et intégration des commandes dans nos outils internes
• Facturation dont suivi et relances
• Clôture
• Spécifique pour les projets de formation (certification Qualiopi): transmission des questionnaires et supports, suivi
• Organisation des déplacements (réservation trains / hôtels)

Vie de l’entreprise:

• Recrutement: publication des annonces, suivi des candidatures avec les managers, gestion de l’arrivée
• Organisation des formations des collaborateurs (recherche financement, suivi)
• Organisation des événements internes (planification, recherche de lieux d’accueil le cas échéant, réservations)
• Gestion des véhicules (entretiens et réservations)
• Gestion de la location des voitures de service aux collaborateurs (pour usage personnel)
• Intégration des factures fournisseurs et suivi
• RSE: alimenter le suivi des actions (communs / mécénat)

Votre profil:

De préférence issu d’une formation en gestion (BAC+2/3), vous avez une ou plusieurs expérience(s) sur un ou des postes similaires, minimum 2 ans d’expérience.

Vous êtes très à l’aise avec l’outil informatique de manière générale et la suite office (Word, Excel) en particulier.

Très organisé.e et méthodiquevous êtes capable de gérer des tâches multiples avec de nombreux interlocuteurs pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

D’un bon relationnel, vous êtes à l’aise en communication orale (avec les collègues de Naomis et du groupe, par téléphone avec nos interlocuteurs, clients et fournisseurs) et écrite (rédaction de courrier notamment).

Une connaissance des marchés publics est un plus.

Poste ouvert, à compétences égales, à tou·te·s les candidat·e·s. Notre processus de sélection et de recrutement se veut inclusif et promeut la diversité.