Assistant(e) de Direction F/H

NEOMA Business School; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

NEOMA Business School recrute pour renforcer son support administratif sur le campus parisien. Vous assurez le soutien organisationnel auprès de la DGAPI et coordonnez les activités et projets transverses, garantissant la circulation de l’information et le suivi opérationnel des dossiers.

Les missions couvrent la gestion d’agenda, l’organisation de déplacements, la préparation de réunions et le suivi budgétaire lié à l’activité, avec un rôle clé d’interface entre les directions et les équipes

Qualifications

• Diplôme BAC+2 ou équivalent.
• Expérience minimale de 5 ans en Assistante de Direction.
• Anglais courant à l’écrit et à l’oral.

Responsabilités

• Gestion administrative et organisationnelle.
• Gérer l’agenda des directeurs attribués.
• Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, notes de frais).
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (ordre du jour, comptes rendus, actions à suivre).
• Gérer les courriers, emails et appels entrants/sortants.
• Assurer la mise en forme, la relecture et la diffusion des documents officiels.
• Tenir à jour les bases de données, listes de contacts et dossiers administratifs.
• Servir d’interface entre les directions et les équipes internes.
• Faciliter la circulation de l’information et des décisions.
• Préparer des dossiers de synthèse et tableaux de bord.

Connaissances

Anglais courant

Bon relationnel

Rigueur

Formation

BAC+2 ou équivalent

Outils

Pack Office

Description du poste

A propos de nous

NEOMA Business School est une Ecole de premier rang international, dynamique et désireuse de dépasser constamment les frontières de la connaissance et de l’innovation. Nous recrutons régulièrement de nouveaux talents, souhaitant s’investir à nos côtés pour mener à bien notre mission : la formation et l’accompagnement des managers et entrepreneurs de demain.

Rejoignez-nous et devenez acteur dans la réalisation de notre mission de formation, évoluez dans un environnement international, adoptez un esprit de challenger et faites l’expérience d’une culture qui efface les frontières entre les communautés et tire parti de leur diversité. En effet, chez Neoma, les personnalités, les parcours et les métiers sont variés (+ de 170 fonctions), 30 nationalités représentées parmi les 720 collaborateurs, faisant de nos trois campus des environnements de travail résolument divers et multiculturels.

Fidèle à ses valeurs d’ouverture et d’engagement, NEOMA est particulièrement engagé en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap, avec des dispositifs d’accompagnement et d’aménagement adaptés. Toutes les candidatures sont étudiées à compétences égales, sans discrimination.

Votre mission, si vous l’acceptez

Basé(e) sur notre campus Parisien, vous assurez un soutien administratif et organisationnel auprès de la DGAPI, en coordonnant les activités et projets transverses. Vous jouez un rôle d’interface privilégiée, garantissant la bonne circulation de l’information et le suivi opérationnel des dossiers.

Fonctions principales:

Gestion administrative et organisationnelle

• Gérer l’agenda des directeurs attribués.

• Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, notes de frais).

• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (ordre du jour, comptes rendus, actions à suivre).

• Gérer les courriers, emails et appels entrants/sortants.

• Assurer la mise en forme, la relecture et la diffusion des documents officiels.

• Tenir à jour les bases de données, listes de contacts et dossiers administratifs.

• Servir d’interface entre les directions et les équipes internes

• Faciliter la circulation de l’information et des décisions.

Soutien à la décision et suivi de projets

• Préparer des dossiers de synthèse, tableaux de bord, notes et présentations.

• Assurer le suivi des décisions prises en réunion ou en comité.

• Gérer des dossiers spécifiques

• Planifier le calendrier des projets.

• Collecter, vérifier et consolider les informations nécessaires aux arbitrages.

Gestion budgétaire et bilans

• Participer au suivi budgétaire (bons de commande, factures, suivi des dépenses).

• Appuyer la direction dans la préparation de bilans d’activité.

Communication et représentation

• Rédiger des notes internes et des communiqués.

• Contribuer à la préparation de supports de communication (présentations, discours, publications).

• Accueillir les visiteurs.

• Participer à l’organisation d’événements internes ou externes (séminaires, conférences, déplacements institutionnels).

Déplacement ponctuel sur Paris et Reims

Le profil idéal

Vous avez:

• Un diplôme BAC+2 ou équivalent

• Une expérience de 5 ans minimum en Assistanat de Direction

• Un anglais courant à l’écrit et à l’oral

• Parfaite maitrise du français

• Une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office)

Vous êtes:

• Doté(e) d’un excellent relationnel

• Doté(e) d’un grand sens du service, rigueur et réactivité

NEOMA Business School s’engage d’étudier, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.

Salaire :

Expérience : Confirmé (3-5 ans)